A. Pengertian Kas dan Kas Kecil
Dalam suatu perusahaan terdapat siklus keuangan baik penerimaan dan pengeluaran uang untuk kepentingan perusahaan.
Agar dapat dipantau dengan baik, seluruh penerimaan dan pengeluaran uang di perusahaan sebaiknya menggunakan cek. Tapi ada kalanya suatu perusahaan melakukan pengeluaran dengan skala kecil dan tidak efektif dan efisien jika menggunakan cek.
Contohnya ongkos pembayaran taxi, pembelian makanan di warung, dll. Maka dari itu dibutuhkan suatu dana yang berbentuk tunai yang nantinya digunakan untuk mengatasi hal-hal tersebut yaitu dengan Kas Kecil (Petty cash).
Apa itu Kas?
Kas adalah alat pembayaran yang siap dan aktif dipergunakan untuk pembiayaan kegiatan atau pengeluaran umum perusahaan. Kas berupa uang tunai atau simpanan di bank.
Kelompok kas meliputi :
a. Uangkertas atau logam
b. Cek dan blyet giro
c. Simpanan di bank dalam bentuk giro
d. Traveler’s cheque.
e. Money Order
f. Chasier’s order
g. Bank draft
Ciri-ciri kas adalah kas tersebut dapat dipergunakan segera sebesar nilai nominal yang diperlukan. Maka apabila tidak dapatdigunakan sebagai pembayaran langsung dan tidak sesuai dengan nominalnya, disebut bukan kas.
Kelompok bukan kas :
a. Cek mundur
b. Wesel atau promes
c. Deposito berjangka
d. Surat berharga
e. Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu yangberbentuk dana.
Kas kecil adalah kas yang digunakan untuk melakukan pembayaran atas pengeluaran yang dilakukan bersifat rutin dan berskala kecil dalam suatu perusahaan serta meliputi jumlah yang kecil.
Kas Besar merupakan kas yang digunakan untuk melakukan semua penerimaan kas dan pengeluaran kas dalam jumlah yang relatif besar.
Pemegang kas kecil bertanggung jawab penuh teradap pengelolaan kas kecil.
Tugas sekretaris atau staff administrasi sebagai pemegang kas kecil antara lain:
a. Menerima cek dan bukti kas keluar 3 lembar dari bendahara perusahaan.
b. Mencairkan cek ke bank.
c. Mneyimpan uang tunai dari bank.
d. Menyimpan bukti pengeluaran kas dan diarsipkan menurut tanggal.
e. Mencatat setiap pengeluaran atau transaksi dari kas kecil ke dalam buku kas kecil.
B. Prosedur pelaksanaan kas kecil
- Setiap penggunaan kas kecil akan mengurai jumlah uang dan menambah jumlah bukti pengeluaran kas dalam peti uang.
- Apabila dana kas kecil menipis, maka bisa dilakukan permintaan kas kecil.
- Bukti-bukti pengeluaran kas kecil berfungsi untuk mengajukan permintaan pengeluaran dana kas kecil.
- Pada setiap pengambilan dana kas kecil maka pihak kasir atau bendahara akan membubuhkan stempel “telah dibayar” pada bukti pengabilan kas.
- Setelah itu kasir akan memberikan cek yang isinya sebesar total pengeluaran kas kecil.
Dalam meneglola kas kecil pemegang kas kecil harus menyiapkan beberapa kelengkapan dokumen untuk mengelola kas kecil. Antara lain meliputi :
- Bukti kas keluar atau Bukti pemasukan kas kecil
- Cek
- Permintaan pengeluaran kas kecil
- Bukti Pengeluaran kas kecil
- Permintaan pengisian kembali kas kecil
- Buku kas kecil
Simak juga: Pengelolaan Keuangan (Pengertian, tahapan dan tugas)
C. Sistem Pengelolaan dana kas kecil
Dalam pengelolaan dana kas kecil terdapat 2 metode pencatatan yang dilakukan oleh pemegang kas kecil, yaitu :
1. Sistem dana tetap (Imprest Fund System)
Merupakan sistem yang menetapkan nilai dana kas kecil.Saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar tidak berubah sesuai dengan pengeluaran yang dilakukan.
Pengeluaran dana kas keciltidak dijunal akan tetapi semua bukti pengeluaran dana kas kecil direkap untuk dasar pengisihan dana kas kecil kembali. Dengan demikian, jurnal pengeluaran kas perusahaan tetap dapat direkonsiliasikan dengan rekening koran bank.
Dalam metode imprest pemegang kas kecil tidak melakukan pembukuan, tetapi agar dapat mengetahui saldo daam kas kecil, pengelola janya membuat catatan yang bersifat intern.
2. Sistem dana tidak tetap (Fluctuation Fund System)
Dalam metode ini saldo rekening pada dana kas kecil dalam buku besar berubah-ubah sesuai dengan pengisihan dan pengeluaran dana kas kecil.
Pada metode ini semua pengeluaran dijurnal dan pengisihan kembali dana kas kecil tidak harus sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan.
Dengan sistem ini penganggaran dana kas kecil tidak membuat pengendalian intern seperti sistem imprest, baik terhadap kas perusahaan karena catatan akuntans kas perusahaan tidak bisa direkonsiliasikan dengan rekening koran bank.
Dalam pemeriksaan dana kas kecil terkadang terjadi kesalahan ada catatan buku kas kecil dengan penghitungan uang secara fisik, yang disebabkan karena:
- Kesalahan pencatatan.
- Adanya pembayaran yang dibulatkan ke bawah atau ke atas.
- Adanya uang palsu.
- Kehilangan akibat kesalahaan pada saat melakukan transaksi.
- Sebab-sebab lain yang tidak diketahui.
Terdapat beberapa istiah di dalam penghitungan kas kecil, yaitu ;
Cash Overage, merupakan penghitungan secara fisik dana kas kecil yang lebih besar daripada yang dicatat pada buku kas kecil.
Cash Shortage, adalah penghitungan secara fisik dana kas kecil lebih sedikit dibandingkan oleh pencatatan pada buku kas kecil.
D. Mendokumenitasikan Bukt-bukti kas kecil
1. Bukti Transaksi Internal
Merupakan bukti yang dikeluarkan dan dibuat oleh suatu perusahaan dan digunakan dalam lingkungan perusahaan itu sendiri.
Contohnya seperti memo.2. Bukti Transaksi Eksternal
- Faktur, bukti yang dibuat dan dikeluarkan suatu organisasi atau perusahaan yang terjadi karena adanya transaksi pembelian dan penjuaan dengan kredit.
- Kuitansi, Bukti transaksi karena adanya penerimaan sejumlah uang yang disebabkan terjadinya pembayaran.
- Cek, adalah dokumen atau surat yang dipergunakan untuk memerintah bank guna melakukan pembayaran sejumlah uang kepada seseorang.
- Bilyet Giro, adalah surat perintah memindah bukukan sejumlah uang yang tercantum dari rekening seorang nasabah bank kepada nasabah lain di bank yang bersangkutan.
- Nota kontan, merupakan transaksi terjadinya pembelian secara tunai. Nota kontan dibuat 2 rangkap, satu rangkap diberikan kepada pembeli dan yang satu nya diarsip.
- Nota Kredit atau Debit, adalah pengembalian barang yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.