Keuangan dalam perusahaan harus diolah dengan baik, karena keuangan merupakan fungsi yang vital dalam perusahaan. Maka dari itu, dalam pengelolaannya diperlukan pegawai yang jujur dan berkompeten.
Apabila pengelolaan keuangan perusahaan tidak ditangani dengan baik, dapat menyebabkan kerugian yang parah. Sehingga dapat menyebabkan perusahaan meminjam uang jangka pendek kepada bank dengan tingkat bunga yang tinggi.
1. Manajemen Administrasi atau Akuntansi
Tujuan dibentuknya Administrasi ini agar memperoleh informasi yang dibutuhkan bagi pengambil keputusan. Manajemen Akuntansi ini merupakan sebuah proses mencatat, menggolongkan, meringkas, melaporkan, dan menganalisis data keuangan dari sebuah instansi atau organisasi.
Setiap kali pengeluaran harus segara dicatat secararutin dan digolongkan, setelah itu kitabisa melaporkan dan menganalisis. Pada perusahaan yang besar, biasanya akuntan bertanggung jawab atas seluruh tugas-tugas tersebut serta ikut membantu pengambilan keputusan dalam bidang keuangan.
Beberapa proses yang dilakukan akuntan, antara lain :
a. Menghitung rugi atau laba.
b. Pengamatan harta.
c. Menyusun rencana keuangan.
d. Menyusun efisiensi.
e. Pengendalian biaya.
2. Laporan Keuangan (Neraca)
Neraca merupakan daftar yang menjelaskan posisi keuangan dari suatu perusahaan pada suatu periode tertentu. Di dalam neraca terdapat banyak unsur, contohnya :
a. Aktiva1) Aktiva Lancar
2) Investasi jangka panjang
3) Aktiva tetap
4) Aktiva tidak berwujud
b. Kewajiban keuangan
1) Utang jagka panjang
2) Utanglancar
c. Modal
Simak juga: Pelaporan Keuangan dalam Akuntansi
3. Tahapan Akuntansi
a. Pengumpulan Data
Data-data yang dikumpulkan dapat berbentuk data yang bersifatharian, mingguan, ataupun bulanan yang diperoleh dari suatu perusahaan.
b. Pencatatan Data
Dalam pencatatan datayang telah terkumpul, harus dialakukan secara sistematis, berurutan, dan terperinci.
c. Pengelompokan Data
Setelah dilakukan pencatatan, data harus dikelompokan sesuai golongan rekening atau penggolongan lain menurut kebutuhan.
d. Pelaporan
Pada tahap ini, memberikan laporan dilakukan secara periodik supaya terdapat kesinambungan yang menyebabkan manajemen dapat membandingkan laporan-laporan yang didapat untuk mengetahui kemajuan dan kemunduran perusahaan.
e. Penafsiran
Dari data-data yang telah didapat maka perlu dilakukan penafsiran, setelah itu hasil penafsiran data dibandingkan dengan kondisi perusahaan sebelumnya atau kondisi perusahaan yang lain.
Pada materi ini kita akan membahas mengenai pengelolaan keuangan yang tidak luas, akan tetapi lebih memusatkan terhadap administrasi keuangan yang diolah oleh sekretaris, yaitu pengelolaan kas kecil (Petty cash).
Agar semua pekerjaan yang berhubungan dengan keuangan dapat diawasi dengan baik, maka semua penerimaan dan pengeluaran uang dalam perusahaan langsung dicatat dan disetorkan ke bank dan cek.
Akan tetapi dalam prakteknya tidak semua pengeluaran uang dapat dilakukan menggunakan cek. Seperti halnya pengeluaran dana dalam jumlah yang kecil yang tidak memungkinkan penggunaan cek berlaku.
Untuk menangani hal tersebut maka sebuah perusahaan menyediakan sejumlah dana tertentu untuk melakukan pengeluaran yang berskala kecil dan rutin, yaitu dana kas kecil yang dikelola oleh pemegang kas kecil
Kas kecil merupakan kas yang digunakan untuk melaksanakan pembayaran atas pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil atau rutin dalam suatu perusahaan.
Tugas Sekretaris dalam mengelola kas kecil
- Mengatur dan mengelola kas kecil sebaik mungkin dalam penggunaannya serta membuat catatan keuangan atas segala pengeluaran yang dilakukan sebagai nukti yang akan dipertanggung jawabkan kepada bagian keuangan perusahaan.
- Menyimpan uang dengan aman.
- Dalam melakukan transaksi harus mengumpulkan bukti-bukti dari transaksi tersebut, agar dapat dipertanggung jawabkan secara sah di mata hukum. Bukti tersebut sangat penting bagi sekretaris, setelah semua bukti terkumpul maka harus dibuatkan laporan petty cash dan dibukukan di kas perusahaan. Dalam pencatatan bukti pengeluaran harus memberikan nomor urut agar terhindar dari kesalahan penghitungan.