Mengenal dan Memahami Jenis-Jenis Penataan Dokumen

  

Macam Sistem Pengarsipan Penataan Dokumen

Dalam administrasi perkantoran, penataan dokumen merupakan suatu hal yang penting. Penataan dokumen ini dapat dilakukan dalam berbagai macam sistem pengarsipan. Pada prinsipnya, terdapat 6 macam sistem kearsipan atau penataan dokumen.

Macam sistem pengarsipan dokumen tersebut yakni dapat (1) menurut abjad; (2) menurut nomor; (3) menurut pokok permasalahan/subjek; (4) menurut wilayah; (5) menurut tanggal / kronologis; (6) menurut campuran. Berikut penjelasannya :

1) Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Penataan dokumen dengan sistem abjad merupakan sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan yang didasarkan pada abjad. Sistem abjad umumnya digunakan untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap beberapa identitas dokumen.

Identitas dokumen tersebut berupa nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama yang diambil berasal dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).


2) Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Pengarsipan dokumen dengan sistem perihal merupakan cara penyimpanan dan penemuan kembali surat yang berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.


3) Sistem Nomor
Pengarsipan dokumen dengan sistem nomor cukup umum digunakan. Pada intinya, penataan dokumen dengan sistem nomor memanfaatkan tanda – tanda dari nomor khusus untuk menata dan menemukan kembali dokumen atau surat.

Dalam sistem ini, terdapat 4 macam sistem nomor yang biasa digunakan. 4 sistem nomor penataan dokumen tersebut yakni (1) sistem nomor menurut Dewey (sistem desimal / klasifikasi), (2) sistem nomor menurut terminal digit, (3) sistem nomor middle digit, dan (4) sistem nomor soundex (phonetic system).


4) Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah merupakan suatu sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Dalam sistem ini surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.


5) Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal merupakan sebuah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).


6) Sistem Campuran
Penataan dokumen juga bisa menggunakan sistem campuran yang merupakan bentuk gabungan dari beberapa sistem penataan dokumen lain.


Referensi :
Astini, Titin dan Aah Johariah. 2008. Melakukan Prosedur Administrasi SMK (Cetakan Kedua). Bandung : CV. Armico.