Prosedur Pengurusan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali
Setiap badan usaha tentu menginginkan administrasi
surat menyurat yang rapi agar memudahkan serta memperlancar kegiatannya.
Kelancaran surat-menyurat ini terutama bermanfaat untuk memperlancar interaksi
dengan para kolega atau relasi yang dimiliki.
Salah satu cara dalam memudahkan pengurusan surat
masuk adalah dengan sistem kartu kendali. Kartu kendali
adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang
sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan,
dapat dengan mudah ditemukan kembali.
Keuntungan menggunakan kartu kendali:
a.
Lebih efisien
b.
Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, dan
rahasia) karena lembar pengantarnya berbeda
c.
Menghilangkan pencatatan yang berulang
d.
Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses
e.
Memudahkan penyusunan arsip
f.
Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
Dalam kartu kendali terdapat 3 jenis warna kartu
kendali yang digunakan, yaitu
:
1. Kartu Kendali Putih (P)
Kartu kendali Warna putih digunakan sebagai arsip atau alat kontrol dan
tetap dipegang oleh pengarah surat.
2. Kartu Kendali Kuning (K)
Kartu
kendali kuning diparaf sebagai bukti surat sudah diterima dan diserahkan
kembali pada penata arsip untuk disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip
yang masih diproses.
3. Kartu Kendali Merah (M)
Kartu kendali warna merah oleh pengarah surat diparaf, sebagai bukti
surat sudah diterima.
Berikut
ini adalah contoh bentuk kartu kendali, serta petunjuk dalam pengisian kartu
kendali.
Petunjuk pengisian kartu kendali
1.
Pada Kolom M/K
Jika surat masuk maka lingkari M
Jika surat
keluar maka lingkari K
2. Indeks : Isikan permasalahan surat sesuai dengan daftar
klasifikasi
Misal : Penawaran keperluan kantor/penawaran
Kode : Isikan kode sesuai dengan daftar klasifikasi.
Misal : Penawaran keperluan kantor, kode 216
3. No
Urut
Isikan sesuai dengan no urut surat keluar atau surat masuk (urutan harus
sesuai dengan nomor urut agenda surat masuk).
4. Perihal
Isikan hal yang tertera pada surat.
5. Isi
Ringkas
Isikan isi ringkasan surat, ringkas dan lengkap.
6. Dari/
Kepada
Jika surat masuk coret Kepada, Jika surat Keluar
coret Dari.
7. Pengolah
Kalau surat masuk, disesuaikan dengan lembar disposisi atas instruksi
pimpinan surat keluar, sesuai dengan permasalahan surat.
8. Tanggal
surat
Lihat tanggal yang tertera pada surat.
9. Lampiran
Isikan sesuai dengan lampiran surat, jika ada .
Misal : 1 lembar
Isikan 1 lembar.
Catatan Isikan kalau ada
catatan.
Referensi:
· Dra.
Titin Astini, Dra. Aah Johariah. 2008. Melakukan
Prosedur Administrasi SMK. Cetakan Kedua. Bandung : CV. Armico.
· Endang, Sri dkk. 2008. Modul Menangani Surat /
Dokumen Kantor. PT Gelora Aksara Pratama.
