Secara Keseluruhan, indeks memiliki tiga jenis pengertian. Antara lain sebagai berikut :
a. Secara Umum, indeks adalah alat bantu untuk menentukan suatu tempat.
b. Dari segi perpustakaan, indeks merupakan katalogisasi tentang judul buku, deskripsi buku, judul masalah, nomor klasifikasi serta penyusunan dalam penempatan buku sesuai dengan klasifikasinya.
c. Segi Kearsipan, indeks adalah petunjuk atau tanda pengenal untuk mempermudah dalam menentukan tempat penyimpanan arsip. Dengan demikian ketika kita memerlukan suatu arsip maka untuk mempermudah penemuannya, digunakannya indeks.
Kegunanaan Indeks
Indeks sangat berguna dalam hal penyimpanan arsip dunia administrasi. Keguanaan indeks antara lain sebagai berikut :
1. Untuk mengelompokan ataun menyatukan beberapa arsip atau dokumen yang mempunyai kode dan kegiatan yang sama, untuk kemudian disatukan kembali ke dalam satu berkas yang sama.
2. Indeks sebagai media penemuan kembali arsip atau dokumen.
Syarat Mengindeks
Untuk mempermudah dalam melakukan pengindeksan suatu arsip, maka perlu diperhatikannya berbagai syarat dibawah ini, sebagai berikut :
a. Indeks harus singkat, jelas, dan mudah dipahami.
b. Menggunakan kata yang mudah dimengerti orang.
c. Mempunyai orientasi kepada kebutuhan pengguna.
d. Diambil dan ditentukan dari isi surat tersebut.
Mengindeks merupakan penentuan urutan berbagai unit atau bagian dari kata tangkap ( caption ) yang akan disusun berdasarkan abjad. Kata tangkap bisa berupa nama orang, nama badan usha, judul masalah, nama tempat, atau angka yang tergantung dari sistem penyimpanan yang digunakan dalam suatu instansi.
Kata tangkap merupakan tanda penganal ( ID ) dari suatu dokumen yang disimpan, sehingga kata tangkap digunakan berasarkan sistem penyimpanan yang digunakan oleh instansi.
a. Jika suatu instansi menggunakan penyimpanan sistem abjad ( alphabetical filing system ), yang menjadi kata tangkap adalah nama orang atau nama badan usaha / lembaga / perusahaan / organisasi. Oleh sebab itu,yang harus diindeks adalah nama orang atau nama perusahaan.
b. Jika perusahaan tersebut menggunaan penyimpanan sistem subjek ( subjectical filing system ), yang menjadi kata tangkap adalah judul masalah atau subjek dari surat yang disimpan
c. Jika suatu instansi menggunakan penyimpanan sistem tanggal ( chronological filing system ), maka yang menjadi kata tangkap adalah tanggal surat dari suatu arsi atau dokumen yang disimpan.
d. Jika suatu instansi menggunakan penyimapanan sistem wilayah ( geographical filing system ), maka yang menjadi kata tangkap adalah nama tempat / daerah / wilayah dari surat yang disimpan.
e. Jika suatu instansi menggunakan penyimpanan sistem nomor ( numerical filing system ), maka yang menjadikan kata tangkap adalah nomor urut yang terdapat dalam buku arsip atau daftar klasifikasi yang tersedia.
Simak juga: Analisa Kebutuhan Pegawai dan Pengadaan Pegawai
Contoh mengindeks nama orang dan nama perusahaan.
Selain istilah yang kita kenal mengindeks atau kata tangkap, terdapat istilah lain dalam penataan dokumen yakni unit. Unit merupakan bagian terkecil dari kata tanggkap yang memiliki pengertian secara individual. Masing-masing dari unit dalam kata tangkap yang ditentukan oleh peraturan megindeks. Hal tersebut sangat penting dalam penyusunan urutan abjad yang berdasarkan kepada unit demi unit serta huruf demi huruf.
Nama orang terdiri dari 2 macam, yakni nama tunggal dan nama ganda ( lengkap ). Nama tungal merupakan nama yang terdiri dari satu unit. Misalnya : Arifin, Syarifuddin, dan Ramadhani. Sedangkan nama ganda ( lengkap ) adalah nama yang terdiri dari 2 unit atau lebih. Misalnya : Dimas Nugroho, Adinda Nur Aisyah, dan Muhammad Galih Prasetyo.
Penjelasan dari nama Muhammad Galih Prasetyo.
1. Muhammad adalah nama depan ( first name ).
2. Galih adalah nama tengah ( middle name ).
3. Prasetyo adalah nama akhir ( last name ).
Nama akhir bisa berupa :
1. Nama marga ( contoh : Nasution )
2. Nama keluarga ( contoh : Yudhoyono )
3. Nama ayah ( contoh : Ismail dalam nama Ratna Ismail )
4. Nama sendiri ( contoh : Aisyah dalam nama Siti Aisyah )
Nama Indeks Kode Abjad Urutan Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Adinda Nur Aisyah Aisyah Adinda Nur Ai 1
Prof. Dr. Agus Hermawan Hermawan Agus Prof., Dr. He 2
Aryo Wibisono Wibisono Aryo Wi 3
