Kejuruan: ap

Tampilkan postingan dengan label ap. Tampilkan semua postingan

Meeting Planning (Mempersiapkan rapat)

Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai aktivitas yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Salah satunya adalah menyelenggarakan rapat rutin.

Apa itu Rapat ?

Rapat adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara berkumpul atau berkelompok disuatu organisasi, perusahaan, dan instansi pemerintah yangbersifat formal atau non formal. Untuk mendapatkan keputusan yang saling menguntungkan berdasarkan persetujuan bersama.

Mempersiapkan rapat juga termasuk salah satu tugas seorang sekretaris, maka sekretaris harus menyiapkan segala kebutuhan yang diperlukan dalam penyelenggaraan rapat, agar rapat dapat berjalan dengan lancar dan terorganisir dengan baik.

Persiapan yang diperlukan meliputi

1. Persiapan yang bersifat administrative

a. Undangan

Surat resmi yang dibuat bertujuan menginformasikan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara.Undangan resmi terdapat stempel dan tandatangan dari organisasi itu sendiri.

b. Materi

Materi dalam hal ini berisi tentang hal-hal yang akan dibahas dalam rapat. Bias berbentung lembaran, file dan benda. Materi rapat haru dibawa unruk memperlancar kegiatan rapat tersebut. Tanpa adanya materi maka rapat akan tersendat karena tidak tau hal apa yang akan dibahas.

c. Daftar hadir

Daftar yang memuat kehadiran seseorang dalam suatu acara.Dalam daftar hadir kita bisa mengetahui siapa yang hadir dan siapa yang tidak hadir dalam acara tersebut.

Contoh :

KOP PERUSAHAAN

---------------------------------------------------------------------------------------------------

DAFTAR HADIR

Rapat......................................

No.	Nama	Jabatan	Tanda tangan
1.	Naendra,MBA	Direktur Utama	1.
2.	Rumina	Kepala HRD	2.
3.	Ridwan	Kepala Produksi	3.
4.	Eko Suryono	Kepala Keuangan	4.
5.	Runi Sari	Notulis	5.

Tempat, tanggal/bulan/tahun rapat

Mengetahui,

Nama

Jabatan (Pimpinan Rapat)

2. Persiapan yang bersifat non administrative

a. Akomodasi

Akomodasi sangat penting dalam penyelenggaraan rapat, biasanaya kita menyediakan akomodasi untuk tamu atau peserta rapat yang penting dan berasal dari luar daerah. Tujuannya untuk memperlancar kegiatan rapat. Akomodasi yang akan disediakan anatara lain :

1. Hotel (Tempat penginapan)

Fasilitas ini disiapkan untuk tempat beristirahat bagi peserta rapat yang berasal dari luar daerah, jadi peserta rapat dapt mengikuti rapat dengan kondisi yang sehat.

2. Transportasi

Transportasi juga merupakan akomodasi, dengan menyediakan transportasi bagi peserta rapat, mereka tidak akan kebingungan untuk berangkat menuju tempat rapat.

b. Ruangan

Ruangan rapat besar pengaruhnya terhadap konsentrasi peserta rapat saat rapat berlangsung, maka dari itu kita harus menyiapkan ruangan yang bagus dengan menata layout rapat, dekorasi ruangan rapat, tata cahaya dan barang barang yang diperlukan dalam rapat.

Simak juga: Format Penulisan Daftar Urut Kepangkatan

c. Makanan dan minuman

Makanan dan minuman merupakan fasilitas bagi peserta rapat, terkadanga rapat berjalan sangat lama maka untuk menjaga stamina peserta rapat disediakan adanya konsumsi rapat. Contohnya : snack, nasi, coffe, dll.

d. Dokumentasi

Dokumentasi diperlukan dalam rapat karena untuk mengabadikan proses berjalannya rapat. Dan sebagai bukti jika sudah menjalankan rapat.

Dalam rapat tentu saja harus ada peserta rapat untuk memperlancar suatu kegiatan rapat, dengan adanya peserta rapat maka rapat akan terorganisir dengan baik. Peserta rapat dapat menyampaikan pendapat-pendapat mereka dengan alasan yang berbeda. Maka dengan kondisi seperti ini kita bisa mempertimbangkan hasil kesepakatan rapat.

Peserta rapat terdiri dari :

1. Pimpinan Rapat

Pimpinan rapat dalam suatu perusahaan biasanya dipimpin oleh direktur utama, manager, atau EO dll. Pimpinan rapat bertugas untuk memimin jalannya rapat seperti moderator dalam rapat.

2. Notulis

Notulis dalam rapat biasanaya ditangani oleh sekretaris. Tugasnya adalah mencatat seluruh hasil rapat. Dalam hal ini biasanaya Notulis mencatat ringkas alur rapat dengan menggunakan tulisan steno yang membantu sekretaris dapat menulis dengan cepat. Akan tetapi diera globalisasi ini banyak notulis yang menggunakan IT untuk mempermudah dalam pencatatan hasil rapat, seperti menggunakan Alat perekam suara (Handphone, ..... dll)

3. Anggota rapat

Anggota rapat dalam suatu rapat berperan mengemukakan pendapat dan melaporkan segala informasi yang dibutuhkan saat rapat. Contohnya : Staff keuangan, Kepala HRD, Kepala kantor cabang dll.

4. Panitia Rapat

Berkaitan dengan Notulis maka ketika rapat sudah berakhir, notulis harus menyampaikan hasil rapat yang telah ditulis atau yag lebih kita tau dengan sebutan Notulen.

Notulen adalah isi ringkas dari jalannya rapat.

Contoh Notulen :

KOP PERUSAHAAN

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

NOTULEN

Rapat ........................

I. Hari/ Tanggal :

Tempat :

Pimpinan Rapat :

Notulis :

Jumlah Peserta :

Hadir :

Tidak Hadir :

II. Susunan Acara

a. Pembukaan

b. Sambutan

c. Penyamaian masalah rapat

d. Tanggapan dan saran

e. Kesimpulan/Keputusan rapat

f. Penutup

III. Risalah rapat

(Berisi tentang alur percakapan disuatu rapat, dalam satu acara memungkinkan terdapat banyak percakaan, misalnya di bagian “tanggapan dan saran “ memungkinkan terjadi banyak percakapan )

a. Pembukaan

- Bapak Naendra, MBA (Direktur utama) membuka rapat pada pukul 10.00 WIB.

b. Sambutan

- Bapak Naendra, MBA (Direktur utama) Memberikan sambutan mengenai topik rapat hari ini.

c. Penyamaian masalah rapat

- Ibu Rumina (Kepala HRD) Menyampaikan masalah kepegawaian yaitu, menurunnya tingkat produktivitas pegawai.

- Dll

d. Tanggapan dan saran

- Bapak Ridwan (Kepala Produksi) menanggapai bahwa menurunnya semangan para pegawai menyebabkan tingkat produksi perusahaan menurun dari tahun sebelumnya.

- Bapak Eko Suryono ( Kepala Keuangan ) mengatakan bahwa faktor utama penyebab menurunnya semangat pegawai adalah jumlah gaji yang diberikan masih sangat rendah, sehingga banyak pegawai yang tidak bersemangat untuk bekerja.

- Ibu Rumina (Kepala HRD) menyarankan agar perlunya menaikan gaji karyawan sehingga bisa megembalikan kondisi perusahaan seperti semula.

- Dll

e. Kesimpulan

- Bapak Naendra, MBA (Direktur Utama) menyimpulkan hasil rapat hari ini yaitu, gaji karyawan akan dinaikan 20% dari gaji sebelumnya.

f. Penutup

- Bapak Naendra, MBA (Direktur Utama) menutu rapat ada hari ini tepat pukul 11.00 WIB.

Suarakarta, 13 Oktober 2016

Mengetahui,

Piminan Notulis

Naendra, MBA Runi Sari

31 Macam atau Jenis Surat Dinas

Transaksi dan interaksi antar dan intern lembaga terus mengalami perkembangan. Hal ini pun juga turut mempengaruhi pola perkembangan macam – macam surat dinas yang ada. Saat ini, ada begitu banyak jenis surat dinas yang digunakan dalam berbagai kebutuhan komunikasi dalam lembaga.

Bisa jadi, jenis surat dinas ini pun nantinya akan terus berkembang karena masih belum mampu memenuhi atau mewakili kebutuhan yang disebabkan oleh pola interaksi yang juga berkembang. Sampai saat ini, terdapat 31 macam atau jenis surat dinas yang dikenal.

Berikut ini adalah 31 macam surat dinas yang dapat digunakan untuk interaksi mau pun transaksi baik antar maupun intern lembaga.

Surat undangan
Surat janji temu
Surat balasan janji temu
Surat tempahan atau surat pesanan jasa
Surat ucapan terima kasih
Surat ucapan selamat
Surat ucapan duka cita
Surat permohonan bantuan
Surat pemberitahuan bantuan
Surat permohonan izin
Surat pemberian izin
Surat tugas
Surat perintah kerja
Surat perjalanan dinas
Surat nota dinas
Surat memo atau memorandum
Surat berita acara
Surat pengumuman
Surat edaran
Surat pemberitahuan
Surat laporan
Surat pengantar
Faktur
Surat keterangan
Surat referensi
Surat rekomendasi
Surat peringatan
Surat panggilan
Surat kuasa
Surat penagihan
Surat penuntutan

Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan dari masing – masing jenis surat dinas yang disebutkan di atas :

1. Surat undangan

Surat undangan digunakan untuk menyampaikan suatu undangan atau pernyataan yang isinya mengharapkan kehadiran dari seseorang atau sekelompok orang pada acara tertentu, seperti seminar, pelantikan, peluncuran produk baru, rapat, diskusi dan lainnya, yang menggunakan media tertulis (surat) sebagai bentuk penghormatan.

2. Surat janji temu

Surat janji temu dibuat untuk kelompok masyarakat atau perorangan untuk dapat bertemu dengan tokoh masyarakat, tokoh politik, pejabat tinggi negara atau seorang pimimpin. Surat ini juga bisa digunakan dalam rangka memenuhi agenda sebuah lembaga atau perusahaan ketika hendak mengadakan pertemuan dengan rekanan lain agar bisa mempresentasikan atau memaparkan tujuan – tujuan perusahaan dengan lebih meyakinkan.

3. Surat balasan janji temu

Surat balasan janji temu digunakan untuk membalas setiap surat permohonan janji temu yang isinya mengenai kepastian akan kesanggupan atau ketidaksanggupan untuk memenuhi janji temu tersebut.

4. Surat tempahan atau surat pesanan jasa

Tempahan artinya pesanan. Hanya saja, surat tempahan ini dikhususkan untuk surat pemesanan jasa. Sedangkan pada surat pemesanan barang, biasanya disebut sebagai surat order atau surat pesanan.

5. Surat ucapan terima kasih

Surat ucapan terima kasih diberikan pada rekanan atau pihak yang dianggap telah turut membantuk kesuksesan suatu acara pada lembaga atau perusahaan.

6. Surat ucapan selamat

Surat ucapan selamat disampaikan pada rekanan yang telah berhasil mengembangkan bisnisnya.

7. Surat ucapan duka cita

Surat ucapan duka cita adalah surat yang penting sebagai salah satu penghormatan terhadap orang yang meninggal, serta wujud simpati bagi keluarga yang ditinggalkan.

8. Surat permohonan bantuan

Surat permohonan bantuan berisi tentang permintaan atau permohonan bantuan kepada pihak tertentu, berkenaan dengan hal – hal yang juga bersifat kedinasan dan menyangkut jasa atau barang tertentu. Misalnya seperti surat permohonan bantuan pengiriman barang, atau surat permohonan bantuan untuk menjadi pembicara.

9. Surat pemberian bantuan

Surat pemberian bantuan berisi pernyataan atas kesediaan suatu pihak untuk memberikan kontribusi atau sumbangan bantuan tertentu yang bersifat kedinasan.

10. Surat permohonan izin

Surat permohonan izin berisi permohonan atau permintaan izin pada atasan atau pihak yang memiliki otoritas yang lebih tinggi untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu, yang berkaitan dengan kedinasan.

11. Surat pemberian izin

Surat pemberian izin berguna untuk menyatakan pemberian izin pada seseorang untuk melakukan kegiatan atau tindakan.

12. Surat tugas

Surat tugas dibuat untuk memberikan tugas pada seseorang untuk melakukan suatu hal tertentu.

13. Surat perintah kerja

Surat perintah kerja adalah surat dinas yang isinya perintah dari seorang atasan atau pimpinan terhadap bawahannya terkait suatu petunjuk kerja yang harus dilakukan penerima perintah kerja tersebut.

14. Surat perjalanan dinas

Surat perjalanan dinas digunakan sebagai kelengkapan keterangan terhadap seseorang dalam melaksanakan perjananan tugas dinas tertentu.

15. Surat nota dinas

Surat nota dinas digunakan secara vertikal dari atasan untuk bawahan yang isinya tentang perintah dan dapat berfungsi secara horizontal dengan tujuan memberi informasi.

16. Surat memo atau memorandum

Memo termasuk nota dinas dari seorang pejabat untuk rekan kerjanya atau dari satu bagian ke bagian lain yang fungsinya untuk mengingatkan atau memberikan penegasan tentang suatu hal yang bersifat kedinasan.

17. Surat berita acara

Surat berita acara berisi catatan resmi terkait perjalanan atau suatu kegiatan yang berlangsung.

18. Surat pengumuman

Surat pengumuman ditujukan untuk banyak orang dan isinya untuk mengumumkan hal – hal tertentu pada masyarakat, baik yang bersifat internal institusi atau eksternal institusi, dimana surat pengumuman disebarkan melalui media massa sehingga jumlah penerima informasinya tidak bisa diukur.

19. Surat edaran

Surat edaran ditujukan pada banyak orang yang isinya untuk menyampaikan hal – hal tertentu pada masyarakat, terkait internal institusi maupun eksternal institusi, dimana surat edaran ini disebarkan dengan cara mengirimkan surat untuk dibaca secara bergiliran atau berpindah tangan, sehingga penerimanya juga cukup mudah diketahui.

20. Surat pemberitahuan

Surat pemberitahuan berguna untuk memberitahukan suatu hal pada pihak eksternal atau internal institusi atau sebuah organisasi. Pemberitahuan ini misalnya berupa pindah alamat kantor, perubahan harga, pembukaan kantor cabang baru dan keperluan lain yang sifatnya mengabarkan.

21. Surat laporan

Surat laporan berisi tentang hal pertanggungjawaban atau pelaporan seseorang atau suatu phak terkati pekerjaan atau tugas tertentu yang diberikan atasan atau pimpinan.

22. Surat pengantar

Surat pengantar merupakan surat bukti dinas yang digunakan untuk mengantarkan seseuatu, baik barang / jasa / orang kepada lembaga lain.

23. Faktur

Faktur atau yang juga disebut sebagai invoice adalah salah satu varian surat yang digunakan sebagai bukti dalam transaksi bisnis atau dinas.

24. Surat keterangan

Surat keterangan berguna untuk menerangkan keadaan seseorang atas suatu hal tertentu. Surat keterangan bisa berupa surat keterangan berkelakuan baik, surat kematian, surat pindah tempat, surat tanda lapor diri dan lain sebagainya.

25. Surat referensi

Surat referensi dibuat oleh pihak ketiga terkait keterangan mengenai pihak kesatu (seseorang atau suatu lembaga) yang isinya tentang penilaian kompeten tidaknya seseorang atau suatu lembaga dalam kepentingan tertentu. Surat referensi ini ummnya bersifat rahasia.

26. Surat rekomendasi

Surat rekomendasi adalah surat dinas yang menerangkan seseorang atau lembaga tertentu yang dibuat oleh seorang pimpinan dengan tujuan agar orang atau lembaga yang direkomendasikan memperoleh penilaian yang positif dari orang atau pihak tertentu.

27. Surat peringatan

Surat peringatan adalah surat teguran atau peringatan oleh pihak tertentu pada pihak lain dikarenakan adanyasuatu pelanggaran, terkait hal yang telah disepakati.

28. Surat panggilan

Surat panggilan berisi panggilan atau permintaan hadir pada orang atau pihak lain agar dapat melakukan urusan tertentu.

29. Surat kuasa

Surat kuasa berisi tentang pelimpahan wewenang dari seseorang atau pejabat lain agar pihak yang diberi wewenang dapat bertindak untuk mewakili pihak yang memberikan wewenang atau kuasa. Surat kuasa bisa digunakan untuk intern ataupun extern organisasi.

30. Surat penagihan

Surat penagihan adalah surat yang isiny terkait permintaan atau peringatan dari kreditor pada debitor agar segera membayar sejumlah hutang, dikarenakan debitor tidak membayar tanggungannya sesuai tanggal jatuh tempo pembayaran.

31. Surat penuntutan

Surat penuntutan juga disebut sebagai surat klaim yang dibuat karena adanya ketidakpuasan pihak – pihak yang terlibat dalam transaksi jual beli.

Surat Panggilan dalam Kegiatan Memproses Perjalanan Bisnis

IKATAN SEKRETARIS INDONESIA

Jalan. Matraman no. 99

Bandung

No : 101/ISI/I/2015 Bandung, 25 Januari 2015

Perihal : Undangan Pelatihan Assessor

Lampiran : Formulir Pendaftaran

Kepada Yth.

Kepala Sekolah

SMK Negeri 12 Klaten

Dengan hormat,

Menindak lanjuti MOU No. 77/ISI-BDG/XII/14 tanggal 15 Desember 2015 perihal Surat Perjanjian Kerja Sama yang sudah disepakati antara Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat dan Ikatan Sekretaris Indonesia Cabang Bandung, selanjutnya memperhatikan Surat Dinas Pendidikan No. 424/671-Dikmen tanggal 25 April, Perihal Pelaksanaan Pelatihan Guru SMK, dengan ini kami mengundang Ibu/ Bapak guru untuk mengikuti Pelatihan Assessor yang akan diselenggarakan Pada :

Hari : Senin – Kamis

Tanggal : 9 s/d 12 Februari 2015

Wisma Bina Marta

Jl. LL. Martadinata No. 111 Bandung

Biaya Pelatihan : Rp. 1.700.000/ orang

Biaya tersebut sudah termasuk :

- Akomodasi

- Makan 3x/ hari dan snack 2x/ hari

- Snack 2x/hari

- Ruang pelatihan dengan AC, LCD Proyektor

- Training kit

- Sertifikat

Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Dalam sebuah perjalanan dinas atau perjalanan bisnis, diperlukan surat perintah untuk menunjuk orang yang ditugaskan. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) merupakan legalitas bagi seorang pegawai untuk melaksanakan tugas perjalanan dinas, dalam rangka pemenuhan tugas tertentu.

Untuk itu, di dalam SPPD disertakan nama, tempat tujuan tugas, keperluan tugas, dan waktu tugas secara jelas. SPPD juga dilengkapi dengan blanko yang perlu diisi untuk menandakan bahwa pegawai yang bersangkutan telah melaksanakan tugasnya.

Simak juga: Surat Pengantar untuk Perjalanan Bisnis

Berikut ini adalah contoh SPPD:

contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas

Pengurusan Surat Masuk dengan Sistem Agenda

Pengertian Surat Masuk

Yang dimaksud dengan surat masuk adalah suatu sarana komunikasi yang dapat dipergunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain (Djoko Purwanto, 2002:139). atau Alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita (Sedarmayanti (2001 : 162) Atau kesimpulannya, Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain mau pun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).

Prosedur Pengelolan surat masuk

Surat yang masuk perlu dikelola dengan baik agar lebih mudah dalam administrasi. Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya runtut langkah- langkah, seperti :

1. Penerimaan

Petugas menerima surat yang diterima dari kantor atau instansi lain, dan menandatangani surat pengantarnya. Setelah diterima, kemudian pada sampul surat dibubuhi cap dan tanggal penerimaan surat.

2. Penyortiran

Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut. Kegiatan ini dilakukan dengan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/ instansi lain ke dalam kelompok atau golongan yang telah ditentukan. Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan golongan surat biasa, rutin dan rahasia.

3. Pembukaan Surat

Pembukaan surat yaitu kegiatan membuka dan mengeluarkan surat dari sampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Dalam pembukaan surat perlu diperhatikan apakah surat-surat yang diterima betul untuk instansi yang bersangkutan serta apakah surat-surat tersebut boleh dibuka. Setelah membuka surat, kemudian memeriksa alamat surat, nama pengirim, tanggal surat, isi surat dan lampiran bila ada.

4. Pencatatan

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu.

5. Pengarahan

Surat yang telah selesai diagendakan perlu untuk diproses lebih lanjut. Dalam proses ini petugas mengarahkan dan meneruskan surat tersebut kepada pejabat berwenang.

Pengarahan surat hendaknya ditulis dalam lembar disposisi. Disposisi adalah catatan, saran, atau tanggapan setelah surat tersebut dibaca oleh pimpinan. Disposisi terdapat dua macam yaitu disposisi langsung dan disposisi tidak langsung.

6. Pencatatan di Buku Ekspedisi Intern

Buku ekspedisi intern merupakan bukti dalam penyampaian surat antar unit dalam suatu kantor. Dalam buku ini, pejabat harus memberi paraf pada kolom yang telah disediakan.

7. Pendistribusian Surat

Setelah ada disposisi surat dari pimpinan atau atasan untuk mengedarkan surat, maka surat tersebut harus segera diberikan kepada orang yang ditunjuk. Surat yang hendak diberikan di-copy terlebih dahulu dan dicatat di buku ekspedisi intern.

Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, surat tersebut harus diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Ketika surat tersebut telah diberikan kepada orang yang ditunjuk, pihak yang menerima surat harus menandatangani tanda terima surat di buku ekspedisi intern.

8. Pemrosesan Surat

Setelah ada disposisi surat dari pimpinan atau atasan untuk membalas surat, maka surat tersebut harus segera dibalas kepada orang atau perusahaan yang dimaksud.

9. Penyimpanan Surat

Setelah surat selesai diproses, surat yang asli dikembalikan oleh staf administrasi kantor atau sekretaris ke unit tata usaha atau sekretariat untuk kemudian disimpan atau diarsipkan.

Penyimpanan atau pengarsipan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, antara lain sistem subyek, sistem abjad, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.