Kata Administrasi merupakan kata yang berasal dari bahasa Latin, yakni Ad dan Ministrare. Ad memiliki arti intensif dan Ministrare memiiki arti melayani, membantu, dan memenuhi. Dalam bahasa Inggris, kata administrasi sering disebut dengan “ administration “ yang artinya tata usaha.
Di sisi lain kata administrasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia ( KBI ) administrasi merupakan usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan berbagai cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan yang berhubungan dengan penyelenggaraan kebijakan dalam mencapai tujuan, suatu kegiatan yang berhubungan dengan penyelenggaraan pemerintah, kegiatan kantor dan tata usaha.
Dalam arti yang sempit, kata administrasi adalah suatu kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi yang dilakukan secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan untukpihak yang membutuhkan serta mempermudan untuk mendapatkan kembali informasi secara menyeluruh dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain sering disebut dengan tata usaha.
Berdasarkan keterangan di atas bisa disimpulkan bahwa pengertian administrasi seara umum ialah administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam proses kerja sama utuk memperoleh tujuan tertentu.
Simak juga: ARTI PANGKAT DAN TINGKAT KEPANGKATAN
Berbagai Unsur Administrasi
Berdasarkan pengamatan The Liang Gie dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran Modern, administrasi merupakan suatu keutuhan proses penyelenggaraan yang mengandung 8 unsur administrasi, antara lain pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha dan perwakilan.
Delapan unsur tersebut saling berkesinambungan antara satu dengan yang lain yang tidak bisa dipisahkan dalam menunjang seluruh proses kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Berikut ini pejelasan mengenai 8 unsur administrasi :
1. Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan rangakian perbuatan dalam menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat untuk setiap kegiatan dalam usaha kerja sama dalam menacapai tujuan yangtelah ditetapkan.
2. Manajemen
Manajemen adalah rangkaian perbuatan untuk menggerakan seluruh karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja yang tersedia agar tujuan kerja sama yang telah ditentukan bisa tercapai.
3. Tata Hubungan
Tata hubungan merupakan beberapa rangkaian perbuatan yang utuh untuk menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak yang lain dalam urusan kerja sama.
4. Kepegawaian
Kepegawaian adalah rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang dibutuhkan dalam usaha kerja sama.
5. Keuangan
Keuangan adalah rangkaian perbuatan mengelola berbagai segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
6. Perbekalan
Perbekalan merupakan rangakian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara hingga menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak dibutuhkan dalam usaha kerja sama.
7. Tata Usaha
Tata Usaha merupakan rangkaian perbuatan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, serta menyimpan berbagai keterangan yang dibutuhkan dalam kegiatan kerja sama.
8. Perwakilan
Perwakilan adalah rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik serta berusaha untuk mendapatkan dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.
Fungsi Administrasi
Menurut Quible ( 2001 ), terdapat lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran antara lain :
1. Fungsi Rutin
Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi Teknis
Fungsi Teknis adalah fungsi adminsitrasi yang memerlukan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.
3. Fungsi Analisis
Fungsi Analisis yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran yang krisis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian barang.
4. Fungsi Interpersonal
Fungsi Interpersonal yaitu fungsi administrasi yang memerlukan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain.
5. Fungsi Manajerial
Fungsi Manajerial adalah fungsi administrasi yang memerlukan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian.