Komunikasi sangat penting bagi setiap orang, karena dengan berkomunikasi kita bisa berinteraksi dengan orang lain, bertukar informasi dan mempererat hubungan antara satu dengan yang lainnya.
Komunikasi adalah proses menyampaikan informasi dari satu orang yang disebut speaker kepada penerima informasi yaitu receiver, dan komunikasi yang sukses adalah dimana pihak ke dua (receiver) dapat menerima informasi dengan baik dan memberikan respon dengan baik kepada pihak ke satu (speaker).
Dalam suatu perushaan terdapat dua macam komunikasi, yaitu komunikasi interal dan komunikasi eksternal.
Komunikasi internal adalah komunikasi yang dilakukan atau terjadi didalam suatu perusahaan itu.
Contohnya : komunikasi yang terjadi antara pimpinan dengan sekretaris, Pimpinan dengan pegawai kantor, komunikasi antara pegawai kantor dan komunikasi antara sekretaris dengan teknisi kantor, dll.
Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi diluar perusahaan itu sendiri.
Contohnya : komunikasi antara pimpinan dengan klien, komunikasi anatar perwakilan peruahaan yang satu dengan yang lain, komunikasi antara pihak perusahaan dengan masyarakat sekitar, dll.
Komunikasi sangat penting bagi sekretaris karena seketaris merupakan perwakilan dari suatu perusahaan, maka dari itu sekiretaris harus memiliki keterampilan yang baik dalam berkomunikasi. Hal ini berhubungan dengan kemampuan berbahasa, sikap dan keterampilan menggunakan media pendukung.
Dibawah ini berbagai cara yang efektif bagi sekrtaris dalam berkomunikasi, anatara lain :
1. Memiliki bahan pembicaraan yang logis
Ketika kita ingin berkomunikasi dengan orang lain kita harus mempertimbangkan bahan pembicraan kita. Kita harus membahas topic yang jelas dan berdasarkan fakta. Kita sebagai sekretaris dalam berkomunikasi dengan lawan bicara harus memperlihatkan etika kita. Jadi akan lebih baik jika kita menghindari gossip da hal-hal yang menyebabkan fitnah.
2. Menggunakan bahasa yang jela dan simple
Dalam berkomunikasi dengan orang lain sebaiknya kita menggunakan bahas yang sederhana dan jelas sehingga orang lain bisa paham tentang informasi yang kita sampaikan. Apabila kita menggunakan bahasa yang terlalu bertele-tele maka komunikasi tersebut tidak akan efektif.
3. Menggunakan Media
Diera globalisasi ini banyak orang yang memanfaatkan kecanggihan teknologi pada saat ini. Dan ini erta kaitannya dengan sekretaris, pada saat berkomunikai agar lebih efektif perlu penggunaan alat-alat pendukung supaya komunikasi tersebut dapat berjalan dengan lancar.
Media yang biasa digunakan contohnya, telephone, HT, Handphone, Fakimile, telegram, dll. Akan tetapi diera globaliasi ini banyak perkembangan dibidang komunikasi seperti perkembangan Media Sosial yang mempermudahkan dalam berkomunikasi jarak jauh. Misalnya Facebook, Tweeter, Skype, BBM, WA, dll. Dengan adanya media social kita bisa melakukan komunikasi jarak jauh.
Contohnya kita memiliki klien dari luar negeri dan kita perlu berkomunikasi dengan klien kita untuk membicarakan kontrak kerjasama, dengan menggunakan Media social kita tidak perlu bertemu secara langsung yang dapat memakan waktu.
Keuntungan sekretaris yang memiliki komunikasi yang baik
1. Memungkinkan mempererat hubungan dengan klien atau orang lain
Dengan memiliki keterampilan komunikasi yang baik kita bisa membina hubungan yang baik pula dengan orang lain karena semuannya memerlukan komunikasi dalam menyampaikan informasi atau bertukar informasi.
Contohnya apabila kita sebagai sekretaris tidak memiliki keterampilan yang bagus dalam berkomunikasi dengan klien, maka dapat mengakibatkan klien tidak yakin dengan perusahaan kita dan akan memberikan penilaian buruk kepada perusahaan kita.
2. Mempermudah Dalam melaksanakan tugas
Jika kita memiliki keterampilan komunikasi yang baik maka kita akan memiliki relasi yang banyak, dengan adanya relasi yang banyak kita bisa membangun kerjasama yang baik maka tugas kita bisa terselesaikan dengan mudah. Apabila kita mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugas kita bisa meminta bantuan kepada teman / relasi kita.
3. Memungkinkan bertukar informasi
Tujuan utama dalam berkomunikasi adalah memperoleh informasi yang lebih dari berbagai orang. Jika kita bisa memberikan informasi kepada orang lain maka kita bisa memperoleh informasi dengan mudah dari orang lain.
Dari uraian diatas kita bisa menyimpulkan bahwa komunikasi adalah factor terpenting dalam menjalin hubungan dengan orang lain. Kita sebagai sekretaris harus memiliki keterampilan yang baik dalam berkomunikasi dengan orang lain.
Hal yang terpenting dalam komunikasi adalah mendengar dan mengerti apa yang dikatakan serta memberikan respon yang baik.