Dalam kegiatan bisnis, hampir selalu diperlukan laporan secara lisan yang disampaikan melalui presentasi. Presentasi dilakukan untuk menyampaikan informasi kepada pihak internal maupun kepada pihak eksternal perusahaan.
Ketika berbicara dalam presentasi, harus diperhatikan bahwa apa yang dikatakan dapat mempunyai pengaruh bagi audience. Karenanya, seorang bisnisman harus bisa berbicara agar tujuan tertentu yang diharapkan dari audience dapat tercapai.
Hal - hal yang perlu dilakukan dalam Persiapan Presentasi
Persiapan berbicara atau presentasi, relatif sama dengan persiapan dalam menyusun pesan tertulis untuk dikirimkan kepada audience. Saluran yang digunakan dalam media presentasi adalah saluran lisan. Karenanya, diperlukan beberapa teknik komunikasi khusus yang berbeda dengan komunikasi tertulis.
Baca juga : Teknik Merencanakan Presentasi
Persiapan dalam presentasi dimulai dengan menentukan tujuan penulisan pesan, menganalisis audience, menentukan ide pokok, dan memilih saluran beserta medianya. Berikut keterangannya
a. Menentukan tujuan
Secara umum tujuan komunikasi bisnis, dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu :
- Untuk memberikan informasi
- Untuk mempengaruhi (persuasi)
- Untuk memaksa atau memberikan instruksi (regulatori)
Tujuan komunikasi tersebut, akan menjadi dasar dalam menentukan isi pesan, gaya presentasi, dan tingkat interaksi antara pembicara dengan audience.
b. Menganalisis audience
Secara umum analisis audience yang pertama dilakukan menyangkut latar belakang, meliputi pendidikan, usia, pekerjaan, pengalaman, hobi, dan lain-lain. Dari latar belakang dapat diketahui apa kebutuhan dan keinginan audience.
Pemahaman kebutuhan dan keinginan audience selanjutnya akan digunakan untuk menentukan gaya/ pendekatan dan isi presentasi yang tepat. Setelah latar belakang kemudian dianalisis ukuran/ jumlah, komposisi, dan reaksi.
b.1) Jumlah
Ketahui berapa jumlah audience dalam presentasi apakah hanya terdiri dari beberapa orang saja, puluhan orang atau bahkan lebih dari seratus.
Presentasi dengan jumlah audience yang berbeda menuntut penggunaan pendekatan yang berbeda pula. Pada presentasi dengan audience beberapa orang saja memungkinkan untuk melakukan diskusi, tanya jawab, dan bersama-sama menyusun kesimpulan.
Namun, presentasi dengan audience yang semakin banyak, pendekatan seperti di atas sulit dilakukan. Yang paling mungkin dilakukan adalah pendekatan satu arah, yaitu pembicara berbicara atau bercerita kepada audience.
b.2) Komposisi
Presentasi dengan jumlah audience yang relatif banyak, menuntut pembicara memahami komposisi audience. Misalnya apa saja tingkat pendidikan audience termasuk jumlah masing-masing tingkat.
Usia audience berkisar dari berapa sampai berapa, dan bagaimana penyebarannya. Komposisi audience yang relatif sama disebut dengan audience homogen. Misalnya presentasi di hadapan siswa SMA akan menghadapi audience yang relatif homogen. Homogenitas siswa SMA dapat dilihat dari usia yang relatif sama.
Komposisi audience yang besar tingkat perbedaannya disebut heterogen. Misalnya, seorang sales kompor gas presentasi di hadapan ibu-ibu peserta arisan kampung. Meskipun jenis kelaminnya sama, namun pendidikannya berbeda, usianya sangat beragam, pekerjaannya sangat beragam, dan penghasilan keluarganya pun sangat beragam.
b.3) Reaksi
Secara umum reaksi audience dapat digolongkan menjadi 3, yakni menolak, menerima, dan tidak bereaksi. Sebelum presentasi dimulai, pembicara harus mempersiapkan diri menghadapi kemungkinan dari reaksi audience. Meskipun reaksi audience dapat diperkirakan atau diprediksi sebelumnya, namun kadang-kadang mereka atau sebagian dari mereka bereaksi tidak seperti yang diperkirakan.
Oleh karenanya, pembicara harus mempersiapkan diri untuk menghadapi setiap kemungkinan. Setelah pembicara menyadari bahwa reaksi audience tidak seperti yang diperkirakan, pembicara harus segera menyesuaikan pendekatan yang digunakan dalam presentasi. Dengan demikian, pembicara tidak akan kehilangan pengendalian dalam presentasi itu.
Referensi:
Honiarti, Euis. 2004. Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi SMK. Armico : Bandung.
Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Andi Yogyakarta : Yogyakarta.
Haryani, Sri. 2001. Komunikasi Bisnis. UPP AMP YKPN : Yogyakarta
Honiarti, Euis, dkk. 2009. Melakukan Komunikasi Melalui Telepon SMK. Armico : Bandung
