Bagaimana Bahasa Telepon yang Sopan (Formal)

  
Cara Menggunakan Telepon (Etiket)
  1. Hindari mengangkat telepon lebih dari 3 kali dering. 
  2. Ucapkan salam segera ketika mengangkat gagang telepon, seperti ‘Selamat pagi, Selamat Siang, Selamat Malam, dan jangan sampai menggunakan kata sapaan ‘Hallo’.
  3. Bila penelepon langsung menanyakan orang yang dituju, maka sebelum menjawab pertanyaan telepon tersebut, sebaiknya terlebih dahulu ditanyakan nama atau identitas penelepon.
  4. Setelah  jelas identitas penelepon, kemudian jawab pertanyaan penelpon tersebut, dengan menanyakan terlebih dahulu kepada orang yang dituju bahwa  ada yang ingin berbicara dengannya.
Setelah orang yang dituju memberi jawaban bahwa ia bersedia, segera sambungkan telepon tersebut.


Simak juga: Etika Respon dalam Melakukan Telepon Kantor

 Langkah - Langkah Menerima Panggilan Telepon Masuk
  1. Menyiapkan kertas dan alat tulis pensil/pulpen.
  2. Jangan membiarkan telepon masuk berdering lebih dari 3 kali.
  3. Bicaralah dengan nada suara yang sopan dan enak didengar.
  4. Berbicara dengan cara yang baik dan harus terdengar menyenangkan bagi lawan bicara.
  5. Simak semua pembicaraan dengan saksama dan penuh perhatian dan jangan sekali-kali  memotong pembicaraan.
  6. Hindari penggunaan kata “apa” atau “hah” bila kata-kata penelpon kurang jelas, karena terkesan kurang sopan.
  7. Apabila ada pesan, catat dengan teliti semua pesan yang disampaikan penelpon dan agar segera sampaikan kepada yang berhak menerima pesan tersebut.
  8. Apabila pihak penelpon ingin segera berbicara dengan pimpinan, segera operator telepon meminta waktu sebentar untuk konfirmasi dengan pimpinan, apakah sedang sibuk atau telepon bisa langsung disambungkan.
  9. Akhiri percakapan telepon dengan mengucapkan terima kasih dan salam penutup, biarkan penelpon yang meletakkan gagang pesawat teleponnya terlebih dahulu, setelah itu baru letakkan gagang pesawat telepon anda.

Referensi:
Honiarti, Dra. Euis. 2004. Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi SMK. Armico : Bandung.
Wursanto, Drs. Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Andi Yogyakarta : Yogyakarta.
Haryani, Sri. 2001. Komunikasi Bisnis. UPP AMP YKPN : Yogyakarta