kejuruan.porosilmu.com - ‘Dokumen’ menurut bahasa Inggris dan bahasa Belanda berasal dari kata document. Bila diartikan dalam bahasa Indonesia, sesuai kamus umum bahasa Indonesia, dokumen merupakan sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.
Dokumen mencakup surat – surat atau benda – benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.
Jumlah dokumen yang begitu banyak tentu memerlukan pengaturan yang tepat pada penyimpanannya agar lebih mudah untuk menemukannya kembali di kemudian hari. Penyimpanan dokumen yang tidak tertata dengan baik dapat menyulitkan ketika kita ingin menemukan kembali dokumen tersebut jika sewaktu – waktu membutuhkannya.
Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian dokumen, dibawah ini dikemukakan pengertian dokumen dari beberapa sumber :
1. Menurut ‘Kamus Kepegawaian’ dokumen adalah
- Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.
- Segala benda yang mempunyai keterangan – keterangan yang dipilih untuk dikumpulkan, disediakan, disusun, atau untuk disebarkan.
2. Menurut ‘Kamus Bahasa Inggris Webster’, dokumen adalah
- Dokumen adalah sesuatu yang dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.
- Dokumen melengkapi keabsahan dari keterangan seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.
3. Menurut ‘Ensiklopedi Umum’
Dokumen berarti surat, piagam, akte, surat resmi dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan.
4. Menurut ‘Ensiklopedi Administrasi’
Dokumen merupakan warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat guna mendukung suatu keterangan.
Dari definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa dokumen lebih luas cakupannya dari pada surat, sedangkan surat hanya sebagian kecil dari dokumen. Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumen yang ada memang berupa surat.
Selain dokumen, dalam administrasi perkantoran juga dikenal istilah dokumentasi. Dokumentasi yang dimaksud ini adalah suatu kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti, mengolah dan memelihara serta menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.
Dari pengertian dokumentasi tersebut, ada dua unsur dokumentasi yang utama. Unsur utama dokumentasi yakni (1) kumpulan dokumen-dokumen yang dapat memberikan keterangan atau bukti serta (2) aktifitas yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta penyebarluasan kepada pemakai informasi.
Ruang lingkup dokumen
Dokumen memiliki beberapa cakupan atau ruang lingkup meliputi : dokumen literer, dokumen korporil dan dokumen provat.
a. Dokumen literer
Dokumentasi literer meliputi pada bidang perpustakaan. Dokumentasi literer merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu sehingga memudahkan pengunjung dalam mencari bahan yang diperlukan.
b. Dokumen korporil
Dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi korporil merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan – tulisan kuno, fosil – fosil, arca dan benda – benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.
c. Dokumen privat
Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi privat merupakan kegiatan mengumpulkan warkat – warkat / arsip atau surat – menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar lebih mudah ditemukan bila diperlukan.