Menerima telepon atau menelepon pada dasarnya serupa dengan menerima tamu atau bertamu. Dalam menerima telepon, kita harus menjadi tuan rumah yang baik, dengan menjamu tamunya secara baik, ramah, dan menyenangkan.
Begitupun ketika melakukan telepon, meski mimik muka atau ekspresi tidak terlihat, namun jika seseorang menerima telepon dengan sikap yang ketus, wajah cemberut, maka hal tersebut dapat terpantul lewat intonasi suara.
Suara yang ketus dan tidak ramah tentu dapat dirasakan oleh orang di sisi lain telepon. Untuk itu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menerima atau melakukan panggilan telepon.
Beberapa hal umum dalam menerima telepon
Hal-hal umum yang perlu diperhatikan dalam menerima telepon, meliputi:
- Mengangkat gagang telepon sesegera mungkin. Bila dering gagang telepon telah berbunyi dua kali, namun belum ada yang mengangkat, maka si penelepon mungkin merasa kesal dan bertanya-tanya mengenai keadaan tempat yang dihubunginya.
- Telepon yang berasal dari saluran langsung, tidak melalui operator, berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tidak langsung.
- Gunakan bahasa resmi dan komunikatif. Artinya, berbicaralah dengan jelas, dapat dipahami, singkat, dan tepat.
- Jika orang yang hendak dihubungi si penelepon berada di tempat, secepatnya hubungkan kepada yang dituju. Namun apabila orang yang dikehendaki tidak berada di tempat, tanyakan apakah dapat dibantu, apa keperluannya dan apa pesan jika hendak disampaikan.
- Jika telepon ternyata salah sambung, jelaskan dengan ramah bahwa si penelepon salah sambung.
- Bila penelepon hendak menghubungi pimpinan, maka ada hal atau cara tertentu yang harus diperhatikan, yaitu tanyakan terlebih dahulu perihal identitas si penelepon: nama, asal kantor atau perusahaan, dan keperluan. Setelah itu, secepatnya beritahukan kepada pimpinan.
- Bersikap selalu sopan, ramah, hangat, dan akrab dalam bertelepon adalah hal yang penting, karena sifat dan sikap kita akan terpantul melalui nada suara.
Beberapa hal khusus dalam menerima telepon
Hal-hal khusus yang perlu diperhatikan dalam menerima telepon, meliputi:
- Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri, sementara tangan kanan memegang alat tulis serta kertas berisi lembar pesan telepon (LPT) yang biasa tersedia untuk mencatat hal-hal penting telepon.
- Menyampaikan salam seperti selamat pagi, selamat siang, atau selamat petang. Menyapa penelepon dengan sapaan yang sopan seperti Ibu/Bapak/Saudara, dan sebagainya.
- Menyebutkan identitas diri, kantor, atau perusahaan.
- Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT).
- Bila penelepon kurang jelas, jangan sampai menyebutkan kata ‘apa, hah, heh’, karena kata-kata seperti itu sangat tidak sopan. Sebaiknya mohon kepada penelepon agar mengulangi lagi maksudnya secara sopan atau kita sendiri yang mengulang kembali maksudnya (informasinya) untuk mengecek kesesuaian informasi yang diterima dan yang dimaksud si penelepon.
- Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan identitas dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi.
- Usahakan untuk menerima telepon dengan bersemangat meskipun pekerjaan menumpuk, jangan sampai suara terdengar lesu.
- Jika penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tetap tangani dengan bijak dan cara profesional. Tetap tenang, kendalikan diri, berbicara dengan sabar, bijaksana, namun tegas.
- Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon (jadilah pendengar yang baik).
- Menjawab setiap pertanyaan dari penelepon dengan jelas, singkat, dan tepat.
- Menyebut nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru. Karena salah satu ciri akrab dan perhatian adalah dengan menyebut nama orang secara tepat.
Referensi:
Honiarti, Euis. 2004. Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi SMK. Armico : Bandung.
Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Andi Yogyakarta : Yogyakarta.arta.
