Secara umum, indeks memiliki tiga macam pengertian yaitu :
- Secara umum, indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat
- Dari segi perpustakaan, indeks diartikan sebagai katalogisasi, indeks film, buku deskripsi, judul film, subjek masalah atau nomor klasifikasi
- Indeks dalam pengertian kearsipan, merupakan petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat menyimpan arsip, sehingga mudah ditemukan kembali.
Kegunaan Indeks
Kegunaan indeks dalam dunia administrasi adalah untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas. Dan juga sebagai media penemuan kembali dokumen.
Dalam dunia perkantoran, biasanya indeks yang digunakan adalah sebagai berikut :
- Indeks numerik yaitu suatu daftar atau surat yang disusun menurut nomor kontrol atau disebut daftar inventarisasi
- Indeks subyek yaitu suatu daftar kata kunci yang disusun menurut abjad, sesuai dengan nomor kontrol yang berkaitan dengan surat.
Indeks berguna untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip yang mempunyai kode dan kegiatan yang sama yang dimasukkan dalam satu berkas. Selain itu indeks berfungsi sebagai sarana untuk penemuan kembali arsip.
Syarat dalam Mengindeks
Syarat-syarat dalam mengindeks adalah :
- Singkat, jelas dan mudah dimengerti
- Berorientasi pada kebutuhan pemakai
- Merupakan kata yang mudah dimengerti
- Diambil atau ditentukan dari isi surat
Bentuk indeks sebenarnya boleh saja berupa buku, tetapi dalam hal ini akan sukar dalam penambahan secara alphabetis. Karena itu, untuk memudahkan penyimpanan dan penambahan abjadnya dibuatlah dalam bentuk kartu.
Setiap koresponden mempunyai kartu indeks masing-masing. Untuk file setiap nama akan langsung dibuatkan indeksnya, sedangkan untuk file surat menggunakan dua kartu indeks yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor. Umumnya kartu indeks terbuat dari karton manila berukuran 12,5 cm untuk panjang dan 7,5 cm untuk lebar.
Cara mengindeks surat atau dokumen dalam setiap sistem akan berbeda sesuai dengan sistem yang digunakan oleh kantor tersebut. Mengindeks yaitu memberi kode atau judul pada surat untuk kepentingan penyimpanan.
Dalam hal ini, petugas harus dapat menentukan judul surat tersebut dengan membaca dulu surat tersebut dan melihat daftar klasifikasinya agar penentuan judul tersebut tidak salah. Dalam penentuan judul harus terinci dan lengkap.
Peraturan Mengindeks
1. Peraturan mengindeks nama orang
a. Nama orang Indonesia
Nama orang indonesia terdiri dari 2 macam, yaitu nama tunggal dan nama ganda. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu unit. Misal Arifin. Sedangkan nama ganda adalah nama yang terdiri dari 2 unit yaitu Dimas Nogroho.
Perhatikan peraturan mengindeks nama orang Indonesia :
- Nama tunggal diindeks seperti nama tersebut ditulis. Nama tunggal dalam urutan abjad mendahului nama tunggal lain yang sama. Singkatan yang mendahului kepanjangannya. Nama tunggal yang pendek mendahului nama tunggal yang lebih panjang
- Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang
- Jika nama yang diindeks menggunakan gelar, maka yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga. Gelar ditempatkan pada unit terakhir. Bila gelarnya lebih dari satu, maka semua gelar ditempatkan menjadi satu unit pada unit terakhir.
b. Nama orang asing
- Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama aslinya, kecuali nama orang china dan korea.
- Nama orang eropa yang memakai tanda penghubung dianggap sebagai satu unit
- Nama yang memakai awalan nama keluarga dalam mengindeks tidak terpisah dari nama keluarga sebagai unit pertama. Tetapi dalam memberi kode, awalan nama keluarga tersebut diabaikan.
- Nama yang memakai seniority dalam indeks diletakkan pada unit terakhir
2. Peraturan mengindeks nama perusahaan atau organisasi
- Untuk nama perusahaan, dindeks terlebih dahulu kata yang pentung, kemudian jenis badan hukum atau kegiatannya. Untuk perusahaan yang menggunakan singkatan, singkatannya dipanjangkan terlebih dahulu, kemudian baru diindeks.
- Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagaibagian dari nama tersebut, angka itu diindeks sebagai satu unit.
- Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung seperti dari, dan, pada, dsb, tidak diperhatikan dalam mengindeks dan ditempatkan diantara dua tanda kurung.
- Nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan seperti sekolah, akademi dan universitas diletakkan pada unit terakhir
- Nama instansi pemerintah yang diutamakan adalah nama pokok dari instansi terebut. Sifat organisasi, seperti departemen, kantor , jawatan, lembaga, bagian dan seksi ditempatkan di unit terakhir.
- Nama organisasi/perhimpunan yang diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu, kemudian sifat organisasi, seperti perusahaan, perhimpunan, partai dan lain-lain ditempatkan di unit terakhir.
