Formasi Pegawai (Sistem dan Dasar Penyusunan)

  
Kebutuhan pegawai adalah :

  1. Kegiatan untuk menetukan jumlah dan kualitas pegawai yang dibutuhkan guna mengisi suatu organisasi.
  2. Langkah pertama yang dilakukan dengan  cara menyusun jenjang kepangkatan dan formasi.
Formasi Pegawai Negeri Sipil adalah jumlah susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan suatu organisasi negara untuk melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. Sesuai ketepatan  menteri yang bertanggung jawab dalam hal penertiban dan penyempurnaan aparatur negara.
Formasi Anggaran merupakan jumlah pegawai dalam suatu organisasi yang berdasarkan atas anggaran belanja pegawai yang tersedia dan tidak selalu mencerminkan realitas kebutuhan.

 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun formasi  adalah
1. Dasar penyusunan formasi
2. Sistem penyusunan formasi
3. Analisa kebutuhan Pengawai negeri sipil
4. Angaran belanja negara yang tersedia


Dasar - dasar penyusunan formasi

1. Jenis pekerjaan
Jenis pekerjaan tersebut terdiri dari :
a. Macam pekerjaan yang wajib dilakukan oleh suatu unit organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya.

 b. Jenis pekerjaan yang wajib disusun secara sistematis.

 c. Jenis pekerjaan yangbersifat umum pada setia departemen dan pekerjaan yang bersifat khusus sesuai kebutuhan departemen tertentu.

 2. Sifat pekerjaan
Peninjauan sifat pekerjaan yang tepat dilakukan berdasarkan waktu kerja, pemusatan perhatian, resiko pribadi yang mungkin timbul dalam melaksanakan pekerjaan.

 3. Perkiraan beban kerja
Perkiraan beban kerja merupakan frekuensi kegiatan rata-rata dari masing-masing jenispekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
a. Beban kerja dapat diukur berdasarkan per satuan waktu.
b. Beban kerja sulit diatur tergantung keadaan, misal tugas kejaksaan
c. Beban kerja tidak bisa diatur seperti intelegen dan diplomatik

 4. Perkiraan kapasitas pegawai
Perkiraan kemampuan rata-rata satu orang pegawai untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan ini diperlukan untuk mengetahui jumlah pegawai yang diperukan. Kapasitas pegawai ada yang dapat diukur, sulit diukur dan ada yang tidak bisa diatur.

 5. Kebijaksanaan pelaksanaan pekerjaan
6. Jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat
7. Alat yang tersedia
Simak juga: Mengidentifikasikan Pekerjaan Kantor (Jenis dan Ciri pekerjaan kantor)

Sistem Penyusunan Formasi

1. Sistem Sama
Sistem yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua unit organisasi dengan tidak memperhatikan besar kecilnya “Beban Kerja”.
Digunakan dalam organisasi terstandar ABRI.

 2. Sistem Ruang Lingkup
Jumlah dan kualitas kepegawaian ditetukan berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja sebagai unit organisasi.

 Apa yang dimaksud dengan  Analisa Kebutuhan Pegawai?
Merupakan proses analisa secara logis dan teratur untuk dapat mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang dibutuhkan  oleh suatu organisasi agar dapat melaksanakan tugasnya secara berdaya guna, berhasil guna serta berkelangsungan.

Tujuan adanya analisa kebutuhan pegawai adalah agar  seluruh pegawai  yang ada pada setiap unit organisasi memiliki pekerjaan tertentu, jangan sampai ada pegawai yang tidak memiliki pekerjaan.

Alat yang digunakan dalam analisa kebutuhan  adalah Uraian Jabatan atau yang lebih dikenal dengan  job description, yang digunakan untuk mengetahui jenis-jenis ruang lingkup tugas, sifat pekerjaan, syarat jabatan, perkiraan kapasitas pegawai dalam jangka tertentu.

Analisa tugas jabatan merupakan suatu penelahaan secara mendalam dan sistematis terhadap hasilnya berupa Uraian jabatan.

 Uraian Jabatan terdapat beberapa hal yaitu:
1. Nama jabatan
2. Jumlah Pejabat yang dbutuhkan
3. Rincian tugas jabatan
4. Hubungan anatr tugas jabatan
5. Keterangan tentang jabatan
6. Latihan yang dibutuhkan
7. Waktu kerja
8. Fasilitas atau perlengkapan yang dibutuhkan
9. Syarat pekerjaan
Penggolongan Jabatan dan Pangkat adalah Usaha mengelompokan berbagai jabatan atas dasar persamaan tugas dan tanggung jawab.

Hal ini digunakan sebagai dasar perlakuan yang sama dalam hal pengangkatan pemberian gaji atau upah dan proses kepegawaian lain. Prinsip yang digunakan adalah equal pay for equal work yaitu upah yang sama untuk pekerjaan yang sama.


Pangkat dalam Pegawai Negeri Sipil
1. Golongan I
2. Golongan II
3. Golongan III
4. Golongan IV    : Juru
: Pengatur
: Penata
: Pembina

 Kegunaan penggolongan Jabatan dan Pangkat
1. Dasar penentuan gaji atau upah.
2. Membantu selksi calon pegawai.
3. Turut menentukan sistem kenaikan pangkat dan pemindahan.
4. Penyeragaman istilah untuk sebutan atau nama jabatan atau pangkat.
5. Mempertinggi modal pegawai.
6. Mempengaruhi teraturnya penyimpanan arsip.
7. Menentukan fokus penilaian kecakapan atau efisensi kerja.
8. Membantu latihan jabatan pegawai.