Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record).
Buku agenda adalah suatu buku yang digunakan untuk mengagendakan surat masuk maupun surat keluar dalam suatu perusahaan. Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.
Fungsi dari buku agenda :
- Sebagai alat bukti keluar masuknya surat
- Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu.
- Untuk mengetahui penomoran surat keluar.
- Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat.
Bagan Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
Langkah - Langkah Pengurusan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda
Surat-menyurat dalam suatu perusahaan adalah sebuah hal yang umum terjadi. Untuk menjaga agar kegiatan surat menyurat tersebut bisa dapat terkontrol dengan jelas, maka kegiatan surat menyurat juga masuk dalam administrasi yang memerlukan prosedur tersendiri.
Salah satu cara dalam mengelola atau mengurus surat masuk dapat dilakukan dengan sistem buku agenda. Dalam pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda, ada langkah-langkah tersendiri yang bisa dijadikan patokan. Langkah-langkah pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda adalah sebagai berikut :
1. Penerimaan Surat
Surat masuk dapat diterima melalui :
- Kurir, dengan menggunakan buku ekspedisi atau lembar pengantar
- Kurir kantor pos
- Diambil langsung oleh kurir perusahaan bagi yang memiliki alamat kotak pos/ PO BOX di kantor pos
Tugas penerima surat adalah :
- Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
- Meneliti ketepatan alamat si pengirim
- Menandatangani bukti pengiriman surat
- Mengantar pada unit penyortir surat (jika dalam organisasi bagian penerima dan penyortir surat pemisah)
Simak juga: Cara Mengisi Lembar Disposisi
2. Penyortiran Surat
Penyortiran surat yaitu kegiatan memisah-misahkan surat sesuai dengan jenisnya yang digunakan untuk pengolahan lebih lanjut.
Adapun tahap-tahap penyortiran surat adalah sebagai berikut :
a. Tahap pertama
Dipisahkan antara surat dinas dan surat pribadi.
b. Tahap kedua
Surat dinas dipilah antara surat rahasia dan surat tidak rahasia
c. Tahap ketiga
Surat tidak rahasia dibuka dan dipisahkan antara surat biasa dan surat penting. Surat biasa diperiksa kelengkapannya, seperti lampiran (jika ada), surat kemudian distempel penerimaan, ditulis tanggal dan nomor urut setiap bulannya.
Tujuan dari penyortiran surat ini adalah :
- Untuk mengetahui banyaknya surat masuk
- Untuk mengetahui prioritas penanganannya
- Untuk mempermudah pengawasan
3. Pencatatan Surat/ Agendaris
Kegiatan pencatatatan surat atau agendaris meliputi:
3.a. Menerima semua surat dari penerima surat
3.b. Membuka sampul surat
3.c. Membubuhkan cap agenda
Sebelum surat dicatat dalam buku agenda, maka terlebih dahulu dibubuhkan stempel agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama surat.
Stempel agenda bagian arsip dapat berupa:
3.d. Memeriksa kelengkapan surat
Untuk memeriksa kelengkapan surat, dapat digunakan buku agenda yang berisi keterangan-keterangan berikut ini. Keterangan memuat informasi surat tentang lampiran.
Daftar Lampiran Surat yang Hilang
Daftar Lampiran Yang Dikirim Dengan Pos Sendiri
Daftar Lampiran Surat Berharga
e. Membaca surat, menggaris bawahi isi surat dan membuat catatan penting/ memberi tanda yang membantu pembaca surat
f. Mencacat surat dalam buku agenda
Buku Agenda Surat Masuk
Buku Agenda Tunggal
g. Menyampaikan surat yang disertai lembar disposisi kepada pengarah surat
Lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh pencatat/ agendaris yang dipergunakan untuk membubuhkan disposisi pimpinan.
4. Pengarahan Surat
Setelah menerima surat beserta lembar disposisi dari pencatat surat, surat diteliti kebenarannya, selanjutnya surat diserahkan kepada petugas tata usaha unit pengolah (pengolah surat) yang disertai lembar disposisi yang telah diberi keterangan kepada siapa dan tindak lanjut sesuai dengan kepentingan isis surat. Dari tata usaha unit pengolah, pengarah menerima tanda terima melalui buku ekspedisi intern.
5. Unit Pengolah
- Tata usaha unit pengolah setelah menerima dan meneliti surat dan melihat kebenaran disposisi, memberi paraf pada buku ekspedisi intern untuk tanda bukti bahwa surat sudah diterima.
- Pimpinan unit pengolah menerima surat dan lembar disposisi, kemudian memberikan disposisi kepada pelaksana pengolah surat untuk ditindaklanjuti.
6. Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat merupakan kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.