Notulen adalah isi ringkas dari hasil rapat yang diadakan. Notulen biasanya ditulis oleh seorang Notulis yang bisa dijabat oleh sekretaris. Saat rapat berlangsung seorang Notulis harus menyimak dengan pasti alur rapat yang sedang berjalan.
Rapat adalah suatu kegiatan yag bertujuan untuk membahas dan mendapatkan keputusan berdasarkan persetujuan bersama dalam suatu organisasi, instansi pemerintahan dan perusahaan baik yang bersifat formal atau non formal.
Tujuan dibuatnya Notulen
1. Menjadikan Bukti terselenggarannya rapat
Saat rapat berlangsung notulis mencatat semua hal-hal penting, notulen inilah yang nantinya akan menjadi bukti apabila nanti diperlukan bukti-bukti terselenggarannya rapat.
2. Sumber informasi apabila akan diadakannya pembahasan ulang
Tidak heran apabila pada suatu rapat belum menghasilkan keputusan yang tetap dalam membahas masalah, maka perlu diadakannya pembahasan lebih lanjut untuk mendapatkan keputusan. Dan notulen dari rapat sebelumnya menjadi acuan/tolak ukur untuk mendapatkan keputusan.
3. Memberikan informasi mengenai rapat kepada peserta yang tidak hadir
Pada saat akan menyelenggarakan rapat tentu ada peserta yang akan diundang dirapat tersebut Tidak jarang juga pada saat rapat diselenggarakan ada peserta yang tidak dapat hadir karena ada suatu hal yang endadak atau lebih penting, padahal peerta tersebut perlu mengetahui hasil rapat tersebut. Maka dari itu dengan adanya notulen peserta yang tidak dapat hadir bisa membaca notulen tersebut dan mengetahui hasil rapatnya.
4. Alat pencapai tujuan tertentu
Dalam suatu perusahaan terkadang menetapkan anggaran uang untuk diadakannya rapat rutin setiap bulan, dan suatu ketika perusahaan tersebut tidak meleksanakan rapat rutin karena suatu hal, padahal setiap bulan harus ada bukti pengeluaran untuk keperluan rapat. Maka kita kita bisa membuat notulen baru yang berdasarkan notulen lama.
Simak juga: Mengenal Bentuk - bentuk surat
Cara membuat notulen rapat
1. Kita harus cermat dalam mengamati alur rapat yang sedang berlangsung
Apabila tidak memungkinkan untuk mencatat secara langsung kita bisa menggunakan alat perekam untuk memudahkan kita dalam mencatat, akan tetapi biasanya seorang notulis dalam menulis notulen menggunakan tulisan steno untuk mempercepat dalam menulis.
2. Buat format notulen yang benar
Supaya notulen dapat menjadi sumber informasi yag mudah dipahami dan rapi. Buat paragraph notulen yang rapi dengan rata kiri dan kanan. Gunakan format huruf yang jelas supaya mudah dibaca, atur jarak baris, bedakan mana KOP Perusahaan dan Judul Notulen.
3. Buat daftar hadir peserta rapat.
Daftar hadir adalah catatan yang memuat kehadiran seseorang dalam suatu acara. Dengan adanya daftar hadir kita bisa mengetahui siapa yang tidak hadir dan siapa yang hadir dalam rapat tersebut. Lampirkan daftar hadir dibelakang notulen. Buatlah daftar hadir dengan menggunakan table supaya mudah dipahami oleh orang lain.
4. Jangan lupakan pengasahan dari pimpinan rapat, supaya notulen tersebut data diakui kebenarannya.
Berikut ini contoh Notulen rapat dari PT MULTI JAYA mengenai pembahasan Omset Produk
PT MULTI JAYA
Jl.A. Yani 100 Surakarta
Telp. (0271) 723671 Faksimile (0271) 723672
NOTULEN
Rapat Pembahasan Omset Produk
I. Hari/Tanggal : Sabtu, 27 Agustus 2016
Tempat : Ruang Rapat PT. Multi Jaya
Pimpinan Rapat : Bapak Ir. Irwansyah, M.Si
Notulis : Fei Rustiandar
Jumlah Peserta Rapat : 7 Orang
Hadir : 7 Orang (Daftar Hadir Terlampir)
Tidak Hadir : -
II. Agenda Rapat : 1. Pembukaan dan Sambutan
2. Penyampaian masalah Omset Produk
3. Tanggapan dan Saran
4. Kesimpulan
5. Penutup
II. Jalannya Rapat :
1. Pembukaan
- Bapak Ir. Irwansyah, M.Si (Ketua Panitia) membuka rapat dengan salam selamat pagi, dan membahas tentang laporan bulanan ternyata omzet penjualan produk kita mengalami penurunan yang memperihatinkan. Oleh karena itu, kami minta Saudara memberikan masukan dan informasi bagaimana cara terbaik untuk meningkatkan kembali penjualan produk kita, agar omzet penjualan tetap stabil
2. Penyampaian Masalah
- Dwi Astuti ( Kabag. pemasaran wilayah Jabodetabek) menyatakan bahwa menurutnnya omzet penjualan kita dikarenakan semakin banyaknya saingan produk yang sejenis, sehingga perlu kiranya meninjau kembali mutu produk agar tetap bisa bersaing dengan produk yang lainnya.
3. Tanggapan dan Saran
- Surya Agung ( Kabag. pemasaran wilayah Bandung ) mengatakan bahwa dia setuju dengan pendapat Ibu Dwi Astuti yaitu harus selalu meningkatkan mutu produk dan harga yang ditawarkan kepada masyarakat juga jangan terlalu tinggi, sehingga kurang terjangkau oleh masyarakat.
- Edi Purnama ( Kabag. pemasaran wilayah Purwakarta dan Sumedang ) menanggapi bahwa Kalau menyoroti dari sisi lain, menurutny penurunan penjualan produk disebabkan juga krisis ekonomi yang terjadi dinegara , sehingga daya beli masyarakat menjadi berkurang. Dan menyarankan jika cara pemasaran produk dilakukan dengan door to door dan dengan sistem kredit, sehingga masyarakat akan lebih dekat dengan produk kita.
- Sari Dwi ( Kabag. pemasaran wilayah Bogor dan Sumedang ) mengatakan bahwa Selama ini belum mencoba pemasaran dengan cara door to door, tetapi hanya melalui sistem agen. Oleh karena itu, sangt setuju dengan usulan Bapak Edi.
- Firman ( Kabag. pemasaran wilayah Banten )mengusulkan bahwa perlu dibentuk tim yang melakukan riset pasar untuk mendapatkan data yang akurat tentang mutu dan harga produk kita dibandingkan dengan produk sejenis. Dn juga bisa mengetahui produk apa yang diinginkan masyarakat, sehingga bisa lebih memenuhi keinginan masyarakat.
4. Kesimpulan
- Bapak Ir. Irwansyah, M.Si ( Ketua Rapat ) mengatakan yang dapat diambil dari rapat hari ini adalah sebagai berikut:
• Untuk meningkatkan omzet penjualan perlu melakukan riset pasar.
• Memeperhatikan dan meningkatkan mutu produk
• Pemasaran dengan cara door to door dan melayani pembelian dengan sistem kredit.
5. Penutup
- Bapak Ir. Irwansyah, M.Si (Ketua Rapat) menutup rapat dengan salam penutup.
Surakarta, 27 Agsutus 2016
Mengetahui
Pimpinan, Notulis,
Ir. Irwansyah, M.Si Fei Rustiandar
PT BIMA SAKTI
Jl.A. Yani 100 Surakarta
Telp. (0271) 723671 Faksimile (0271) 723672
DAFTAR HADIR
Rapat Pembahasan Omzet Produk
No. Nama Jabatan Tanda tangan
1.
Ir. Irwansyah, M.Si
Pimpinan 1.
2.
Dwi Astuti
Kabag. pemasaran wilayah Jabodetabek 2.
3.
Surya Agung
Kabag. pemasaran wilayah Bandung
3.
4.
Edi Purnama
Kabag. pemasaran wilayah Purwakarta dan Sumedang 4.
5.
Firman
Kabag. pemasaran wilayah Banten 5.
6.
Sari Dewi
Kabag. pemasaran wilayah Bogor dan Sumedang 6.
7. Fei Rustiandar
Notulis 7.
Surakarta, 27 Agustus 2016
Ir. Irwansyah, M.Si
Pimpinan
