Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar dengan Sistem Buku Agenda

ap  

Mengagendakan surat masuk

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk ke dalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut sebagai Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugas yang mengagendakan surat dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

Fungsi buku agenda, meliputi:

1.    Sebagai alat bukti keluar masuknya surat

2.    Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu.

3.    Untuk mengetahui penomoran surat keluar.

4.    Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat.

Simak juga: Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas

Macam-macam buku agenda yaitu:

1.    Buku agenda tunggal

Buku agenda tunggal digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) pada tiap halaman untuk satu halaman.

Format Buku Agenda Tunggal

No.	Tgl Terima/Kirim	Tgl dan No. Surat	M/K	Dari/Kepada	Perihal	Lamp	Ket

2.    Buku Agenda Berpasangan

Buku agenda berpasangan, terdiri dari buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar yang kolomnya dibuat secara terpisah serta terpisah juga penomorannya.

Format Buku Agenda Surat Masuk

No.	Tgl Terima	Terima Dari	Tgl dan No. Surat	Perihal	Lamp	Diteruskan Kepada	Ket.	Kode Arsip

Format Buku Agenda Surat Keluar

No.	Nomor Surat	Tanggal Surat	Dari	Dikirim Kepada	Perihal	Lamp	Ket.	File

 contoh :

contoh buku agenda surat keluar

contoh buku agenda surat masuk