Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah- langkah yang tepat yang bisa memudahkan surat diakses kembali bila sewaktu-waktu diperlukan. Langkah-langkah atau prosedur pengelolaan surat yang baik dapat berpedoman pada beberapa hal berikut:
a. Penerimaan
Tugas penerima surat dilakukan dengan cara :
- Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
- Meneliti ketepatan alamat pengirim
- Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya
- Menandatangani surat telah diterima
b. Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain kedalam kelompok atau golongan yang telah ditentukan. Dalam penyortiran, setiap surat harus dipisahkan sesuai dengan bagian masing-masing, yaitu sebagai berikut :
- Memisahkan surat untuk pimpinan, sekretaris, dan karyawan.
- Memisahkan surat dinas, termasuk surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.
- Memisahkan surat yang memerlukan penanganan khusus seperti surat tercatat atau terdaftar, surat kilat, surat rahasia, surat pribadi, dan lain-lain.
- Membaca dan meneliti isi surat agar dapat memberi saran kepada pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu.
c. Pembukaan Surat
Pembukaan surat yaitu kegiatan membuka dan mengeluarkan surat dari sampul dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Dalam pembukaan surat perlu diperhatikan apakah surat-surat yang diterima itu benar-benar untuk instansi yang bersangkutan dan apakah surat-surat boleh dibuka. Setelah membuka surat, kemudian memeriksa alamat surat, nama pengirim, tanggal surat, isi surat dan lampiran bila ada.
Simak juga: Proses Penyimpanan Surat / Dokumen
d. Pencatatan
Dapat dilakukan dengan mempergunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu seperti misalnya kartu kendali.
e. Pengarahan
Surat yang telah selesai diagendakan perlu diproses lebih lanjut, petugas mengarahkan dan meneruskan surat tersebut kepada pejabat berwenang. Pengarahan surat, ditulis dalam lembar disposisi. Disposisi adalah catatan, saran, atau tanggapan setelah surat tersebut dibaca oleh pimpinan. Ada dua macam disposisi yang digunakan yaitu :
- Disposisi langsung, yaitu disposisi yang langsung ditulis pada lembaran surat
- Disposisi tidak langsung, yaitu disposisi yang ditulis pada lembar disposisi sendiri.
f. Pencatatan di Buku Ekspedisi Intern
Buku ekspedisi intern merupakan bukti dalam penyampaian surat antar unit dalam suatu kantor. Dalam buku ini, pejabat harus memberi paraf pada kolom yang telah disediakan.
g. Pendistribusian Surat
Setelah ada disposisi surat dari pimpinan/atasan untuk mengedarkan surat, surat tersebut harus segera diberikan kepada orang yang ditunjuk, dengan dicopy terlebih dahulu dan dicatat di buku ekspedisi intern. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, surat tersebut harus diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka pihak yang menerima surat harus menandatangani tanda terima surat di buku ekspedisi intern.
h. Pemrosesan Surat
Setelah ada disposisi surat dari pimpinan atau atasan untuk membalas surat, surat tersebut harus segera dibalas kepada orang atau perusahaan yang dimaksud.
i. Penyimpanan Surat
Setelah surat selesai diproses, surat asli dikembalikan oleh staf administrasi kantor atau sekretaris ke unit tata usaha/ sekretariat untuk disimpan atau diarsipkan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, antara lain sistem subyek, sistem abjad, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.