Pengertian Surat Niaga
Surat menjadi suatu hal yang berperan penting dalam proses komunikasi kantor, baik secara intern mau pun ekstern. Sejak masa ketika teknologi modern belum banyak digunakan, hingga kini ketika berbagai kegiatan kantor telah dijalankan dengan tekonologi modern, surat tetap saja memegang peranan yang penting. Karenanya, memahami pengertian, jenis – jenis serta tata cara penulisan surat juga adalah hal yang penting.
Surat secara umum dapat digunakan oleh siapa pun secara luas. Jika dilihat dari penggunaannya secara khusus, surat dapat dibagi dalam beberapa kategori, yang salah satunya adalah surat niaga.
Surat niaga merupakan surat yang umumnya digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk menyampaikan berita atau informasi terkait perniagaan. Bidang perniagaan pun memanfaatkan surat untuk menyampaikan berbagai berita, karena berita yang dituangkan dalam surat dirasa akan lebih efektif dan tepat sasaran, sebab dalam surat mampu memuat data – data yang penting dan akurat.
Jenis – jenis Surat Niaga
Dalam surat niaga, ada beberapa bentuk atau jenis surat niaga yang sering digunakan. Pembagian jenis surat niaga ini didasarkan pada konten atau isi serta tujuan dari penulisan surat niaga tersebut.
Jenis – jenis surat niaga dapat dibagi dalam 10 jenis, yakni, surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat konfirmasi pesanan, surat penolakan pesanan, surat pengiriman pesanan, surat pengaduan, surat pengiriman pembayaran serta surat penagihan.
Agar lebih jelas, berikut adalah pengertian dari masing – masing jenis surat niaga tersebut :
1. Surat perkenalan
Surat perkenalan berisi tentang informasi terkait perkenalan hasil produksi suatu perusahaan yang disertai dengan keterangan lengkap,yang dibuat dan dikirimkan oleh penjual dan ditujukan kepada calon pembeli
2. Surat permintaan penawaran
Surat permintaan penawaran dibuat oleh seorang calon pembeli yang dikirimkan kepada penjual, yang berisi tentang permintaan informasi mengenai harga, syarat jual beli, katalog dari suatu barang atau jasa tertentu sesuai yang dibutuhkannya.
Baca juga : Contoh Surat Permintaan Penawaran
3. Surat penawaran
Surat penawaran dibuat oleh pihak penjual untuk calon pembeli yang isinya tentang penawaran barang atau jasa.
Baca juga : Tata Cara Menulis Surat Penawaran
4. Surat pesanan
Surat pesanan yakni surat yang isinya memesan barang / jasa tertentu yang dibuat oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual. Biasanya pesanan ini dilakukan setelah menerima surat penawaran atau daftar harga.
5. Surat konfirmasi pesanan
Surat konfirmasi pesanan berisi aneka data yang diisi oleh penjual yang didasarkan pada surat pesanan atau telepon dari pemesan. Isi dari surat konfirmasi pesanan ini disesuaikan dengan pesanan yang terdiiri dari nama barang, jumlahnya, harga dan syarat jual beli serta informasi lain yang khusus diminta oleh calon pembeli.
6. Surat penolakan pesanan
Surat penolakan pesanan dibua ketika terjadi pemesanan barang / jasa yang tidak dapat dipenuhi oleh penjual karena adanya suatu masalah. Karenanya, pihak penjual harus sesegera mungkin mengirimkan surat penolakan pesanan, jangan sampai pemesan menunggu terlalu lama.
7. Surat pengiriman pesanan
Surat pengiriman pesanan dibuat ketika antara pihak pembeli dan penjual sudah ada kesepakatan dalam persyaratan jual beli. Surat pengiriman pesanan ini biasanya dibuat bersamaan dengan dilaksanakan pengiriman pesanan tersebut.
8. Surat pengaduan
Surat pengaduan berisikan suatu pemberitahuan untuk penjual yang dibuat oleh pembeli mengenai ketidaksesuaian barang yang diterimanya dengan barang yang dipesan. Dalam surat pengaduan ini disertai juga dengan tuntutan dan penyesalannya.
9. Surat pengirirman pembayaran
Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli untuk diberitahukan pada penjual bahwa barang kiriman telah diterima dan pembayaran barang tersebut telah dilakukan.
10. Surat penagihan
Surat penagian ini dibuat oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli yang isinya berupa peringatan agar pembeli segera membayar utangnya yang sudah lewat dari tanggal jatuh tempo atau karena tidak sesuai dengan perjanjian.
