Contoh Surat Penagihan yang Baik dan Santun
Dalam praktek perdagangan,
seringkali barang yang diperjualbelikan tidak langsung dibayar lunas, melainkan
pembeliannya dilakukan secara kredit atau hutang. Namun, tak jarang pula terjadi
dengan bebagai alasan, si debitor tidak melakukan kewajibannya untuk
membayarkan hutang ketika tanggal jatuh tempo pembayarannya sudah tiba.
Jika sampai lewat jatuh tempo
pihak debitor tidak juga memberikan konfirmasi atas keterlambatannya dalam
membayar hutan, maka upaya yang biasa dilakukan oleh perusahaan (kreditor)
untuk mengatasi hal seperti itu antara lain dengan mengutus petugas bagian
penagihan (colector) untuk datang langsung ke tempat debitor. Selain itu, pihak
kreditor dapat juga mengirimkan surat penagihan.
Pada intinya, apapun upaya yang dilakukan
oleh pihak kreditor ini pada dasarnya bertujuan agar piutang yang telah
diberikan dapat diterima pembayarannya. Karenanya, untuk menagih atau
mengirimkan surat penagihan pun perlu memperhatikan aspek aspek obyektifitas,
etika, dan kesopanan.
Tahapan Pembuatan Surat Penagihan
Surat penagihan dapat dibuat dalam
beberapa tahapan yang terkait pada penekanannya. Dalam artian, surat penagihan
ini dibuat dengan merujuk pada status piutang dari debitur. Surat piutang
tersebut dapat dibuat untuk piutang yang akan jatuh tempo atau piutang yang
telah lewat jatuh tempo.
Berikut ini terdapat beberapa
jenis surat penagihan yang biasa dibuat oleh perusahaan sebagai pihak kredit,
antara lain :
a.
Tahap I - Surat penagihan yang bersifat mengingatkan
debitor.
Surat penagihan untuk
mengingatkan ini dikirimkan secara periodik kepada semua debitor dalam bentuk
pernyataan piutang. Surat yang dibuat dapat dalam bentuk pernyataan saldo
akhir, pernyataan satuan, atau pernyataan faktur yang belum dibayar.
b.
Tahap II - Surat tagihan yang bersifat menjelaskan.
Surat penagihan untuk menjelaskan
ini biasanya dikirimkan kepada debitor piutang yang telah lewat tanggal jatuh tempo
pembayarannya, sehingga debitor harus segera memenuhi kewajibannya yang telah
melanggar ketentuan batas waktu.
c.
Tahap III - Surat penagihan yang bersifat
teguran.
Surat penagihan teguran dikirimkan
apabila tidak ada tanggapan dari pihak debitor terhadap surat tagihan tahap kedua.
Dalam surat teguran ini biasanya disertai dengan sanksi bisnis.
Seperti yang telah disebutkan di
atas, surat penagihan harus dibuat secara obyektif. Dalam artian, informasi
mengenai piutang yang disampaikan kepada pihak debitor ini haruslah berasal
dari sumber dari data atau dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
Oleh karenanya, surat penagihan
yang dibuat dengan dasar data kartu piutang maka terlebih dahulu harus diteliti
kecocokannya dengan dokumen-dokumen yang terkait. Misalnya saja seperti dokumen
faktur penjualan, memo kredit dan bukti penerimaan kas.
Contoh surat penagihan tahap II
Agar lebih jelas tentang tata
cara pembuatan surat penagihan, maka dapat melihat pada contoh berikut ini. Berikut
adalah surat penagihan yang di buat oleh PT Jaya Agung untuk PD Mentari Asia
yang berisi tentang penjelasan mengenai piutang yang telah lewat jatuh tempo.
PT Jaya Agung
Jl. Raya Mutiara Emas, Bandung Kav C 11 Jawa Ba rat
-------------------------------------------------------------------------
08 Desember
2015
Kepada
Yth,
PD Mentari
Asia
Jl.
Asia Afrika No 999
Jakarta
Pusat
Dengan
hormat,
Sesuai
dengan pernyataan piutang yang kami kirimkan kepada Saudara tanggal 1 November 2015,
perlu kami beritahukan kembali bahwa piutang kami pada Saudara yang telah jatuh
tempo pembayarannya berjumlah Rp 95.000.000,00 dengan rincian sebagai berikut:
- Faktur No 789 sebesar Rp 30.000.000,00 jatuh
tempo tanggal 2 November 2015
- Faktur No 678 sebesar Rp 65.000.000,00 jatuh
tempo tanggal 5 November 2015
Keterlambatan
pembayaran mungkin terjadi akibat kekeliruan, jika ada alasan lain, hendaknya Anda
memberikan penjelasan kepada kami. Walaupun demikian, kami berharap pembayaran
untuk piutang tersebut dapat segera kami terima.
Atas
perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Kepala
Bagian Keuangan
Arti
Ning Tyas, S.E.
