Surat merupakan alat komunikasi secara tertulis, diera globalisasi ini keberadaan surat masih sering ditemui karena banyak organisasi, intansi pemerintah dan perusahaan swasta menggunakan surat untuk berkomunikasi.
Meskipun diera globalisasi ini banyak perkembangan media social yang sedang menjamur dimana-mana, akantetapi surat masih sering digunakan. Karena dalmberkomunikasi menggunakan surat akan terlihat lebih formal dan menghargai.
Dalam berkomunikasi melalui surat banyak organisasi menggunakan format yang berbeda-beda dalam penyampaian informasi, hal itu digunakan sebagai ciri khas suatu organisasi/perusahaan. Surat dari satu instansi dengan instansi yang lainnya berbeda.
Fungsi Surat
1. Sebagai media komunikasi tertulis
Dalam berkomunikasi dapat terjadi secara langsung dan tidak langsung. Komunikasi secara langsung tidak menggunakan media, hanya langsung bertemu bertatap muka dan menyampaikan informasi, akan tetapi komunikasi secara tidak langsung kita menggunakan media untuk menyampaikan informasi seperti penggunaan telephone, telegram, facsimile dan surat. Dengan menggunakan surat kita bisa berkomunikasi tanpa harus bertemu dan bertatap muka, karena informasi yang ingin kita sampaikan sudah tertulis didalam surat.
2. Sarana pemberitahuan
Kita bisa menyampaikan suatu informasi kepada orang lain dengan menggunakan surat, karena dengan surat penyampaian / pemberitahuan informai akan lebih jelas. Karena dengan informasi yang tertulis kita bisa membacanya kembali dan memahami informai tersebut apabila belum jelas terhadap informasi yang disampaikan.
3. Permintaan
Dalam dunia bisnis tak jarang surat digunakan sebagai sarana pemintaan informasi atau suatu hal. Contohnya surat niaga, didalamnya terdapat permintaan informasi mengenai produk atau jasa suatu perusahaan.
4. Alat bukti tertulis
Surat juga bisa dijadikan sebagai alat bukti tertulis dalam suatu perjanjian, misalnya surat penandatangan kontrak kerja, didalamnya tertulis mengenai aturan-aturan dalam melakukan kerjasama dan ketentuan-ketentuan yang harus diperhatikan apabila salah satu pihak melanggar dari ketentuan maka bisa terkena sanksi berdasarkan alat perjanjian tertulis yaitu surat penandatangan kontrak kerja.
5. Alat pengingat
Surat bisa dijadikan alat pengingat seseorang terhadap suatu informasi, misalnya kita mendapat surat mengenai undangan rapat, didalam undangan terdapat informsasi mengenai waktu, tempat, materi, dll dalam rapat. Terkadang kta lupa terhadapt informasi tersebut maka kita bisa membaca kembali surat tersebut dan kita akan ingat mengenai
informasi diadakannya rapat.Jenis-jenis Surat
Berdsarkan dari segi bentuk, bahasa dan isi surat dibedakan menjadi tiga yaitu, surat pribadi, surat niaga dan surat resmi.
1. Surat Pribadi
Surat yang dibuat dan ditujukan untuk orang yang bersifat tidak formal, seperti surat menyurat antar keluarga, teman dan saudara.
Ciri-ciri :
a. Tidak memiliki KOP surat
b. Tidak menggunkan nomor surat
c. Format surat bebas tidak pakem
d. Penggunaan baha bebas, seperti bahasa sehari-hari
e. Salam pembuka dan penutup bermacam-macam tidak formal
2. Surat Niaga
Surat yang dibuat oleh suatu perusahaan dan ditujukan oleh perusahaan lain dalam menjalin kerjasama, maka diperlukan bahasa yang baik.Contohnya surat penawaran, pesanan, dan penagihan.
Surat niaga dibagi menjadi dua yaitu :
a. Surat Dinas
b. Surat lamaran kerja
Simak juga: Menangani Perjalanan Dinas Pimpinan
3. Surat Resmi
Surat yang digunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi.Contohnya surat undangan, surat edaran, surat pemberitahuan dll.
Ciri-ciri :
a. Terdapat KOP dari suatu organisasi, bila ada.
b. Menggunakan bahasa resmi.
c. Format surat resmi.
d. Terdapat stempel dan tandatangan resmi dari organisasi.
e. Terdapat salam pembuka dan penutup yang lazim.
f. Terdapat nomor, lampiran dan hal surat.
Dibawah ini beberapa contoh bentuk-bentuk surat yang sering diguakan disuatu organisasi, instansi pemerintahan atau perusahaan
(Block style)
PT KENCANA UNGU
Jl.Tiga Negeri No.132 Laweyan Solo 57148
Telp. 0271-714933 Faksimile 0271-729861
e-mail : dawisha@yahoo.com
Nomor : 012/CAP/PW/V-16 17 Mei 2016
Lampiran : -
Hal : Penawaran Batik
PT Rosalina Jaya
Jalan Kaliurang No.13 Km.3
Yogyakarta
Dengan Hormat,
Terimakasih atas surat permintaan daftar harga yang perusahaan Saudara kirimkan pada tanggal 14 Mei 2016. Tentu saja, kami merasa senang apabila dapat bekerjasama dengan perusahaan Saudara.
Untuk memenuhi permintaan Saudara maka kami melampirkan juga catalog kami yang terbaru. Di dalamnya, kami juga menjelaskan rincian penawaran mengenai potongan harga khusus dari kami untuk perusahaan Saudara.
Kami menunggu pesanan pertama Saudara. Kalau masih ada yang belum jelas mengenai produk kami, Saudara dapat menanyakan kami melalui nomor telephone atau facsimile yng tercantum pada kop surat.
Terimakasih atas kerjasamanya, semoga dapat terjalin dengan baik.
PT Kencana Ungu
Marisa Wirna, SE
Direktur Pemasaran
-------
(Semi block style)
PT ROSALINA JAYA
JlAN Kaliurang No.13 Km.3 Yogyakarta
Telp. (0274) 778677 Faksimile (0274) 778976
Website : http : // www.wilwatiktapt_bahana45.co.id
Nomor : 546/WB/PS/V-16 20 Mei 2016
Lampiran : -
Hal : Pesanan Batik
PT Kencana Ungu
Jl.Tiga Negeri No.132 Laweyan
Solo
Dengan Hormat,
Surat Saudara tanggal 17 Mei 2016 tentang penawaran batik telah kami terima denga baik. Setelah membaca catalog tentang produk batik tersebut kami sangat tertarik dan bermaksud untuk memesan beberapa produk batik dari perusahaan Saudara, antara lain sebagai berikut :
No Diskripsi Jumlah Harga Satuan Keterangan
1. Hem Batik Katun Seno Sofie 12 Rp. 250.000,00,- Motif garis tunggal
2. Kemeja Batik Jalan Rimba 5 Rp. 300.000,00,- Motif Daun
3. Kemeja Batik tulis 10 Rp. 500.000,00,- Batik Stilasi
Total Rp. 9.500.000,00,-
Kami harap pesanan tersebut dapat kami terima sebelum tanggal 30 Mei 2016, pembayaran akan kami lakukan setelah barang tersebut kami terima dengan baik dan kami harap Saudara memberikan potongan harga sesuai dengan penawaran Saudara.
Terimakasih atas kerjasamanya, semoga dapat terjalian dengan baik
PT Rosalina Jaya
Naendra Jostafa, SE
Direktur
-------
(Indented style)
PT KENCANA UNGU
Jl.Tiga Negeri No.132 Laweyan Solo 57148
Telp. 0271-714933 Faksimile 0271-729861
e-mail : dawisha@yahoo.com
Nomor : 013/CAP/PW/V-16 25 Mei 2016
Lampiran : -
Hal : Pengiriman Barang
PT Rosalina Jaya
Jalan Kaliurang No.13 Km.3
Yogyakarta
Dengan Hormat,
Sehubungan denga surat Saudara tanggal 20 Mei 2016, kami ingin memberitahukan bahwa barang pesanan Suadara sudah kami kirim pada tanggal 24 Mei 2016.
Untuk itu kami memohon agar saudara dapat segera melunasi pembayaran tersebut sesuai jumlah yang tertera yaitu sebesar : Sembilan juta lima ratus ribu rupiah dalam jangka 5 hari setelah barang diterima.
Terimakasih atas kerjasmanya, semoga dapat terjalin dengan baik.
PT Kencana Ungu
Marisa Wirna, SE
Direktur Pemasaran
-------
(Official style)
PT ROSALINA JAYA
JlAN Kaliurang No.13 Km.3 Yogyakarta
Telp. (0274) 778677 Faksimile (0274) 778976
Website : http : // www.wilwatiktapt_bahana45.co.id
Nomor : 547/WB/KP/V-16 28 Mei 2016
Lampiran : -
Hal : Komplain
PT Kencana Ungu
Jl.Tiga Negeri No.132 Laweyan
S O L O
Surat Saudara tanggal 25 Mei 2016 tentang penagihan pembayaran sudah kami terima degan baik, dan kami akan segera melunasi pembayaran tersebut.
Akan tetapi kami ingin menginformasikan kepada Saudara bahwa terdapat kerusakan pada produk batik yang kami terima antara lain sebagai berikut :
No. Diskripsi Jumlah Keterangan1. Hem Batik Katun Seno Sofie 12 Terdapat Motif Batik dobel garis
2. Kemeja Batik Jalan Rimba 5 Tidak ada gambar batik / polos
3. Kemeja Batik Tulis 10 Tertukar Batik Kombinasi MM
Padahal kami telah mengajukan komplain , namun sampai sekarang barang belum kami terima.
Terkait masalah tersebut kami meminta agar perusahaan Saudara segera menyelesaikan hal tersebut, kami harap produk batik yang rusak tersebut dapat diganti dengan produk batik yang bagus.
Atas kerjasama dan pengertian Saudara kami ucapkan terima kasih.
PT Rosalina Jaya
Naendra Jostafa, SE
Direktur
-------
(Block style)
PT KENCANA UNGU
Jl.Tiga Negeri No.132 Laweyan Solo 57148
Telp. 0271-714933 Faksimile 0271-729861
e-mail : dawisha@yahoo.com
3 Juni 2016
Nomor : 015/CAP/PW/V-16
Lampiran : -
Hal : Balasan surat komplain
PT Rosalina Jaya
Jalan Kaliurang No.13 Km.3
Yogyakarta
Dengan Hormat,
Surat Saudara tanggal 28 Mei 2016 tentang keluhan kerusakan barang telah kami terima
Dengan baik. Kami juga dapat memahami keluhan yang Saudara sampaikan.
Terkait dengan maslah tersebut kami meminta maaf dan akan segera mengganti kerusakan tersebut, yaitu berupa :
No. Diskripsi Jumlah Keterangan
1. Hem Batik Katun Seno Sofie 12 Terdapat Motif Batik dobel garis
2. Kemeja Batik Jalan Rimba 5 Tidak ada gambar batik / polos
3. Kemeja Batik Tulis 10 Tertukar Batik Kombinasi MM
Dengan segala biaya ditanggung oleh pihak kami. Semoga kesalahan seperti ini tidak terjadi lagi.
Terimakasih atas kerjasama dan pengertian Saudara yang telah terjalin selama ini.
PT Cipta Asri Putra
Marisa Wirna, SE
Direktur Pemasaran
