Kegiatan surat – menyurat adalah hal yang penting dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintahan. Untuk mengelelo surat – surat yang masuk maupun keluar, maka diperlukan suatu sistem yang tepat. Salah satu sistem yang biasa digunakan dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar adalah sistem kartu kendali.
Kartu kendali yang digunakan dalam proses pengurusan ini berupa kertas tipis yang berukuran 10 x 15 cm yang isinya adalah kolom – kolom untuk mencatat surat masuk maupun surat keluar serta untuk mengendalikan surat. Kartu kendali dapat digunakan dalam rangkap dua atau lebih sesuai dengan kebutuhan suatu kantor.
Kolom Isian Kartu Kendali
Di dalam kartu Kendal, terdapat beberapa kolom dengan fungsi tertentu. Kolom – kolom kartu kendali, terdiri dari:
- Kolom indeks yakni kolom yang digunakan untuk menuliskan kata tangkap sebagai petunjuk utama surat.
- Kolom tanggal yakni kolom untuk mencantumkan nomor urut surat
- Kolom nomor surat digunakan untuk mencatat nomor urut surat
- Kolom huruf M / K, yang isinya akan diisi huruf M jika surat masuk dan huruf K jika surat keluar
- Kolom kode merupakan kolom untuk menuliskan kode klasifikasi arsip
- Kolom isi ringkas yang diisi untuk ringkasan isi surat
- Kolom lampiran yakni kolom yang isinya berupa keterangan mengenai jumlah dan jenis lampiran yang menyertai surat
- Kolom ‘dari’ yakni kolom untuk mencatat dari mana asal surat tersebut
- Kolom ‘kepada’ yakni kolom untuk mencatat kepada siapa surat tersebut ditujukan
- Kolom ‘tanggal’ merupakan kolom untuk mencatat tanggal surat
- Kolom nomor adalah kolom untuk mencatat nomor surat
- Kolom pengolah adalah kolom untuk mencatat pejabat pengolah
- Kolom paraf merupakan kolom yang perlu diisi paraf oleh penerima surat
- Kolom catatan merupakan kolom untuk mencatat keterangan lain yang dianggap perlu
Contoh lembar kartu kendali
Proses pengurusan surat masuk dengan sistem kartu kendali
Tugas masing – masing bagian dalam proses pengurusan surat dengan sistem kartu kendali dapat dibagi sebagai berikut :
a. Penerima surat
Membubuhkan stempel tanggal dan waktu, ketika surat diterima
b. Pencatat surat
Mencatat pada kartu kendali yang terdiri dari 3 lembar kartu, yakni warna merah kuning dan dan putih
c. Pengarah / pengendali surat
Menerima surat penting lengkap beserta 3 lembar kartu kendali dari pencatat surat. Surat beserta kartu kendali (kuning dan merah) lalu diteruskan kepada unit pengolah, sementara kartu kendali putih disimpan oleh pengarah dalam kotak kartu kendali.
d. Unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari pimpinan unit pengolah, tata usaha dan pengolah surat / pelaksana, sesuai dengan disposisi dari pimpinan. Tugas dari tata usaha unit pengolah, antara lain sebagai berikut :
- Menerima surat beserta kartu kendali (kuning dan merah / lembar II dan lembar III)
- Membubuhkan paraf pada kartu kendali tersebut (2 lembar). Kartu kendali kuning / lembar II tersebut kemudian dikembalikan pada penata surat (setelah dilihat parafnya oleh pengarah surat)
- Kartu kendali (merah/ lembar III) lalu disimpan untuk sementara oleh tata usaha unit pengolah. Lalu, surat yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi rangkap 2 dan diserahkan pada pimpinan unit pengolah untuk diminta disposisi dari pimpinan
Artikel terkait: Cara Melipat Surat dan Model Sampul Surat
Proses pengurusan surat keluar dengan sistem kartu kendali
Tugas masing – masing bagian dalam proses pengurusan surat keluar :
a. Unit pengolah
- Bertugas untuk menerima dan mengisikartu kendali rangkap 3
- Kartu kendali (merah / lembar III) ditinggal ditata usaha unit pengolah
- Kartu kendali (putih dan kuning / lembar I dan lembar II) beserta surat asli dan tembusan (bila ada) dierahkan ke pencatat (unit kearsipan)
b. Pencatat
- Bertugas untuk meneliti kelengkapan surat dan pengisisn kartu kendali
- Memberi stempel instansi dan menyiapkan amplop
- Untuk kartu kendali (putih / lembar I) kemudian disampaikan pada pengarah untuk disimpan dan berfungsi sebagai alat kontrol
- Tembusan surat dicap tanggal pengiriman, kemudian kartu kendali (kuning / lembar II) yang telah diparaf dikembalikan ke unit pengolah
- Kartu kendali kuning / lembar II diserahkan ke pada penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat