Pengertian Surat Masuk
Yang dimaksud dengan surat masuk adalah suatu sarana komunikasi yang dapat dipergunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain (Djoko Purwanto, 2002:139). atau Alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita (Sedarmayanti (2001 : 162) Atau kesimpulannya, Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain mau pun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).
Prosedur Pengelolan surat masuk
Surat yang masuk perlu dikelola dengan baik agar lebih mudah dalam administrasi. Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya runtut langkah- langkah, seperti :
1. Penerimaan
Petugas menerima surat yang diterima dari kantor atau instansi lain, dan menandatangani surat pengantarnya. Setelah diterima, kemudian pada sampul surat dibubuhi cap dan tanggal penerimaan surat.
2. Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut. Kegiatan ini dilakukan dengan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/ instansi lain ke dalam kelompok atau golongan yang telah ditentukan. Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan golongan surat biasa, rutin dan rahasia.
3. Pembukaan Surat
Pembukaan surat yaitu kegiatan membuka dan mengeluarkan surat dari sampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Dalam pembukaan surat perlu diperhatikan apakah surat-surat yang diterima betul untuk instansi yang bersangkutan serta apakah surat-surat tersebut boleh dibuka. Setelah membuka surat, kemudian memeriksa alamat surat, nama pengirim, tanggal surat, isi surat dan lampiran bila ada.
4. Pencatatan
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu.
5. Pengarahan
Surat yang telah selesai diagendakan perlu untuk diproses lebih lanjut. Dalam proses ini petugas mengarahkan dan meneruskan surat tersebut kepada pejabat berwenang.
Pengarahan surat hendaknya ditulis dalam lembar disposisi. Disposisi adalah catatan, saran, atau tanggapan setelah surat tersebut dibaca oleh pimpinan. Disposisi terdapat dua macam yaitu disposisi langsung dan disposisi tidak langsung.
6. Pencatatan di Buku Ekspedisi Intern
Buku ekspedisi intern merupakan bukti dalam penyampaian surat antar unit dalam suatu kantor. Dalam buku ini, pejabat harus memberi paraf pada kolom yang telah disediakan.
7. Pendistribusian Surat
Setelah ada disposisi surat dari pimpinan atau atasan untuk mengedarkan surat, maka surat tersebut harus segera diberikan kepada orang yang ditunjuk. Surat yang hendak diberikan di-copy terlebih dahulu dan dicatat di buku ekspedisi intern.
Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, surat tersebut harus diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Ketika surat tersebut telah diberikan kepada orang yang ditunjuk, pihak yang menerima surat harus menandatangani tanda terima surat di buku ekspedisi intern.
8. Pemrosesan Surat
Setelah ada disposisi surat dari pimpinan atau atasan untuk membalas surat, maka surat tersebut harus segera dibalas kepada orang atau perusahaan yang dimaksud.
9. Penyimpanan Surat
Setelah surat selesai diproses, surat yang asli dikembalikan oleh staf administrasi kantor atau sekretaris ke unit tata usaha atau sekretariat untuk kemudian disimpan atau diarsipkan.
Penyimpanan atau pengarsipan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, antara lain sistem subyek, sistem abjad, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
