Mengenal
Alat- Alat Komunikasi Kantor (Telepon, Faximile, Telepon Seluler, Skype)
I.
Alat
Komunikasi Kantor Telepon
Telepon adalah
sebutan bagi
alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara, terutama pesan yang berbentuk
percakapan.
Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan
transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon yang memungkinkan pengguna telepon
untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya.
Proses terjadinya komunikasi telepon secara teknis
melalui tahapan-tahapan tertentu. Ketika
gagang telepon diangkat, posisi telepon disebut off hook. Lalu sirkuit
terbagi menjadi dua jalur,
di mana bagian positifnya akan berfungsi sebagai Tip yang menunjukkan angka nol. Sedangkan pada bagian
negatif akan berfungsi sebagai Ring yang menunjukkan angka -48V DC. Kedua jalur
inilah yang kemudian memproses
pesan dari sender (pengirim) untuk sampai ke receiver (penerima).
Agar dapat menghasilkan suara pada telepon, sinyal
elektrik ditransmisikan melalui kabel telepon. Sinyal inilah yang kemudian diubah
menjadi sinyal yang dapat didengar oleh telepon receiver.
Untuk teknologi analog, transmisi sinyal analog
yang dikirimkan dari central office (CO) akan diubah menjadi transmisi digital.
Angka-angka sebagai nomer telepon merupakan penggabungan antara nada-nada dan frekuensi
tertentu yang kemudian dinamakan Dual-tone multi-frequency DTMF dengan satuan Hertz.
Hubungan utama yang ada dalam sirkuit akan menjadi on
hook ketika dibuka. Dalam kondisi on
hook atau ketika telepon penerima telah diangkat, lalu akan muncul getaran. Bunyi
yang muncul di telepon penerima inilah yang menandakan telepon telah siap digunakan dan Anda
pun bisa melakukan komunikasi.
II.
Alat
Komunikasi Kantor Faximile
Faksimile atau yang biasa dikenal dengan faks, berasal dari kata 'fac simile' (make
similar).
Dalam bahasa latin, kata ini berarti membuat salinan yang sama dengan aslinya.
Dalam bidang yang lain, mesin faks juga dapat
disebut telecopier. Mesin faks
adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan
menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan telepon untuk
menghasilkan dokumen yang
serupa dengan aslinya.
Menurut A.G.
Pringgodigdo, mesin faks diartikan
sebagai sebuah sistem transmisi tanpa kawat untuk gambar-gambar dan grafik-grafik yang
dilakukan dengan
cara mengatur sinar cahaya dan foto elektrik sel serta mengubah bagian gelap
dan terang dari suatu bahan. Proses ini dilakukan agar dapat dipancarkan dalam suara.
Selanjutnya, pesawat
penerima akan mengubahnya kembali seperti aslinya pada kertas yang telah diolah
secara ilmiah.
Selain mengirimkan dokumen, mesin faks juga mampu
menghantarkan citra foto dengan fasilitas half tone. Mesin faks biasanya
terdiri dari modem, mesin fotokopi, alat pemindai gambar, dan alat pencetak
data (printer).
Proses kerja mesin faks hanya
akan terjadi apabila
penerima dan pengirim memiliki mesin
faks. Prosesnya diawali ketika pengirim akan memasukkan dokumen
yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin faks.
Selanjutnya, pengirim menekan
nomor telepon mesin faks yang dituju.
Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks
tujuan, maka mesin faks akan melakukan scanning dengan membaca area yang
sangat kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks tersebut akan mengubahnya
menjadi suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca
sebagai daerah gelap atau terang. Sinyal ini dilakukan dengan tanda-tanda yakni “0” untuk gelap dan “1”
untuk tanda sinyal terang.
Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati
saluran telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima faks
lalu menangkap
dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama
dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.
Dengan adanya mesin faks, hal ini
dapat
membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu singkat.
Ketika mengirim dokumen ke tempat yang jauh, maka mesin faks akan mengirim
lebih cepat dan spontan melampaui kinerja pengiriman surat melalui pos.
Namun, seiring perkembangan surat elektronik, ada kekurangan
dari mesin
faks yang membuat popularitasnya menurun. Ini karena untuk dapat menggunakan
mesin faks, pengirim dan penerima harus sama-sama memiliki mesin. Mesin ini lah
yang menjadikan penggunaan faks menjadi tidak fleksibel.
Hal ini
telah menurunkannya dalam posisi di bawah surat elektronik atau email sebagai
bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang telah tersebar luas dan kini
telah digunakan
banyak orang.
III.
Alat
Komunikasi Kantor Telepon Seluler
Telepon seluler (ponsel) atau telepon
genggam (telgam) atau handphone (HP) merupakan
perangkat telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang pada
intinya sama
dengan telepon konvensional saluran tetap. Hanya bedanya terletak pada tingkat fleksibilitasnya
karena dapat
dibawa ke mana-mana (portabel, mobile) dan tidak perlu disambungkan
dengan jaringan telepon menggunakan kabel (nirkabel; wireless).
Saat ini Indonesia mempunyai dua jaringan telepon
nirkabel yaitu sistem GSM (Global System for Mobile Telecommunications)
dan sistem CDMA (Code Division Multiple Access). Telekomunikasi seluler
Indonesia ini saat ini diatur oleh sebuah badan yang bernama Asosiasi Telekomunikasi
Seluler Indonesia (ATSI).
Selain berfungsi untuk melakukan dan menerima
panggilan telepon, ponsel umumnya juga mempunyai fungsi pengiriman dan
penerimaan pesan singkat (short message service, SMS).
Kini sudah ada pula penyedia jasa telepon genggam yang menyediakan
layanan generasi ketiga (3G) dengan menambahkan jasa videophone, sebagai
alat pembayaran, maupun untuk televisi online di telepon genggam.
Sekarang, telepon genggam menjadi gadget yang
multifungsi. Mengikuti perkembangan teknologi digital, kini ponsel juga
dilengkapi dengan berbagai pilihan fitur, seperti bisa menangkap siaran radio
dan televisi, perangkat lunak pemutar audio (MP3) dan video, kamera digital, game,
dan layanan internet (WAP, GPRS, 3G).
Selain fitur-fitur tersebut, ponsel juga
telah
ditanamkan fitur komputer. Jadi hanya dengan menggunakan ponsel, seseorang bisa mengubah fungsi ponsel
tersebut menjadi mini komputer. Di dunia bisnis, fitur ini sangat membantu para
pebisnis untuk melakukan semua pekerjaan di satu tempat dan membuat pekerjaan
tersebut diselesaikan dalam waktu yang singkat dan dengan cara fleksibel.
IV.
Alat
Komunikasi Kantor Skype (Video Call)
Skype adalah sebuah program
komunikasi dengan teknologi P2P (peer to peer). Program ini merupakan
program bebas (dapat diunduh gratis) dan dibuat dengan tujuan penyediaan sarana
komunikasi suara (voice) berkualitas tinggi yang murah dengan
mengandalkan saluran internet yang
dapat digunakan oleh
semua orang di berbagai belahan dunia.
Pengguna Skype dapat berbicara dengan pengguna Skype
lainnya dengan gratis, menghubungi telepon tradisional dengan biaya (skypeOut),
menerima panggilan dari telepon tradisional (SkypeIn), dan menerima pesan suara.
Keunggulan Skype antara lain :
1.
Komunikasi
global dan lokal yang lebih ekonomis melalui suara atau konferensi video.
Sebagai ilustrasi,
pada tahun 2007 perbandingan menelpon ke Amerika dari Indonesia adalah Rp.6,640,-/
menit sedangkan dengan menggunakan skype, aktivitas ini bisa
dilakukan dengan gratis
(untuk sesama pengguna skype) dan berbayar bila skype digunakan untuk menelpon
ke pesawat telpon genggam: Rp. 1,593/ menit atau pesawat telpon rumah: Rp. 423/
menit. Karenanya, komunikasi
menjadi lebih murah dan terjangkau.
2.
Konferensi
atau sambungan menggunakan skype bisa dilangsungkan antar pengguna (dua orang) sampai
dengan lima pengguna sekaligus.
3.
Penggunaannya
yang mudah. Untuk pengguna yang telah biasa menggunakan pengirim-penerima pesan
instan internet, perangkat lunak skype akan dirasakan mudah. Pengguna hanya
diharuskan untuk memiliki komputer dengan spesifikasi teknis tertentu, headset
(yang memiliki mike dan speaker), serta sambungan internet.
4.
Kualitas
suara yang lebih baik dibandingkan VoIP pendahulunya. Kegunaan dasar
pembicaraan telepon melalui komputer di mana pun pengguna berada (dengan
koneksi internet) secara gratis.
Referensi:
Honiarti, Dra. Euis. 2004.
Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi SMK. Armico : Bandung.
Wursanto, Drs. Ignatius. 2006.
Kompetensi Sekretaris Profesional. Andi Yogyakarta : Yogyakarta.
Haryani, Sri. 2001. Komunikasi
Bisnis. UPP AMP YKPN : Yogyakarta.