Secara garis besar, perencanaan presentasi sama dengan perencanaan dalam pesan tertulis. Pertama dimulai dengan menentukan ide pokok, menyusun garis besar (outline) yang akan dipresentasikan, menentukan panjang presentasi, dan menentukan gaya atau pendekatan yang hendak digunakan.
a. Menentukan ide pokok/ ide utama
Bersamaan dengan penentuan tujuan dan analisis audience, pembicara menentukan ide pokok atau tema presentasi. Jika tujuan itu merupakan sesuatu yang harus diraih atau menjadi sasaran, maka ide pokok adalah cara untuk mencapai tujuan.
Dengan demikian ide pokok harus sesuai dengan tujuan. Ide pokok juga dapat disebut sabagai cara bertindak untuk mencapai tujuan. Misalnya jika tujuannya adalah “Mengurangi angka kelahiran penduduk”, maka terdapat ide-ide pokok seperti Menerapkan KB, Mengurangi pergaulan bebas, Pendidikan seks, dan lain-lain.
Baca juga : Cara Membuka Presentasi dengan Menarik
b. Menyusun garis besar (outline)
Langkah kedua dalam merencanakan presentasi adalah menentukan garis besar atau pokok pikiran (outline presentasi). Garis besar atau pokok pikiran presentasi akan membentuk kerangka pesan yang akan disampaikan. Setiap pokok pikiran harus mendukung, menggambarkan, atau memperjelas ide pokok yang telah ditentukan.
Pesan harus disampaikan secara rinci dan langsung pada intinya. Penyampaian pesan yang berulang-ulang dan tidak/ kurang manfaatnya akan membosankan atau bahkan membingungkan audience. Selain itu, kata-kata harus dipilih yang sederhana, sehingga maknanya mudah dimengerti.
c. Mempersiapkan panjang/ lama presentasi
Waktu untuk presentasi seringkali sangat dibatasi secara ketat. Dengan demikian pembicara perlu menyusun materi sesuai waktu yang tersedia. Untuk menentukan berapa lama waku yang dibutuhkan dalam suatu presentasi, dapat digunakan kerangka/ garis besar presentasi. Caranya, kerangka/garis besar yang sudah disusun, kemudian dicoba dahulu untuk dipresentasikan.
Pada umumnya presentasi yang singkat dengan waktu 10 menit, dan presentasi yang panjang dengan waktu 60 menit. Presentasi yang terlalu singkat, misalnya kurang dari 10 menit, menyebabkan materi tidak tersampaikan secara lengkap, dan tidak memungkinkan terjadi interaksi antara pembicara dengan audience.
Sedangkan presentasi yang terlalu panjang, menyebabkan presentasi tidak menarik lagi dan menyebabkan pembicara kehilangan perhatian dari audiencenya.
d. Menentukan gaya/pendekatan
Secara umum presentasi dapat dilakukan dengan pendekatan formal maupun informal. Presentasi dengan pendekatan formal digunakan untuk menyampaikan hal-hal penting. Misalnya dalam rapat umum direktur mempresentasikan kinerja perusahaan selama satu tahun.
Selain itu, untuk presentasi dengan audience yang jumlahnya banyak sebaiknya juga menggunakan pendekatan formal. Mengapa demikian? Karena dalam bisnis, mengumpulkan orang dalam jumlah besar pada satu saat tertentu adalah situasi yang tidak dapat dilakukan setiap saat. Pelaku bisnis adalah orang yang sibuk, sehingga mereka harus menggunakan waktu dengan sebaik-baiknya.
Selain itu, pengumpulan pelaku bisnis dalam jumlah besar dengan undangan yang sifatnya formal, sehingga presentasinya sebaiknya juga dengan pendekatan formal.
Untuk presentasi dengan audience yang jumlahnya sedikit menggunakan pendekatan informal. Antara pembicara dengan audience maupun antara audience dengan audience dapat berinteraksi secara langsung, sehingga pendekatan informal lebih efektif.
Referensi:
Honiarti, Euis. 2004. Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi SMK. Armico : Bandung.
Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Andi Yogyakarta : Yogyakarta.
Haryani, Sri. 2001. Komunikasi Bisnis. UPP AMP YKPN : Yogyakarta
Honiarti, Euis, dkk. 2009. Melakukan Komunikasi Melalui Telepon SMK. Armico : Bandung