Seperti yang kita tau bahwa seorang sekretaris memiliki banyak tugas salah seperti, membuat surat, menyiapkan rapat, menyusun agenda kegiatan pimpinan, meyusun jadwal perjalanan dinas pimpinan, mengurus arsip, mencari informasi yang dibutuhkan, menangani klien, dan yang tidak kalah penting adalah menangani telepon.
Menangani telepon berhubungan dengan penanganan pelanggan, karena sering pelanggan / klien yang menghubungi perusahaan kita melalui telepon untuk medapatkan informasi atau membuat kontrak kerjasama.
Maka dari itu kita harus memperlihatkan nama baik perusahaan kita. Kita haru menangani klien dengan baik, buat klien merasa puas terhadap pelayanan kita.
Bagi sekretaris sangat penting untuk mengetahui bagai mana cara yang tepat dalam menangani klien khususnya melalui telepon.
Dibawah ini berbagai persiapan yang harus sekretaris lakukan sebelum membuat pangggilan telepon. antara lain,
Persiapan bahan-bahan
Bahan-bahan yang harus dipersiapkan adalah alat-alat yang mendukung proses komunikasi melalui telepon.
a. Pesawat teleponb. Kalendar
c. Jam
d. Alat tulis
e. Lembar pesan telepon
f. Block note
Persiapan Nomor telepon
Nomor telepon sangat penting ketika kita akan melakukan panggilan telepon, maka dari itu kita harus mempersiapkan nomor telepon terlebih dahulu, pastika bahwa nomor telepon yang akan kita tuju itu sudah benar.
Dalam mempersiapkan nomor telepon kita bisa melelui
1. Yellow Book2. Buku telepon
3. Kartu nama
4. Daftar nomor di Handphone
5. 108, dll
Pelaksanaan dalam membuat panggilan telepon
1. Buatlah konsep bertelepon kedalam block note, tulis apa yang akan disampaikan saat bertelepon hl ini memudahkan kita dalam menyampaikan informasi kepada orang lain.
2. Angkat gagang telepon menggunakan tangan kiri, karena nantinya kita akan menggunakan tangan kanan kita untuk menulis pada saat kegiatan bertelepon berlangsung. Tekan nomor telepon yang akaaan dituju dengan benar, tunggu ampai telepon tersambungkan.
3. Ketika telepon tersambung dan mendapat respon dari pihak lain, mulailah memperkenalkan identitas perusahaan, nama pribadi dan jabatan. Karena hal tersebut sangat penting supaya tidak terjadi salah paham.
Contohnya Kita adalah pihak ke-2Pihak 1 : PT Mansyur Permai, selamat pagi ada yang bisa kami bantu?
Pihak 2 : Selamat pagi, dengan saya Reni sekretaris PT Indo Mulyasan.
Pihak 1 : Ada yang bisa kami bantu, ibu?
Simak juga: Meeting Planning (Mempersiapkan rapat)
4. Sampaikan maksud dan tujuan
Setelah memperkenalkan diri, sampaikan tujuan kita ketika bertelepon. Diharapkan informasi yang diampaikan jelas, singkat dan komunikatif supaya mudah dipahami.Apabila ada hal penting kita bisa mencatat dilembar block note.
Contohnya
Pihak 1 : Ada yang bisa kami bantu, bu?
Pihak 2 : Saya ingin berbicara dengan Bapak Iskandar Direktur Utama PT Mansyur
Permai, apakah bapak iskandar ada ditempat?
Pihak 1 : Mohon maaf, apakah sudah membuat janji sebelumnya?
Pihak 2 : Belum, kami hanya ingin mengkonfrmasi ulang kedatangan Bapak Iskandar
pada acara pameran mesin kantor terbaru minggu depan.
Pihak 1 : Baiklah ibu, saya akan sambungkan ke nomor bapak iskandar diruangannya,
silahkan tunggu sebentar.
Pihak 2 : Baiklah
Pihak 1 : permisi masih dengan ibu Reni ?
Pihak 2 : iya dengan saya sendiri.
Pihak 1 : Mohon maaf ibu bapak Iskandar sedang bertemu dengan klien nya dan tidak
bisa diganggu. Dan bapak Iskandar berpesan nanti akan menghubungi kembali pukul 15.00 WIB.
Pihak 2 : Baiklah tidak masalah, kami akan menunggu konfirmasi dari Bapak Iskandar
- Pesan yang harus dicatat pada Block note adalah Bapak Iskandar menghubungi kembali pukul 15.00 WIB.
5. Mengakhiri Percakapan
Setlah kita menyampaikan maksud dan tujuan kita dengan jelas, kita bisa mengakhiri percakapan tersebut. Jangan lupa saat mengakhiri percakapan kita harus tetap sopan dan ramah. Ucapkan terimakasih dan salam.
Jika kita yang menghubungi pihak lain terlebih dahulu maka setelah mengucapkan terimakasih dan salam kita bisa menutup telepon terlebih dahulu, tetapi sebaliknya jika kita yang menerima telepon kita harus menunggu telepon tersebut ditutup terlebih dahulu baru kita bisa menutup telepon.
Contohnya
Pihak 1 : Baiklah ibu, mungkin ada hal lain yang ingin disampaikan ?
Pihak 2 : Saya kira cukup, kami menunggu informasi dari Bapak Iskandar. Terimakasih
dan Selamat Pagi.
Pihak 1 : Terimakasih, Selamat Pagi.
6. Letakan gagng telepon pada tempatnya dengan hati-hati
Ketika meletakan gagang telepon kita harus menggunakan etika, letakan gagang telepon dengan hati-hati sehingga tidak menimbulkan suara.
percakapan untuk memperjelas ulasan diatas, simaklah percakapan bertelepon dibawah ini.
Contoh Percakapan telepon :
Anda seorang sekretaris PT Mulia Bakti, Jl. Iskandar Muda 7 Surakarta, pimpinan anda Bapak Tandrea, SE. Anda diminta mengubungi Bapak Mahendra, SE Direktur PT Moderen Teknologi, Jl. Bukit Tinggi 12 Bali untuk mengkonfirmasi ulang Kedatangan Manager anda pada pameran Teknologi Internasional tanggal 22 Oktober 2016,pimpinan anda tiba pukul 10.00 WIB dengan pesawat GIA 667. Sampaikan juga bahwa pimpinan anda meminta dijemput dibandara.
Cs : PT Moderen Teknologi, Selamat pagi. Ada yang bisa kami bantu ?
Rosa : Selamat pagi, saya Rosa sekrataris PT Mulia Bakti. Saya ingin berbicara dengan Bapak Mahendra, apakah bisa disambungkan?
Cs : Mohon maaf, apakah sudah membuat janji sebelumnya?
Rosa : Belum, apakah disambungkan dengan Bapak Mahendra?
Cs : Baiklah saya akan sambugkan kepada bapak Mahendra diruangannya, silahkan tunggu sebentar.
Rosa : Baiklah, terimakasih.
Cs : Permisi, masih dengan ibu Rosa?
Rosa : Iya, dengan saya sendiri.
Cs : Mohon maaf ibu Bapak Mahendra sedang bertemu dengan klien, apakah ada pesan yang ingin disampaikan?
Rosa : Baiklah, tolong sampaikan kepada Bapak Mahendra, bahwa saya atas nama Bapak Iskandar Manager PT Mulia Bakti ingin mengkonfirnasi kedatangan kami diacara pameran Teknologi Internsional pada tanggal 22 Oktober 2016 yitu pimpinan kami bersedia mengadiri undangn tersebut.
Cs : Baiklah bu, akan saya sampaikan kepada Bapak Mahendra.Apakah ada hal lain yang ingin disampaikan?
Rosa : Iya, saya ingin menginformasikan bahwa pimpinan kami akan tiba di Bali pukul 10.00 WIB dengan pesawat GIA 667, kami meminta agar diatur penjemputannya dibandara.
Cs : Baiklah ibu, akan saya sampaikan pesan kepada Bapak Mahendra bahwa Bapak Iskandara bersedia hadir pada acara pameran Teknologi Internasional pada tanggal 22 Oktober 2015, dengan pesawat GIA 667 tiba pukul 10.00 WIB dan meminta untuk dijemput di bandara.
Rosa : iya, terimakasih.
Cs : Adakah nomor telepon yang bisa kami hubungi lebih lanjut, bu?
Rosa : Anda bisa menghubungi kami pada nmor 0271- 667-778-889.
Cs : Baiklah akan saya ulang sekali lagi. Kami bisa menghubungi PT Mulia Bakti pada nomor 0271- 667-778-889 apakah sudah benar ?
Rosa : Sudah, Baiklah saya kira cukup. Terimakasih dan selamat pagi.
Cs : Selamat pagi.
