Sekretaris adalah seseorang yang bekerja dikantor yang melakukan tugas-tugas rutin yang bersifat administrative dan membantu atau meringankan tugas pimpinan dikantor.
Seperti yang kita tau bahwa seorang sekretaris memiliki banyak tugas dikantor baik yang bersifat internal ataupun external.
Tugas Internal adalah tugas sekretaris yang dikerjakan di ruang lingkup peruahaan / dalam peruahaan. Sedangkan Tugas External adalah tugas sekretaris yang harus dikerjakan diluar perusahaan biasanya sekretaris berperan sebagai “representative company” atau “Brand Image of Company” dan ini sangat penting bagi seorang sekretaris harus menampilkan dan menjaga nama baik peruahaan.
Contoh tugas Internal
Dalam hal ini sekretaris berperan mengelola kegiatan yang bersifat administrative seperti :
a. Membuat suratb. Menangani (handle) telephone
c. Meeting Planning
d. Menangani Arsip
e. Menyusun Agenda Kegiatan Pimpinan
f. Menyusun Jadwal Perjalanan Dinas Pimpinan
g. Menangani Kas Kecil (Patty Cash)
h. Mencari informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan
Contoh tugas External
Tugas-tugas ini berfungsi untuk memberikan pelayanan prima bagi customer, calon customer dan collega.
a. Sekretaris sebagai Public Relation (Humas)
Bertugas sebagai perantara atau speaker antara perusahaan dengan pelanggan, perusahaan degan masyarakat sekitar atau perusahaan dengan calon pelanggan baru.
Dalam hal ini sekretaris harus memiliki keterampilan yang dapat menunjang keberhasilan sekretaris dalam melayani pelanggan, antara lain :
- Keterampilan berkomunikasi
Seperti yang kita tau bahwa kita sebagai makhluk social kita memerlukan interaksi dengan orang lain dengan cara berkomunikasi.Maka dalam kasus ini kita harus pandai berbicara untuk menarik dan meyakinkan para pelanggan / customer kita.
- Kemampuan dalam menguasai bahasa asing (Foreign language)
Foreign language sangat penting bagi kita seorang sekretaris, karena terkadang perusahaan kita memiliki client yang berasal dari luar negeri tidak hanya berasal dari dalam negeri, maka untuk mengantisipasi hal tersebut kita bisa menggunakan bahasa asing untuk berkomunikasi dengan client kita tersebut misalnya bahasa Inggris karena bahasa inggris merupakan merupakan bahasa internasional yang sudah digunakan ¾ Negara didunia ini.
Kita bisa bayangkan apabila seorang ssekretaris sebagai perwakilan perusahaan tidak menguasai bahasa asing atau bahasa Inggris maka komunikasi dengan client tidak dapat berjalan lancar, sehingga dalam menjalin kerjasama dapat mengakibatkan pembatalan kontrak sepihak.
- Memiliki etika dan perilaku yang baik
Kita sebagai seorang sekretaris harus menampilkan nama baik perusahaan, maka dalam hal ini peran etika dan perilaku sangat dibutuhkan.
Perbedaan antara etika (attitude) dengan perlaku (behavior) adalah :
Etika (attitude) : kita tidk bias melihat ecara langsung dan secara fisik. Tetapi kita bias merasakannya. Contohnya : kejujuran, tanggung jawab, suka menolong dan ramah.
Perilaku (Behavior) : Kita bia melihat secara fisik dari orang tersebut. Contohnya : Kesopanan, cara berjalan, cara berkomunikasi, body language
Kita bisa bandingkan, seorang sekretaris yang memiliki good performance tetapi tidak memiliki good attitude dengan seorang sekretaris yang memiliki good attitude dalam melayani tamu. Maka kita dapat simpulkan bahwa seorang sekretaris yang memiliki good attitude akan mendapatkan nilai plus dari tamunya dan tamunya akan lebih puas dengan pelayanannya.
Simak juga: Mengenal Mesin Stensil dan Cara Pengoperasian Mesin Stensil
b. Seorang sekretaris sebagai Resepsionis
Seperti yang kita tau bahwa resepsionis bertugas di belakang meja didepan kantor untuk memberikan pelayanan dan informasi bagi tamu yang datang keperusahaan.
- Ramah dan Sopan
Ketika tamu datang keperusahaan kita, kita harus tersenyum dan menyambut tamu degan ramah. Buat tamu merasa nyaman dengan sambutan kita. Setelah itu tanyakan apa keperluannya dan lakukan apa yang diminta oleh tamu dengan sopan. Buat tamu puas dengan pelayanan kita karena dengan ini perusahaan kita bisa memperoleh good image.
- Kemampuan menguasai teknologi
Seperti yang kita tau bahwa, di era globalisasi banyak perkembangan diberbagai bidang. Misalnya dibidang teknologi yaitu computer. Computer selalu berkembang dari versi tradisional hingga versi yang sangat modern, dan kita sebagai reespionis juga harus mengikuti perkembangan tersebut.Untuk mempermudah kita daam mengerjakan tugas.
- Penampilan yang menarik dan ditunjang dengan kepribadian yang baik
Kita sebagai resepsionis juga harus menampilkan citra baik perusahaan kita maka tunjukkan sikap baik kita dalam melayani tamu.
Menjadi seorang sekretaris harus professional, dengan cara menyelesaikan tugas secara on time (tepat waktu). Itu hal yang sangat sulit bagi seorang sekretaris Karena sekretaris memiliki banyak tugas yang perlu diselesaikan dan tak jarang juga tugas tersebut dating secara bersamaan. Maka perlu dilakukannya managemen waktu.
Dibawah ini merupakan langkah-langkah bagi seorang sekretaris untuk memanagemen waktu :
1. Tentukan jadwal aktivitas atau tugas
Jadwal merupakan list / daftar kegiatan atau tugas yang harus kita selesaikan.Maka tidak jarang ada beberapa aktivitas yang sama, baik waktu ataupun harinya.
2. Buat skala prioritas
Skala prioritas juga merupakan daftar aktivitas atau tugas yang haru diselesaikan dalam waktu tertentu, akan tetapi kita sebagai seorang sekretaris harus menyeleksi tugas-tugas tersebut.
Mana satu tugas yang paling penting dan harus dikerjakan terlebih dahulu. Dengan membuat skala prioritas kita bisa menyelesaikan tugas secara berurutan.
3. Tentukan target
Target adalah sesuatu yang haru kita capai dalam melakukan aktivitas. Maka jika kita menentukan target hal ini dapat dijadikan sebagai motivasi untuk keberhasilan tugas kita.
Manfaat dengan managemen waktu yang baik bagi seorang sekretaris
1. Tugas penting tidak dapat terlewatkan
Hal ini dikarenakan kita membuat skala prioritas yang tentunya semua tugas sudah terdaftar secara urut menurut tingkat kepentingannya. Jadi kita hanya melakanakan tugas sesuai urutan.
2. Meningkatkan produktivitas kerja
Dengan adanya managemen waktu yang baik maka kita bisa menyelesaikan tugas secara on time (tepat waktu) maka kita akan memiliki waktu senggang untuk melakukan kegiatan yang lain.
3. Meningkatkan kedisiplinan dan tanggung jawab
Jika kita terbiasa dengan segala sesuatu yang teratur maka kedepannya kita tidak akan melakukan suatu kegiatan diluar jadwal. Maka dalam hal ini kita memiliki tanggung jawab yang besar terhadap tuggas-tugas kita.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sekretaris sebagai duta dari perusahaan harus professional yang bertujuan menciptakan serta menjaga nama baik perusahaan.
Memberikan pelayanan prima terhadap pelanggan dengan memperhatikan kode etik sekretaris.Untuk menjadi sekretaris yang professional maka diperlukan managemen waktu yang baik sehingga dalam menyelesaikan tugas dapat tepat waktu.
