Surat menyurat niaga memiliki peran yang sangat penting dalam memperlancar hubungan antar penjual dan pembeli. Transaksi yang terjadi antara penjual dan pembeli ini pun umumnya dilakukan melalui surat menyurat niaga.
Salah satu jenis surat niaga yang penting untuk mengawali hubungan jual beli tersebut adalah surat permintaan penawaran yang ditulis oleh calon pembeli kepada calon penjual. Permintaan dari calon pembeli yang dituliskan melalui surat permintaan penawaran ini lah yang selanjutnya dapat direspon oleh calon penjual agar bisa terjadi transaksi berikutnya.
Karena peran surat permintaan penawaran yang cukup penting, maka jadi hal penting pula untuk mempelajari cara membuat surat permintaan penawaran sekaligus mengetahui contoh surat permintaan penawaran yang baik.
Pengertian surat permintaan penawaran
Pengertian surat permintaan penawaran merupakan salah satu jenis surat niaga yang dikirimkan calon pembeli kepada calon penjual, yang berisi tentang permintaan keterangan mengenai suatu barang yang hendak dibeli.
Keterangan yang diinginkan mengenai barang tersebut dapat juga disampaikan dengan jalan selain surat permintaan penawaran, yakni dengan meminta daftar harga atau katalog yang bisa disampaikan melalui surat permintaan daftar harga.
Pada surat permintaan penawaran ini, calon pembeli dapat menuliskan tentang informasi apa saja yang dibutuhkan untuk dapat melakukan transaksi. Informasi umum yang biasanya dibutuhkan oleh calon pembeli misalnya daftar harga barang, syarat pembayaran, kapasitas atau ketersediaan barang, kualitas, cara pemeliharaan, diskon dan lain sebagainya.
Cara membuat surat permintaan penawaran
Cara membuat surat permintaan penawaran, hendaknya diawali dengan menyusun perencanaan yang tepat dan sejelas – jelasnya. Perencanaan ini juga perlu ditulis secara lengkap agar penjual dapat menangkap apa yang diinginkan oleh calon pembeli dengan jelas.
Dalam membuat surat permintaan penawaran hendaknya memperhatikan poin penting dalam isi surat yang berupa informasi mengenai :
- Jenis barang yang diinginkan
- Jumlah barang yang dibutuhkan
- Kualitas disertai contoh jika memungkinkan
- Potongan harga
- Syarat penyerahan dan pembayaran
Setelah mengetahui isi surat permintaan penawaran yang hendak disampaikan secara jelas, maka surat permintaan penawaran dapat disusun. Cara membuat surat permintaan penawaran hendaknya berpedoman pada beberapa hal berikut, yakni :
- Mintalah keterangan secara rinci mengenai produk yang dibutuhkan.
- Nyatakan dengan jelas alasan yang mendorong kenapa mengajukan surat permintaan penawaran kepada penjual tersebut.
- Bantu pembaca atau pihak penjual dalam memberikan hal yang kita butuhkan dengan menunjukkan semua data yang ada hubungannya dengan barang yang dibutuhkan.
- Akhiri surat dengan kata – kata yang baik dan menunjukkan hubungan saling menguntungkan kedua belah pihak, misalnya dengan ucapan terima kasih atau penghargaan.
Dalam praktekknya, calon pembeli umumnya membuat surat permintaan penawaran untuk disampaikan pada beberapa perusahaan sekaligus. Pembuatan surat permintaan penawaran yang banyak ini dimaksudkan agar dapat memperoleh penawaran harga yang paling menguntungkan.
Contoh surat permintaan penawaran
PT ADI JAYA INDONESIA
Jalan Laksamana E
Martadinata 3 Kota Bandung
Telp 023 456789,
e-mail adijaya1@ajindonesia.com
--------------------------------------------------------------------------------------------------
No : 999 / P / 9
/ 15 21
September 2015
Lamp : -
Hal : Permintaan
Penawaran Harga Kendaraan
PT GRAHA MOTOR
Jalan Mangga Besar 99
Jakarta Pusat
Dengan Hormat,
Dari salah seorang relasi kami yang ada di Jakarta, kami
mendapatkan informasi bahwa perusahaan Saudara menyediakan kendaraan bermotor aneka
merk dan jenis dengan kualitas baik dan harga bersaing.
Sehubungan dengan kebutuhan kendaraan untuk keperluan
karyawan, kami memerlukan 4 buah sedan Toyota dan 12 buah sepeda motor Honda
125 cc. Karenanya, kami meminta Saudara untuk dapat mengirimkan informasi
mengenai beberapa hal berikut ini :
- Jenis dan harga produk terkait disertai katalog
- Diskon yang dapat kami terima
- Cara pengiriman dan pembayaran
- Garansi dan perawatan
- Layanan purna jual
Apabila harga yang ditawarkan cocok, maka kami akan segera melakukan
pemesanan selambat – lambatnya dalam bulan Oktober 2015. Karenanya, agar
pesanan dapat segera kami lakukan, kami harap Saudara dapat segera memberikan
jawaban.
Kami berharap dapat membina kerjasama yang baik dengan
perusahaan Saudara. Terima kasih.
Hormat
kami,
PT
ADI JAYA INDONESIA
Arya
Saktiawan
Direktur
B/KS