A. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor penting dilakukan untuk mendukung tugas-tugas yang utama atau pokok suatu perusahaan yang bertujuan agardiperoleh keuntungan yang maksimal.
Dan pekerjaan kantor yang banyak dilakukan antara lain, menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim, menyimpan, melakukan komunikasi, menghitung, dan pekerjaan lainnya.
A.1. Menghimpun
Merupakan pekerjaan yang mencaridan mengusahakan tersedianya suatu informasi yang belum dimiliki dan informasi yang masih berantakan dimana-mana sehingga informasitersebut siap ketika diperlukan.
Contohnya, mengumpulkan data, mencari informasi, membuat klliping, serta mengumpulkan suatu berita.
A.2. Mencatat
Adalah kegiatan mencatat atau tulis-menulis mengenai data-data yang dibutuhkan sehingga berwujud tulisan yang memiliki arti, dapatdikirim, dan disimpan.
A.3. Mengolah
Pekerjaan mengolah adalah berbagai kegiatan yang bertujuan untuk mengerjakan data atau informasi agardapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
Misalnya, membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, dan membuat laporan keungan.
A.4. Menggandakan
Merupakan kegiatan yangmemperbanyak informasi dengan berbagai caradan ditunjang oleh alat sebanyak jumlah yang diinginkan. Contohnya, memfotokopi dokumen, mencetak informasi menggunakan printer atau risograph.
Simak juga: Membuat Panggilan Telepon
A.5. Mengirim
Pekerjaan ini merupakan kegiatan yang menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat penunjang dari satu pihak ke pihak lainnya. Contohnya mengirim suratmenggunakan faksimile, dan mengirim dengan menggunakan e-mail.
A.6. Menyimpan
Setelah melakukan pengiriman baik berupa dokumen atau barang, kita harus menggandakan barang yangkitakirim untuk disimpan. Yaitu kegiatan yang meletakan informasi dengan menggunakan alat penyimpanan dan cara yang efisien di suatu tempat tertentu yang aman. Misalnya menyimpan arsip, menyimpan folder informasi di komputer, dll.
A.7. Melakukan komunikasi
Pekerjaan yang melakukan komunikasi adalah kegiatan yang mengirimkan ide atau gagasan kepada pihak lain baik dilakukan secara langsung atau tidak dengan cara menggunakan media dan mendapat respon yang baik dari penerima informasi.
Contohnya, melakukan panggilan telephone, chatting, kegiatan korespondensi, dll.
A.8. Menghitung
Merupakan kegiatan yang menetapkan data yang berhubungan dengan angka. Contohnya menghitung hasil penjualan pproduk, menghitung laporan keuangan dan menghitung stock barang.
A.9. Pekerjaan lainnya
Selain pekerjaan - pekerjaan diatas terdapat berbagai kegiatan yang dilakukan dikantor antara lain, berdasarkan penelitian George R. Terry terhadap perusahaan - perusahaan di Amerika Serikat, presentase dari pekerjaan - pekerjaan kantor yang digunakan untuk menunjang tugas utama kantor meliputi :
b. Calculating (Menghitung) 19,5%
c. Checking (Memeriksa) 12,3%
d. Filling (Menyimpan) 10,2%
e. Telephoning (Menelpon) 8,8%
f. Duplicating (Mmenggandakan) 6,4%
g. Mailing (Persuratan) 5,5%
h. Other (lain-lain) 12,7%
B. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantormemiliki tiga ciri-ciri yang khusus, yaitu bersifat pelayanan, bersifat luas, dan pekerjaan yang dilaksanakan oleh semua pihak dalam suatu organisasi. Untuk memperjelas kitasimak uraian dibawah ini.
1. Bersifat Pelayanan
Karena pekerjaan kantor berfungsi membantu pekerjaan lain agar pekerjaan atau tugas tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien. Dalam suatu perusahaan, pekerjaan kantor memang tidak langsung mendapatkan keuntungan atau laba untuk perusahanan tersebut, tetapi pekerjaan kantor sangat membantu dan menunjang proses pencapaian target perusahaan.
2. Bersifat terbuka dan luas
Bersifat terbuka dan luas, artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas hanya di kantor saja akan tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor.
Pekerjaan kantor dapatdilakukan dikantor, antara lain mulai dari ruang pimpinan, raung kerja karyawan, hingga ke ruang Office Boy.
Di luar kantor, contohnya melakukan tinjauan ke lapangan dalam proses pembangunan kantor baru.
3. Dilaksanakan oleh semua pihak
Pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari atasan yang paling tinggi, sampai karyawan yang paling bawah sekalipun. Sebagai contoh, seorang manager.
Walaupun tugas utama manager adalah menggerakan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin dan semaksimal mungkin, namun manager juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam mengelola bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri karena mungkin saja dokumen bersifat rahasia.
Dengan demikian pekerjaan kantor tidak hanya dilakukan oleh seorang sekretaris atau karyawan di bagian tata usaha saja, akan tetapi dapat juga dilakukan oleh semua pihak yang terdapat dalam suatu perusahaan.