Untuk mendapatkan kenyamanan dan keamanan saat bekerja dikantor, perlu dilakukannya penataan ruang kantor yang baik dan efisien, sehingga ruang kantor tidak digunakan sebagai tempat menyimapan peralatan yang ada tetapi juga dapat digunakan untuk karyawan atau tamu denga baik saat datang ke kantor, sehingga merasa nyaman dengan ruang kantor tersebut.
Penataan ruang kantor merupakan pengaturan ruangan kantor serta penyusunan peralatan dn perabot kantor berdasarkan luas lantai dan ruang kantor yang tersedia sehingga dapat menimbulkan suasana yang nyaman dan tenang kepada karyawa saat bekerja.
.jpg)
Dibawah ini beberapa pendapat mengenai pengertian tata ruang kantor, yaitu:
a. Menurut Drs. Liang Gie dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran Modern, tata ruang kantor merupakan penyusunan alat-alat yang terletak pada tempat yang tepat serta pengaturan kerja yang dapat memberikan kepuasan saat bekerja bagi para karyawan perusahaan.
b. Menurut Littlefield dan Peterson pada bukunya yang berjudul Modern Office Management suatu tata ruang kantor dapat disusun sebagai penyusunan alat dan perlengkapan pada luas ruang yang tersedia.
Tujuan Tata Ruang Kantor
1. Memeberikan kenyamanan terhadap karyawan, sehingga para karyawan dapat merasa betah dan nyaman dalam bekerja.2. Dapat memanfaatan ruang kantor secara maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak terpakai.
3. Mempermudah arus komunikasi dan arus bekerja.
4. Memudahkan dalam pengawasan
5. Mempermudah dalam pelayanan, baik pelayanan kepada tamu atau pelanggan dan rekan kerja.
6. Mempermudah gerak karyawan dalam bekerja
7. Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi
8. Mengurangi kebisingan yang sering terjadi
9. Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan
Simak juga: NOTULEN : Pengertian, Tujuan, dan Contoh
Bentuk - bentuk tata ruang
a. Ruang kantor terbuka (Open plan office)
Ruang kantor ini merupakan ruangan yang mana semua kegiatan yang dilakuan karyawan secara bersamaan dapat terlihat karena tidak ada penyekat atau penghalang.
Keuntungan dari tataruang kantor ini, antara lain :
1. Kemudahan apabila akan mengganti ruangan
2. Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antar karyawan
3. Memudahkan dalam melakukan pengawasan
4. Menghemat penggunaan alat penerangan dan peralatan
5. Mempermudah penggunaan, penempatan dan perawatan peralatan pekerja
6. Memperlancar arus kerja
7. Memudahkan cahaya dan udara dapat masuk dan beredar sehingga ruangan terasa segar
Kerugian ruang kantor terbuka, yaitu :
1. Kesulitan dalam melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia
2. Kebisingan akan mudah terjadi sehingga menyebakan konsentrasi pecah.
3. Karyawan kurang leluasa terhadap hal-hal yang bersifat pribadi
b. Ruang kantor tertutup (Closed Plan Office)
Dimana ruangan ini saling terpisah antara satu dengan yang lainnya, karena adanya penyekat atau tembok.
Keuntungsan kantor tertutup, contohnya :
1. Terjaganya pekerjaan yang bersifat rahasia
2. Pimpinan dan karyawan dapat bekerja lebih tenang, terhindar dari kebisingan
3. Dapat lebih leluasa dalam bekerja
Kerugian dari tata ruang kantor tertutup, yaitu :
1. Sulitnya melakukan pengawasan, kerena terhalang penyekat
2. Udaradan cahaya sulit masuk menyebabkan ruangan terasa pengap dan gerah
3. Sulit melakukan perubahan ruangan
c. Ruang kantor semi tertutup
Ruangan ini disekat menggunakan penyekat kayu atau tembok setinggi 1,5 meter.
Keuntungan dan kerugian dari ruangan semi tertutup :- Keuntungan dari ruangan semi tertutup : Terjaganya pekerjaan yang bersifat rahasia
- Kerugian dari ruangan semi tertutup : sulitnya melakukan perubahan ruangan
Pedoman Pembuatan Tata Ruangan Kantor
1. Asas-asas tata ruangan kantora. Asas Jarak terpendek
b. Asas rangkaian kerja
c. Asas penggunaan seluruh ruangan
d. Asas Integrasi kegiatan
e. Asas perubahan suasana tempat kerja
f. Asas keamanan dan kepuasan karyawan
2. Prinsip-prinsip tata ruang kantor
a. Bagian atau fungsi kerja yangberhubungan ditempatkan berdekatan
b. Seluruh pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus
c. Alur kerja dibuat sederhana
d. Semua peralata didekatkan dengan pengguna
e. Menyediakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama
f. Sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya, bisa membuat silau
g. Jika pekerjaan berhubungan dengan masyarakat, maka ditempatkan bagian depan
h. Jika pekerjaan dapat menyebabkan kebisingan sebaiknya dijauhkan dari bagian lain.
3. Faktor-Faktor yang mempengaruhi tata ruang
a. Sistem pencahayaan
Terdapat empat jenis pencahayaan yang digunakan kantor :
- Natural lighting
- Task lighting
- Ambient lighting
- Accent lighting
Sistem pencahayaan ada empat :
i. Pencahayaan direct
ii. Pencahayaan semi direct
iii. Pencahayaan indirect
iv. Pencahayaan semi indirect
b. Sistem Warna
dalam sistem pewarnaan ruangan kita harus mempertimbangkan banyak hal, antara lain :
1. Macam-macam warna
2. Arti warna dan psikologisnya
3. Pertimbangan dalam memilih warna
4. Keuntungan penggunaan warna
c. Sistem pengaturan udara ruangan
Keuntungan menggunakan udara ruangan yang baik dan tepat bagi karyawan :
1. Karyawan lebih nyaman dalam bekerja
2. Lebih semangat
3. Kesehatan karyawan lebih terpelihara
4. Produktivitas kerja meningkat
5. Memberi kesan baik kepada tamu
d. Sistem penataan suara
Berikut ini hal yang ditimbulkan akibat kebisingan di kantor :
1. Konsentrasi karyawan terganggu
2. Semangat karyawan menurun
3. Terjadinya gangguan mental dan syaraf
4. Karyawan mudah merasa lelah
5. Produktivitas kerja menurun
Untuk mengatasi hal tersebut dapat dilakukan hal-hal berikut ini :
1. Ruangan diberikan penyadap suara
2. Dibawah mesin tik diberikan alas karpet, sehingga suara teredam
3. Pengadaan printer diusahakan tidak bersuara tinggi
4. Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus
Referensi: Pengertian dan 18 Prinsip Tata Ruang Kantor