Prosedur/ Tata Cara Pengisian Lembar Disposisi
Dalam
prosedur pengurusan surat masuk, ada salah satu tahapan yang dilakukan oleh
pencatat surat atau agendaris, yang memanfaatkan lembar disposisi. Penggunaan
lembar disposisi ini dilakukan ketika proses menyampaikan surat. Dalam
penyampaian surat, maka hendaknya
disertai dengan lembar
disposisi kepada pengarah surat.
Yang
dimaksud dengan lembar
disposisi adalah
lembar yang disediakan oleh pencatat/ agendaris yang dipergunakan untuk
membubuhkan disposisi pimpinan.
Simak juga: Bahan dan Mesin Kantor yang Diperlukan dalam Pembuatan Surat
Simak juga: Bahan dan Mesin Kantor yang Diperlukan dalam Pembuatan Surat
Ada
beberapa langkah serta ketentuan yang perlu diketahui dalam pengisian lembar disposisi tersebut. Untuk mengetahuinya, dapat diamati dari contoh lembar
disposisi berikut ini:
Petunjuk Pengisian Lembar Disposisi
( Yang mengisi adalah pimpinan )
1.
Tanggal terima :
Tanggal kapan surat diterima
2.
Agenda no :
No Urut surat diterima (harus sesuai dengan no urut Kartu Kendali masuk dan
buku Agenda surat masuk)
3.
Kotak dicentang sesuai dengan kategori surat.
4.
Tanggal surat :
Isikan sesuai dengan tanggal yang tertera pada surat.
5.
No surat :
Isikan sesuai dengan nomor surat.
6.
Hal (Code) :
Isikan hal surat dan beri kode sesuai dengan daftar klasifikasi
7.
( Yang mengisi adalah pimpinan )
Lingkari nomor –nomor yang sesuai dengan kelanjutan dari surat masuk
boleh lebih dari satu nomor. Misal : mohon
pendapat dan mohon diproses. (lingkari nomor 1dan 26)
8.
Tanggal :
Diisi tanggal waktu mengisi lembar disposisi
Kepada : Isikan
kepada siapa surat tersebut diteruskan
No. Disposisi
: Isikan no sesuai dengan yang
dilingkari misal 1 dan 26
Dari : Isikan dari siapa
pertama kali surat tersebut yang memberikan tanggapan, misal : Dari pimpinan.
Paraf :
Yang mengisi paraf adalah paraf yang tertera pada kolom dari
