Mengenal Prinsip hingga Proses Penyusunan Pegawai
Profesi sebagai seorang pegawai negeri sipil sepertinya
memang banyak diidamkan oleh banyak orang. Lihat saja ketika ada seleksi
penerimaan pegawai negeri sipil. Akan ada jutaan orang yang berbondong -bondong
untuk melamar.
Informasi mengenai jadwal pembukaan pegawai negeri sipil
alias PNS ini pun selalu jadi trending topik dan dinantikan oleh banyak orang.
Bahkan, di sekolah menengah atas, materi pengadaan pegawai negeri sipil ini
diajarkan secara khusus.
Untuk itu, berikut terdapat materi lengkap mengenai
pengadaan pegawai negeri sipil lengkap. Informasi ini dapat digunakan sebagai
referensi bagi para pelamar kerja sebagai PNS atau bagi pelajar sekolah. Terdapat
materi mulai prinsip penyusunan pegawai hingga proses penerimaan pegawai.
PRINSIP – PRINSIP PENYUSUNAN PEGAWAI
Dalam penyusunan formasi pegawai diperlukan penentuan
kebutuhan terlebih dahulu. Penentuan kebutuhan pegawai merupakan kegiatan untuk
menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan guna mengisi suatu
organisasi.
Langkah pertama untuk menentukan kebutuhan pegawai ini dilakukan
dengan menyusun jenjang kepangkatan dan formasi. Jadi, pada intinya, penyusunan
pegawai harus didasarkan dan diawali dari penentuan kebutuhan.
Prinsip Penerimaan Pegawai
Dalam penerimaan PNS baru haruslah tetap mendasarkan pada
prinsip bahwa “setiap warganegara yang memenuhi syarat yang telah ditentukan
dalam peraturan perundangan mempunyai hak dan kesempatan yang sama untuk
menjadi pegawai negeri sipil.”
Penilaian calon pegawai harus selalu didasarkan pada syarat
obyektif atau semata-mata didasarkan pada kualifikasi objektif sesuai kebutuhan
dan tidak boleh secara subjektif. Dalam hal ini, prinsip penerimaan pegawai
secara ringkas dapat dipahami sebagai prinsip “kesamaan hak”.
Prinsip Pengangkatan Pegawai
Prinsip profesionalisme sesuai dengan kompetensi, prestasi
kerja, dan jenjang pangkat yang ditetapkan untuk jabatan itu serta syarat
objektif lain tanpa membedakan jenis kelamin, suku, agama, ras, atau golongan.
Prinsip Penyusunan Pola Karier
Dalam menyusun pola karir PNS, terdapat tiga prinsip yang
harus dijadikan patokan. Prinsip penyusunan pola karir PNS meliputi :
1. Kepastian
Pola karier harus rnenggarnbarkan kepastian tentang arah
alur karier yang dapat ditempuh oleh setiap PNS yang telah rnernenuhi syarat
yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan.
2. Profesionalisme
Pola karier harus rnendorong peningkatan kornpetensi dan
prestasi kerja PNS.
3. Transparan
Pola karier harus diketahui oleh setiap PNS dan memberi
kesempatan yang sama kepada PNS yang telah rnemenuhi syarat yang ditentukan dalam peraturan
perundang-undangan
Pelajari juga: Aneka Surat Panggilan Kerja
FORMASI DAN PENGADAAN PEGAWAI
Dalam kepegawaian, terdapat dua macam formasi. Dua macam formasi dalam kepegawaian, meliputi :
1. formasi Pegawai Negeri Sipil (PNS)
Formasi PNS adalah jumlah susunan pangkat PNS yang
diperlukan satuan organisasi Negara untuk melaksanakan tugas pokok dalam jangka
waktu tertentu sesuai ketetapan Menteri yang bertanggung jawab. Dalam hal
penertiban dan penyempurnaan aparatur Negara.
2. formasi anggaran
Formasi anggaran adalah jumlah pegawai dalam suatu
organisasi yang didasarkan atas anggaran belanja pegawai yang tersedia. Jadi,
formasi anggaran ini tidak selalu mencerminkan realitas kebutuhan.
Dua sistem penyusunan formasi
Dalam penyusunan formasi pegawai dan anggaran ini, juga
terdapat dua jenis sistem yang dapat digunakan. Sistem penyusunan formasi
tersebut meliputi :
1. Sistem sama
Sistem sama adalah sistem yang menentukan jumlah dan
kualitas pegawai yang sama bagi semua unit organisasi yang sama dengan tidak
memperhatikan padabesar kecilnya “beban kerja”. Biasanya digunakan pada
organisasi yang terstandar seperti ABRI).
2. Sistem ruang lingkup
Sistem ruang lingkup merupakan yang digunakan untuk
menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang ditentukan berdasar jenis, sifat
dan beban kerja sesuai unit organisasi.
PENETAPAN FORMASI PEGAWAI
Formasi Pegawai Negeri Sipil secara nasional setiap tahun
anggaran ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan
aparatur negara. Penetapan ini dilakukan setelah memperhatikan pendapat Menteri
Keuangan dan pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara Formasi Pegawai
Negeri Sipil.
Formasi pegawai tersebut terdiri dari:
1.
Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat
2.
Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah.
3.
Hal yang harus diperhatikan dalam menetapkan
formasi
4.
Jumlah Pegawai Negeri Sipil (bezetting) yang
ada,
5.
Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang naik pangkat,
6.
Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang berhenti,
pensiun, atau meninggal dunia, dan
7.
Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil menurut jabatan
dan pendidikan/jurusannya.
FAKTOR-FAKTOR PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI
Dalam penyusunan formasi pegawai, terdapat beberapa faktor
yang mempengaruhi. Faktor penyusunan
formasi, meliputi :
1. Jenis pekerjaan : Artinya, jenis pekerjaan apa saja yang
tersedia
2. Sifat pekerjaan : Bagaimana sifat pekerjaan tersebut
terkait pada pengaruhnya terhadap aktivitas kerja
3. Perkiraan beban kerja : Seberapa besar beban kerja yang
harus dijalankan pegawai
4. Perkiraan kapasitas pegawai : Seberapa besar kemampuan
masing-masing pegawai dalam menjalankan tugas
5. Kebijaksanaan pelaksanaan pekerjaan : Bagaimana pegawai
menyikapi pekerjaannya agar berjalan dengan baik
6. Jenjang dan jumlah jabatan dan pangkat : Bagaimana
pembagian jenjang, jabatan dan pangkat yang tersedia
7. Alat yang tersedia : Peralatan yang menunjang kegiatan
8. Faktor kemampuan keuangan negara
Keterangan :
Jenis pekerjaan
Jenis pekerjaan harus disusun secara sistematis. Jenis
pekerjaan terbagi menjadi dua, ada yang bersifat umum (ada pada setiap
dapertemen) dan bersifat khusus (sesuai kebutuhan departemen tertentu).
Sifat pekerjaan
Sifat pekerjaan dapat ditinjau. Untuk meninjau sifat
pekerjaan, dapat didasarkan pada waktu kerja, pemusatan perhatian, serta resiko
pribadi yang mungkin timbul dari melaksanakan pekerjaan.
Perkiraan beban kerja
Perkiraan beban kerja yang dimaksud adalah frekuensi
kegiatan rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu
tertentu.
Beban kerja dapat dibagi dalam tiga kategori
1. Beban
kerja yang dapat diukur, misalnya tugas yang dihitung per satuan waktu
2. Beban
kerja yang sulit diukur, sulit diukur karena tergantung pada keadaan, misalnya
tugas kejaksaan
3. Beban
kerja yang tidak dapat diukur, tidak dapat diukur seperti misalnya pada tugas
intelegen, diplomatik.
Perkiraan kapasitas pegawai
1. Perkiraan
kemampuan rata-rata satu orang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis
pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
2. Diperlukan
untuk mengetahui jumlah pegawai yang diperlukan.
3. Kapasitas
pegawai ada yang dapati diukur, sulit diukur dan tidak dapat diukur.
Faktor kemampuan keuangan negara
Faktor kemampuan keuangan negara juga menjadi faktor penting
yang selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai Negeri Sipil.
Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan
analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila
kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus
didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia.
ANALISA KEBUTUHAN PEGAWAI
Untuk menentukan kebutuhan pegawai, maka perlu dilakukan
analisa terlebih dahulu. Analisa
Kebutuhan Pegawai adalah suatu proses untuk menentukan kebutuhan pegawai
secara lebih mendalam.
Analisa kebutuhan pegawai ini dilakukan setelah menentukan
jenjang kepangkatan dan formasi, kemudian diadakan penerimaan pegawai yang
diperlukan untuk mengisi organisasi tersebut. Pengadaan ini dapat berupa
penerimaan pegawai baru dan dapat juga berupa pemindahan dari unit organisasi
lain.
Penyebab Lowongnya Formasi dalam Satu Unit Organsasi Pemerintah
Lowongnya formasi dalam suatu unit organisasi pemerintah
pada umumnya disebabkan oleh dua hal, yakni:
1. Adanya
PNS yang berhenti karena pensiun, mengundurkan diri, dan sebagainya.
2. Adanya
perluasan organisasi pemerintah.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan Dalam pengadaan PNS
1. Prinsip,
Prinsip apa yang harus dijalankan dalam pengadaan PNS
2. Sistem,
Sistem apa yang digunakan dalam pengadaan PNS
3. Syarat,
Bagaimana syarat penyelenggaraannya
4. Pengangkatan,
Bagaimana prosedur terkait pengangkatan
5. Tata
usaha, Bagaimana sistem tata usaha yang dijalankan
SISTEM PENGADAAN PEGAWAI
Sistem Pengadaan Pegawai terdapat dua macam, yakni sistem
sentralisasi dan sistem desentralisasi. Berikut penjelasan sistem pengadaan
pegawai.
Sistem sentralisasi
1. Keuntungan
: adanya norma yang sama, penerimaan yang seragam dan dapat lebih dijamin mutu
pegawai yang diterima
2. Kelemahan
: sangat sulit dilaksanakan berhubung dengan luasnya wilayah dan masih sulitnya
perhubungan.
Sistem desentralisasi
1. Keuntungan
: dapat melaksanakan pengadaan pegawai baru dengan cepat
2. Kelemahan
: tidak terdapat keseragaman dalam cara penerimaan, kemungkinan penentuan norma
yang berbeda, yang mungkin tidak menjamin mutu pegawai yang diterima.
Tahap – Tahap atau Proses Penerimaan PNS
Tahap Pengumuman
1. Dengan
seluas-luasnya melalui media massa dan media lain yang memungkinkan
2. Oleh
pejabat yang berwenang maupun pejabat lain yang ditunjuknya
3. Dilakukan
sekurang-kurangnya satu bulan sebelum tanggal penutupan lamaran
4. Mencantumkan
beberapa hal utama meliputi:
a. Jumlah
dan jenis lowongan
b. Syarat
yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar
c. Alamat
tempat lamaran ditujukan
d. Batas
waktu pengajuan surat lamaran
e. Lainnya
yang dianggap perlu
Tahap Pelamaran
1. Surat
lamaran secara tertulis dengan huruf latin
2. Dengan
tulisan tangan sendiri
3. Diajukan
kepada instansi yang bersangkutan
4. Dilengkapi
dengan lampiran sesuai syarat yang diminta
5. Diri
pelamar harus memenuhi syarat bersangkutan
6. Dilengkapi
dengan lampiran sesuai syarat yang diminta
7. Diri
pelamar harus memenuhi syarat tertentu
8. Diajukan/
diserahkan sebelum tanggal penutupan penerimaan lamaran
Tahap Penyaringan
Menempuh tahap-tahap :
1. Pemeriksaan
administratif
2. Panggilan
pelamar
3. Mengadakan
ujian
4. Penentuan
peserta ujian yang lulus
5. Penentuan
pelamar yang diterima (calon)
6. Pengumuman
panggilan yang diterima
7. Pengusulan
Pengangkatan dan
penempatan
Terdiri dari tahap-tahap:
1. Masa
percobaan (pengangkatan menjadi calon PNS)
2. Pengangkatan
sebagai Pegawai Negeri Sipil, bagi calon PNS yang telah menjalani masa
percobaan dan memenuhi persyaratan:
3. Telah
menunjukkan kesetiaan dan ketaatan penuh pada Pancasila, UUD 1945, Negara dan
pemerintah.
4. Telah
menunjukkan sikap dan budi pekerti yang baik
5. Telah
menunjukkan kecakapan dalam melaksanakan tugas
6. Telah
memenuhi syarat-syarat kesehatan jasmani dan rohani untuk diangkat sebagai
Pegawai Negeri Sipil