Setiap kantor atau perusahaan dengan aktivitas atau kegiatan yang padat atau berkembang pesat, umumnya memiliki fasilitas alat komunikasi yang lengkap. Dengan adanya alat komunikasi kantor yang lengkap, maka berbagai hal urusan kantor dapat lebih lancar serta mempermudah pekerjaan; menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
Salah satu alat komunikasi kantor yang biasa digunakan adalah jenis pesawat teleprinter serta pesawat telefoto. Pesawat telefoto merupakan sejenis pesawat kirim dan terima telegraf. Telefoto juga berarti pengiriman gambar dari jarak jauh.
Nah, pesawat telephoto ini pada saat ini lebih dikenal sebagai facsimile. Inilah salah satu alat komunikasi kantor yang dapat mendukung pekerjaan kantor dalam hal komunikasi bisnis yang hampir selalu dimiliki oleh setiap instansi.
Faksimile dapat diartikan juga sebagai sejenis pesawat telegraf yang digunakan untuk mengirim dan menerima tulisan, gambar, dan dokumen secara elektris. Faksimile juga sama dengan mesin fotocopi jarak jauh.
Jika dibandingkan dengan pesawat teleprinter maka faksimile mempunyai kelebihan berupa dapat mengirimkan gambar. Tentu untuk menerima gambar yang dikirim melalui facsimile, pihak penerima pun harus memiliki mesin faksimile juga.
Cara penggunaan facsimile dapat digunakan dihubungkan melalui saluran telepon. Faksimile dapat digunakan selama jalur atau jaringan telepon tersedia karena komunikasi faksimile berlangsung melalui jaringan telepon.
Dalam menggunakan faksimile, ada juga etika yang harus diperhatikan yang isinya kurang lebih sama dengan etika bertelepon biasa. Sebelum mengoperasikan faksimile, pengguna harus mengetahui bagaimana cara mengoperasikannya, mempersiapkan naskah yang akan dikirim, siapa orang atau instansi yang akan dituju, dan nomor faksimile yang akan dituju.
Hal - hal yang Harus Diperhatikan dalam Penggunaan Faksimile
Hal - hal yang harus diperhatikan dalam pengoperasian atau penggunaan faksimile, sebagai berikut:
1. Persiapan Pengoperasian
Sebelum faksimile digunakan, terdapat beberapa hal yang harus disiapkan agar penggunaan faksimile berlangsung optimal, yaitu :
- Persiapkan konsep berita (naskah) yang hendak dikirim.
- Persiapkan nomor faksimile yang hendak dituju.
- Teliti ulang konsep berita atau naskah yang hendak dikirim. Ini karena bila naskah telah terkirim, namun, ternyata ada kesalahan, maka kesalahan akan segera diketahui oleh penerima faksimile.
2. Pelaksanaan Pengoperasian
Langkah-langkah kerja penggunaan faksimile antara lain sebagai berikut :
- Masukkan naskah yang akan dikirim ke dalam mesin faksimile.
- Putar atau tekan nomor faksimile tujuan.
- Setelah terhubung, pesawat telepon berfasilitas faksimile disambungkan dengan pesawat faksimile.
- Tekan tanda start, maka faksimile akan segera membaca dokumen asli yang langsung mentransmisikan ke faksimile penerima. Naskah yang dikirim dapat langsung diisyaratkan.
- Setelah selesai diisyaratkan, kembalikan hubungan pesawat faksimile pada kedudukan hubungan telepon, dan konfirmasikan kualitas penerimaan faksimile pada penerima faksimile.
- Naskah yang telah terkirim datanya, akan keluar lagi secara rolling dan dianggap selesai bila naskah telah bertanda di bagian bawahnya.
Referensi:
Wursanto, Drs. Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Andi Yogyakarta : Yogyakarta.
Haryani, Sri. 2001. Komunikasi Bisnis. UPP AMP YKPN : Yogyakarta
Honiarti, Dra. Euis, dkk. 2009. Melakukan Komunikasi Melalui Telepon SMK. Armico : Bandung
