Di dalam kepegawaian, dikenal istilah DUK atau Daftar Urut Kepangkatan. DUK adalah suatu daftar yang dibuat khusus untuk para Pegawai Negeri Sipil yang di dalamnya memuat nama -nama pegawai sipil dan satuan organisasi Negara yang disusun berdasarkan tingkat kepangkatannya.
Penulisan Daftar Urut Kepangkatan tidak bisa dibuat dengan asal. Sebab, ada ketentuan tata cara atau format khusus yang mengatur tentang bagaimana cara menulis daftar urut kepangkatan yang sesuai.
Berikut ini adalah format penulisan daftar urut kepangkatan yang perlu diperhatikan :
1. Penulisan Nomor Urut
Nomor urut diisi angka (value), tanpa tanda titik, yakni berupa angka 1 sampai sekian sesuai jumlah PNS pada instansi bersangkutan.
2. Penulisan Nama
a) Diisi nama lengkap disertai gelar yang dimiliki;
b) Setelah inisial gelar di depan nama, diberi tanda titik (.) dan 1 spasi. Contoh : Drs. Mardiman.
c) Antara gelar satu dengan yang lainnya, diberi jarak 1 spasi. Contoh : Drs. Ir. Prof. H. Mardiman
d) Inisial gelar di belakang nama, setelah huruf di akhir nama, diberikan tanda koma (,) dan juga 1 spasi, kemudian inisial gelar. Contoh : Drs. Ir. Prof. H. Mardiman, M.Si.
e) Singkatan nama di depan atau di belakang nama utama, diberi tanda titik dan 1 spasi (tanpa tanda koma). Contoh : Mardiman W
f) Nama singkatan dengan 2 atau lebih huruf besar atau gabungan huruf besar dan kecil, maka cukup diberi 1 tanda titik saja setelah huruf terakhir. Contoh : Mardiman W P.
g) Nama dengan singkatan yang diikuti inisial gelar, setelah tanda titik diberi tanda koma, 1 spasi, lalu ditulis inisial gelar. Contoh : Mardiman W P., M.Pd.
3. Penulisan NIP
Diisi dengan NIP yang terdiri dari 9 digit angka.
Ditulis tanpa tanda titik (.)
Ditulis tanpa Spasi
4. Penulisan Golongan / Ruang pangkat terakhir
Itulis Tanpa Spasi dan Tanpa Tanda Titik (.)
Ditulis Sesuai dengan SK Kenpa yang terakhir
5. Penulisan TMT Kenpa
Terhitung Mulai Tanggal (TMT), Kenaikan Pangkat terakhir
Ditulis sesuai dengan SK Kenpa terakhir
Format input data : dd-mm-yyyy
Baca juga: Membuat Panggilan Telepon
6. Penulisan Nama Jabatan
Ditulis sesuai NOMENKLATUR atau Struktur Organisasi instansi bersangkutan.
Apabila terlalu panjang, maka nama jabatan disingkat dengan bentuk baku atau yang umum/ sering digunakan, Contohnya : Ka. Dinas; Ka. Badan; Wk. Ka; Karo; Kasubdin; Kabag; Kabid; Kasubbid; Set. ; Sek. ; Dir. ; WK. Dir. ; Kasubbag; Kasubbid; Kasi; Ka. UPTD;
Apabila ada Nama Jabatan Struktural Eselon IV (di bawah Eselon III) dalam satu instansi yang sama, maka Nama Jabatan harus dilengkapi dengan Jabatan Struktural Eselon III nya. Misalnya: Kasubbid
Istilah Staf untuk PNS yang tidak memiliki Jabatan Struktural, tidak perlu digunakan. Seperti: Juru Ketik; Caraka; Sopir/Pengemudi
Gunakan istilah Pelaksana atau Peng-administrasi untuk PNS yang tidak memiliki Jabatan Struktural. Contoh: Pelaksana Administrasi Kepegawaian; Pengadministrasi Data Kenaikan Pangkat; Pelaksana Administrasi Keuangan; Pelaksana Pengawasan Lapangan.
Setelah Nama Jabatan Pelaksana ... atau Pengadministrasi ..., maka sebaiknya dilengkapi dengan nama Jabatan Struktural tempat PNS tersebut bertugas. Seperti misalnya: Pelaksana Administrasi Kepegawaian Subbag Umum; Pengadministrasi Data Kenaikan Pangkat Subbag Kenaikan Pangkat; Pelaksana Administrasi Keuangan Subbag Keuangan; Pelaksana Pengawasan Lapangan Seksi Jalan dan Jembatan.
7. Penulisan Eselon
Ditulis tanpa Spasi, antara Tanda Titik Tengah
Ditulis tanpa titik, setelah karakter terakhir
8. Penulisan TMT Eselon
Terhitung Mulai Tanggal (TMT) Pelantikan pada Eselon yang bersangkutan.
Ditulis sesuai dengan Surat Pernyataan Pelantikan Eselon yang bersangkutan.
Input data : dd/mm/yy,
Contoh: 1/3/02 atau 01/03/02
9. Penulisan Tahun Masa Kerja
Angka tahun Masa Kerja Golongan, yang terdiri dari 1- 2, digit: 0 - 40
Masa Kerja pada kolom ini, yang dihitung adalah MASA KERJA GOLONGAN dalam satuan Tahun, dan berdasarkan SK Pangkat/ Berkala atau SK lain terakhir, yang di dalamnya mencantumkan Masa Kerja Golongan.
10. Penulisan Bulan Masa Kerja
Angka bulan Masa Kerja Golongan, terdiri dari 1 - 2, digit: 0 – 11
Ditulis sesuai dengan SK Pangkat/ Berkala atau SK lainn yang terakhir yang mencantumkan Masa Kerja Golongan.
11. Penulisan Nama Diklat Jabatan, seperti :
Spati - Spama
Pim. I - Pim.II
Spamen - Spala
Sespa - Adumla
Sespanas - Sepada
Pim. II - Adum
Sepadya - Pim.IV.
Sepadyanas
12. Penulisan Tahun Diklat
Angka tahun Latihan Jabatan terdiri dari 4 digit: yakni, 1995/ 2002/ 2005
13. Penulisan Jumlah Jam Diklat
Diisi jumlah jam Diklat yang bersangkutan. Contoh : 400/ 750/ 1000
14. Penulisan Nama Pendidikan
Nama pendidikan disingkat dan disesuaikan dengan bentuk baku atau yang umum digunakan, seperti:
Fekon/ Fisipol/ Poltek/ Faperta/ Fahutan/ Ak. Farmasi/ F. Kedokteran/ F. Teknik Unmul/ F. Hukum/ ABA/ UI/ Akper/ SMA/ Unair/ SMU/ STM/ ITB/ SPMA/ SMP/ Untag/ SKKA/ SKKP/ ITS/ STN/ PGAN/ IPB/ SD/ FKIP/ UGM/ SR/ IKIP/ Unhas.
Penulisan Nama Pendidikan disesuaikan dengan urutan berikut :
- Fakultas, Jurusan, Universitas, Kota
- Akademi, Jurusan, Kota
- Sekolah, Jurusan, Kota
Contoh :
- ABA, Sastra Inggris, Yogyakarta
- Akper, Kebidanan, Pontianak
- Fekon, Akuntantasi, Unmul, Banjarmasin
- Fisipol, A.N., Unmul, Pekanbaru
- FKIT, Teknik Listrik, IKIP, Surabaya
- Kedokteran, Umum, Airlangga Surabaya
- Poltek, Tata Niaga, Malang
- SMAN 1, IPA, Surakarta
- SMPN 2, Bandung
- SRN 13, Denpasar
- STIE, Manajemen Perusahaan, Makassar
15. Penulisan Lulus Tahun
Angka tahun lulus Pendidkan ditulis terdiri dari 4 digit, seperti : 1995/ 2002/ 2005
16. Penulisan Tingkat Ijazah
Tingkat ijazah ditulis tanpa spasi di antara tanda titik tengah, dan tanpa tanda titik setelah karakter terakhir, Contoh:
S.3 SM SLTAS.2 D.III SLTP
S.1 D.II SD
D.IV D.I
17. Penulisan Tanggal Lahir
Diisi dengan tanggal lahir yang bersangkutan, sesuai yang tercantum di dalam SK CPNS- nya.
Input data: dd/mm/yy, contohnya : 1/3/02 atau 01/03/02
18. Penulisan Catatan Mutasi
Diisi sesuai dengan mutasi terakhir dari atau ke instansi lain.
19. Penulisan Keterangan
Diisi sesuai keterangan yang penting atau perlu saja, seperti :
- TB : Tugas belajar
- CTN : Cuti di luar tanggungan Negara
- MD : Meninggal dunia
- PT : Purna Tugas (Pensiun)
- Keterangan lainnya yang perlu.
Penentuan Nomor Urut Daftar Urut Kepangkatan
1. Berdasar Pangkat
PNS yang berpangkat lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK, Apabila ada dua atau lebih PNS yang memiliki pangkat yang sama maka dari mereka yang lebih tua dalam pangkat tersebut dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi.
Apabila ada dua orang atau lebih, PNS berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama, maka dari mereka yang memangku jabatan lebih tinggi yang dicantumkan I dalam nomor urut yang lebih tinggi dan dilihat lebih dahulu diangkat dalam jabatan yang sama tingkatannya.
Apabila ada dua atau lebih, PNS berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama dan memangku jabatan yang sama, maka dari mereka yang mempunyai masa kerja sebagai PNS yang lebih banyak dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi
4. Berdasar Latihan Jabatan
Apabila dua atau lebih, PNS berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama pula serta memangku jabatan yang sama dan memiliki masa kerja yang sama, maka dari mereka yang pernah mengikuti latihan jabatan yang ditentukan, dicantumkan di dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK.
Apabila dua atau lebih PNS berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama dan memangku jabatan yang sama dan memiliki masa kerja yang sama, dan pernah mengikuti latihan jabatan yang ditentukan, maka dari mereka yang lulus dari pendidikan lebih tinggi yang dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK
Apabila ada dua atau lebih PNS memiliki pangkat yang sama dan memangku jabatan sama, mempunyai masa kerja sama, lulus dari latihan jabatan yang sama pula, serta lulus dari pendidikan yang setingkat, maka pegawai dengan usia lebih tinggi yang dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi.
