Pengertian dan Cara Membuat Faktur atau Invoice
Setelah seorang penjual menerima
surat pesanan dari pembeli, maka si penjual harus segera memberikan kabar
kepada pembeli mengenai kesanggupan atau kesediaannya dalam memenuhi pesanan
tersebut.
Penjual juga tetap harus
memberikan konfirmasi terhadap pesanan tersebut, meskipun jika barang – barang
yang dipesan oleh si pembeli tidak tersedia atau mungkin hanya dapat dipenuhi
sebagian saja.
Dengan adanya konfirmasi yang cepat terhadap pesanan, maka pembeli atau calon pembeli bisa merasa puas karena pesanannya mendapatkan perhatian atau respon positif dari penjual.
Bagi seorang penjual, melaksanakan pesanan dengan baik, cepat dan teliti memang sudah menjadi kewajiban. Pelaksanaan pesanan yang tidak baik tentu dapat mengecewakan para pelanggan sehingga lain waktu mereka mungkin sudah tidak lagi mau melakukan pemesanan.
Dalam proses penjualan barang ini, salah satu bentuk surat atau hal yang penting adalah keberadaan faktur. Pengertian faktur adalah surat perhitungan mengenai barang – barang yang dijual. Faktur juga disebut sebagai invoice.
Pembuatan faktur atau invoice ini setidaknya dibuat rangkap 3 (tiga). Sebanyak 2 lembar faktur dikirimkan kepada pembeli ketika barang pesanan diserahkan, sedangkan 1 lembar lainnya disimpan oleh penjual sebagai arsip.
Pada faktur, dituliskan banyaknya barang yang dikirim, harga masing – masing barang, serta potongan harga jika ada. Dalam faktur ini, terdapat juga jumlah akhir dari perhitungan biaya atau harga yang dibayarkan oleh pembeli, jumlah perhitungan akhir inilah yang disebut sebagai harga faktur.
Artikel terkait: Belajar Proses Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar
Apabila barang pesanan dikirimkan dalam beberapa tahap, maka biasanya akan dibuatkan faktur sementara terlebih dahulu. Faktur sementara ini disebut juga sebagai pro forma invoice. Ketika seluruh barang – barang pesanan telah lengkap diterima, barulah dibuat faktur yang sesungguhnya.
Cara membuat faktur cukup mudah. Beberapa hal yang perlu dituliskan di dalam faktur meliputi :
1.
identitas penjual,
2.
identitas pembeli,
3.
nomor faktur,
4.
tanggal pemesanan,
5.
rincian barang dan harga satuan,
6.
harga faktur
7.
kolom tanda tangan untuk penerima barang pesanan
sesuai dalam faktur tersebut.
Agar lebih jelas, berikut adalah
contoh faktur atau contoh invoice :
CV PELITA ILMU
Jalan Merpati Putih 15, Komplek Ruko Soraya, Jakarta
Utara
Telp. 021 77777, email : marketing@pelitailmu.com
|
||||||
Faktur Nomor :
99/S/15
Pesanan tanggal : 22 Agustus 2015
Jakarta, 27 Agustus 2015
|
Toko Serba
Pintar
Jalan
Singosari Raya 77
Surakarta,
Jawa Tengah
|
|||||
Banyaknya
|
N a m a B a r a n g
|
Harga Satuan
|
Jumlah
|
|||
5 peti
|
Sabun
mandi herbal cap ratuku @ 50 batang x 50 gram
|
Rp 130.000
|
Rp 650.000
|
|||
5 peti
|
Sabun cuci
cap ratuku @ 30 x 800 gram
|
Rp 350.000
|
Rp 1.750.000
|
|||
Rp 2.400.000
|
||||||
Rabat 10 %
|
Rp 240.000
|
|||||
(Dua juta seratus enam puluh ribu rupiah)
S . E. & O
|
Rp
2.160.000
|
|||||
Yang Menerima,
………………………..
|
Hormat kami,
CV PELITA ILMU
Ilmawani
Direktur
|
|||||