Sekretaris adalah seseorang yang bekerja di perusahaan yang mengerjakan tugas yang bersifat administrative dan membantu menyelesaikan tugas pimpinan dikantor. Dalam hal ini sekretaris bisa menengani keprluan pimpinan baik yang bersangkutan dengan tugas atau pribadi.
Tugas sekretaris antara lain
1. Menangani telephone masuk atau keluar2. Membuat surat
3. Menangani arsip perusahaan
4. Menghandle kas kecil
5. Menyusun agenda kegiatan pimpinan
6. Menangani perjalanan dinas pimpinan
7. Mengatur rapat
8. Mencari informasi yang dibutuhkan pimpinan, dll
Salah satunya yang paling penting adalah menangani perjalanan dinas pimpinan.
Apa itu perjalanan dinas pimpinan ?
Perjalanan dinas pimpinan adalah suatu kegiatan yang memerlukan kehadiran pimpinan untuk penyelesaiannya yang berkaitan dengan tugas dalam jangka waktu tertentu.Dimana semua keperluan ditentukan oleh perusahaan seperti tempat kunjungan, biaya akomodasi antar lain biaya transport, hotel, makan, tunjangan dan keperluan lainnya.
Perjalanan dinas ada dua yaitu, perjalanan dinas luar kota dan perjalanan dinas luar negeri.
a. Perjalanan dinas luar kota adalah
Perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan yang berkaitan dengan tugas atau tanggung jawab dalam jangka waktu tertentu yag dilakukan di luar kota.
b. Perjalanan dinas luar negeri adalah
Perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan yang berkaitan dengan tugas atau tanggung jawab dalam jangka waktu tertentu yag dilakukan di luar negeri.
Maka kita harus menyiapkan semua keperluan yang diperlukan oleh pimpinan kita dalam melakukan perjalanan dinas tersebut yang bertujuan supaya pimpinan kita tidak bingung dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Jadi kegiatan pimpinan dapat berjalan secara lancar.
Beberapa persiapan yang harus dilakukan terbagi menjadi dua, yaitu :Simak juga: Cara Menulis Tembusan Surat yang Benar
1. Persiapan yang bersifat administrative
Antara lain :a. Surat tugas
Dokumen yang berisi perintah atau ijin dari suatu instansi yang dapat memungkinkan seseorang (pegawai/pimpinan) melakukan perjalanan dinas keluar kota maupun luar negeri.
Contoh :
PT SAN ROSE
Jl. Diponegoro No. 17 Surakarta
Telp. (021) 556 667 778 Fax. (021) 667 778 889
e-mail : san_rose@info.com website : info@sanrose.com
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
SURAT TUGAS
-------------------------------
Nomor : 776/ST/SR/IX/16
Sehubungan dengan dibangaunnya kantor cabang baru “PT San Roses” yang berada di Macthbeth 7 stret London, maka dengan ini kami menugaskan kepada :
Nama : Naendra Jostafa, SE
Jabatan : Marketing Manager PT San Rose
Untuk melakukan peninjauan proses pembangaunan kantor cabang baru tersebut, yang terhitung mulai tanggal 7 Oktober s.d 5 November 2016.Dengan memberikan laporan perkembangan pembangunan.
Segala biaya yang diperlukan dalam melaksanakan peninjauan ini ditanggung oleh perusahaan sesuai aturan yang berlaku.
Demikian surat tugas ini dikeluarkan agar dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab
Surakarta, 5 Oktober 2016
PT San Rose
Jonaris Tandrea, MBA
Direktur Utama
b. Daftar / blangko jadwal perjalanan pimpinan
Daftar yang berisi seluruh kegiatan yang harus dilakukan saat melaksanakan perjalanan dinas. Yang bertujuan memperjelas pimpinan
Contoh :
PT IMPERIAL JAYA
Jl.Slamet Riyadi No. 20 Surakarta
Telp. (0271) 5567688 Fax. (0271) 66778845
Website : www.jayaimperial.com e-mail : Imperial@yahoo.com
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
JADWAL PERJALANAN DINAS
Pimpinan : Rudy Samsudin, MBA
Periode : 01 s.d 6 November 2010
Hari/Tanggal Kota Tujuan Waktu Berangkat Waktu Tiba Hotel Kegiatan Tempat Transport Keterangan
Senin, 1 November 2010 Semarang 15.00 WIB 19.00 WIB - Menghadiri cara Talk Show Studio Pro TV Jl-.Setia Budi 101 Semarang Mobil Kantor Langsung kembali ke Surakarta
Selasa, 2 November 2010 Salatiga 08.30 WIB 09.30 WIB Hotel Laras Asri Salatiga Menghadiri acara socialisasi Perdagangan Anti Dumping Hotel Laras Asri Salatiga Mobil Kantor Didampingi Bapak Manulang-Manager Ekspor-Impor
Rabu, 4 November 2010 Jakarta 06.00 WIB 08.35 WIB - Transit 1,5 jam Bandara Soekarno hatta GA 323 Diantar Pak Mulyo-no (Kasie Protokol) Lanjut ke Kuala Lumpur
Kuala Lumpur 10.10 WIB 11.50 Hotel Novotel Menghadiri Conference Hotel Novotel GA 327 Dari Bandara Lang-sung ke Petronas To-wers Dan Menyiap-kan Dokumen
Business Meeting Hotel Novotel -
17.00 17.30 - Makan malam Pusat Makanan Jalan Alor Mobil kantor cabang Menghubungi Bp.Marzuki
Sabtu, 6 November 2010 Solo 08.20 09.50 WIB - Kembali dari Kuala Lumpur-Solo Solo GA 323 Dijemput Bp.Darno
Jogya 12.00 WIB 14.00 WIB - Menghadiri Welcome Party Golf Bank Mandiri Bank Mandiri Jogya Mobil kantor
Mengetahui, Surakarta, 31 Oktober 2010
Femi Ardiani Rudy Samsudin, MBA
Sekretaris Pimpinan
c. Undangan
Dalam hal ini bisa saja pimpinan kita melakukan perjalanan dinas karena mendapat undangan dari salah satu relasi, misalnya undangan pameran, diklat, pernikahan, dll.
d. Pasport
Dokumen yang merupakan identitas warga Negara yang diperlukan untuk dapat melakukan perjalanan dinas keluar negeri. Apabila kita melakukan perjalanan dinas keluar negri tanpa membawa paspor dapat dikatakan pengunjung gelap atau bisa di Blacklist oleh Negara tujuan.
Macam- macam paspor
- Paspor Hijau
Atau yang lebih dikenal dengan paspor biasa (normal passport) Paspor yang diterbitkan oleh kantor imigran setempat dan berlaku selama 5 tahun.
- Paspor Biru
Paspor dinas yang digunakan untuk keperluan dinas bagi pegawai atau pejabat pemerintah yang diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri yang masa berlakunya tidak menentu.
- Paspor Hitam
Paspor yang dimiliki oleh pejabat diplomatik. Paspor ini dikeluarkan oleh Departemen luar negeri.
- Paspor Coklat
Paspor ini digunakan untuk keperluan menunaikan ibadah haji. Dikeluarkan oleh Departemen Agama, masa berlaku paspor haji tergantung waktu dalam menunaikan ibadah haji.
- Paspor khusus
Paspor untuk pejabat atau anggota PBB, paspor ini dibagi dua macam yaitu :
Paspor warna merah untuk pejabat tinggi Unaited Nations. Dan paspor warna biru muda untuk staf PBB.
e. Visa
Dokumen yang memberikan ijin kepada pendatang manca Negara utuk dapat tinggal di suatu Negara tujuan dalam jangka waktu tertentu.Visa merupakan lembar formulir yang berisi keterangan yang dilampirkan dalam paspor, visa dikeluarkan oleh duta besar. Apabila seseorang tinggal disuatu Negara yang melampaui batas maka disebut overstay.
Macam-macam visa :
1. Tourist Visa yaitu, visa yang digunakan oleh pendatang yang bertujuan melakukan liburan.
2. Business Visa yaitu, via yang digunakan untuk kunjungan keluar negeri untuk urusan bisnis
3. Offiial Visa yaitu, visa yang diberikan kepada perwakilan Negara atau pejabat Negara untuk hubungan iternasional sebagai wujud persahabatan antar Negara.
4. Immigrant Visa yaitu, visa yang diguakan oleh orang-orang yang ingin keluar negeri dan berencana untuk tinggal menetap.
5. Diplomatic Visa yaitu, Visa yang diberikan kepada pejabat diplomat atau duta Negara untuk mendapat perlakuan khusus.
6. Transit Visa yaitu, visa yang digunakan untuk keperluan singgah sesaat disuatu wilayah Negara lain selama 1 s.d 3 hari kemudian akan melanjutkan kembali perjalanannya.
f. Sertifikat kesehatan (Yellow Card)
Dokumen yang berisi keterangan kesehatan seseorang yang akan melakukan perjalanan keluar negeri. Dokumen ini bisa diproses di Rumah Sakit yang memiliki standar WHO.
2. Persiapan yang bersifat bukan administrasi
a. Reservasi Tiket
Saat pimpinan kita melakukan perjalanan dinas keluar kota ataupun luar negeri tentu saja memerlukan transport untuk sampai ketempat tujuan. Maka kita bisa menyiapkan transport untuk pimpinan seperti mobil kantor, pesawat, kereta dan kapal sesuai dengan tujuan pimpinan.
b. Reservasi Hotel
Sesampainya pimpinan ditempat tujuan maka kita juga harus mempersiapkan penginapan bagi pimpinan kita agar pimpinan dapat beristirahat, misalnya hotel, apartemen dan motel. Sesuai anggaran dari perusahaan. Akan tetapi pabila pimpinan hanya melakukan perjalanan dinas satu hari dan memungkinkan pimpinan tidak memerlukan penginapan maka kita tidak perlu memean hotel.
Tujuan dilaksanakan perjalanan dinas, antara lain :
1. Perjalanan dinas untuk keperluan pertemuan bisnis
Dalam perjalanan ini bertujuan untuk membangun kerjaama degan perusahaan lain. Maka kita sebagai sekretaris harus menyiapkan keperluan yang dibutuhkan untuk membina kerjasama tersebut antara : materi bisnis, profil pperusahaan, profit sharing, tujuan kerjasama dan bentuk kerjaama.
2. Perjalanan dinas untuk keperluan seminar
Dalam hal ini kita bisa menyiapkan beberapa keperluan dalam seminar yaitu undangan seminar, mempelajari materi seminar sesuai judul yang telah ditentukan dalam undangan seminar.
3. Perjalanan dinas untuk keperluan pembukaan kantor cabang baru
Saat menghadiri pembukaan kantor cabang baru kita hrus menyiapkan data perusahaan untuk pembuatan akta notaris pendirian kantor cabang dan menyiapkan pimpinan bagi kantor cabang baru.
4. Perjalanan dinas untuk keperluan kunjungan kerja (pemantauan)
Dalam kasus ini pimpinan harus menentukan tujuan untuk melakukan kunjungan sehingga kita sebagai sekretaris bisa menyiapkan segala akomodasi untuk pimpinan.
