Pengertian surat
Surat adalah suatu hal yang penting dalam kegiatan komunikasi perkantoran. Pengertian surat menurut Drs. I.G. Wursanto dalam bukunya Teknologi Perkantoran I, surat dapat diartikan dalam beberapa cara yang bisa disimpulkan sebagai media komunikasi yang berisi keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya, baik berupa informasi atau pun untuk mendapatkan pengertian atau kerjasama kedua belah pihak.
Dari pengertian tersebut, surat melibatkan dua pihak utama yakni pengirim dan penerima. Ketika antara pengirim dan penerima terjadi hubungan terus-menerus dan berkesinambungan, maka terjadi surat-menyurat atau koresponden.
Jenis - jenis Surat
Surat dapat digolongkan dalam beberapa jenis menurut beberapa hal. Berikut ini adalah jenis – jenis surat dalam berbagai penggolongan.
1) Jenis surat menurut wujud surat
a. Surat biasa atau surat bersampul
Yang dimaksud sebagai surat biasa atau bersampul adalah jenis surat yang ditulis di atas kertas oleh pengirim, yang biasanya dimasukkan dalam sampul untuk kemudian dikirim pada pihak yang dituju.
b. Memo dan nota
Memo atau nota merupakan jenis surat yang digunakan secara intern pada suatu kantor atau organisasi. Penggunaan memo ini biasanya untuk mencari atau menyampaikan informasi serta petunjuk antar pejabat kantor dengan isi yang singkat dan padat.
c. Kartu pos
Kartu pos merupakan benda pos berupa kartu berukuran 10 x 15 cm atau 15 x 20 cm. Kartu pos digunakan ketika isi surat itu singkat dan tidak rahasia karena dapat langsung dibaca.
d. Warkat pos
Warkat pos merupakan jenis surat yang berwujud gabungan sampul dan kertas surat. Warkat pos biasanya digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isi warkat pos umumnya bersifat privat sehingga hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yang tercantum dalam alamat surat.
e. Telegram
Telegram merupakan jenis surat yang ditulis pada blanko telegram yang hanya berisi pokok-pokok singkat dari permasalahan saja.
f. Surat tanda bukti
Surat tanda bukti merupakan jenis surat yang berupa formulir yang digunakan sebagai tanda bukti keabsahan suatu aktifitas antar dua pihak. Contohnya termasuk kuitansi, faktur, tanda terima, dan sejenisnya.
2) Jenis surat menurut sifat isi
a. Surat pribadi
Surat pribadi yakni jenis surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi dapat digolongkan dalam dua kelompok yakni surat pribadi yang bersifat kekeluargaan dan yang bersifat setengah resmi.
b. Surat dinas
Surat dinas adalah jenis surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga, baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta yang isinya menyangkut kedinasan dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakili. Surat dinas dapat digolongkan dalam dua kelompok yakni surat dinas pemerintah dan swasta.
3) Jenis surat menurut keamanan isi
a. Surat biasa
Surat biasa yakni surat yang isinya tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan apabila diketahui atau dibaca oleh orang lain.
b. Surat rahasia
Surat rahasia adalah jenis surat yang isi suratnya tidak boleh diketahui oleh orang lain, selain yang berhak, karena bisa jadi menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Surat jenis rahasia umumnya ditandai dengan RHS atau R.
c. Surat sangat rahasia
Surat sangat rahasia adalah jenis surat yang isinya terkait masalah yang sangat penting sehingga tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu saja yang memang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan terkait. Surat sangat rahasia biasanya diberi tanda SRHS atau SR pada sampulnya.
4) Jenis surat menurut proses penyelesaiannya
a. Surat biasa
Surat biasa tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan cepat atau segera, jadi jenis surat ini dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
b. Surat segera
Surat segera memerlukan tanggapan atau proses penyelesaian dengan segera lebih cepat dari surat biasa, sehingga harus didahulukan.
c. Surat sangat segera
Dalam surat sangat segera, isi suratnya memerlukan tanggapan penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama sehingga penting untuk dijadikan prioritas utama.
5) Jenis surat menurut kegiatan
a. Surat intern
Surat intern adalah jenis surat yang yang ditujukan kepada lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri. Jadi, pengirim dan penerima ada dalam satu isntansi.
b. Surat ekstern
Surat ekstern adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan di luar organisasi atau instansi si pengirim surat.
6) Jenis surat menurut sasaran yang dituju
a. Surat biasa
Surat biasa ini ditujukan untuk seseorang atau organisasi tertentu saja sesuai yang tercantum dalam alamat atau tujuan surat.
b. Surat edaran
Surat edaran ini isinya ditujukan untuk beberapa orang atau organisasi yang jumlahnya tidak terbatas.
7) Jenis surat menurut dinas pos
a. Surat biasa
Surat biasa dalam pengirimannya tidak perlu dikirimkan secepatnya, karena surat jenis ini tidak memerlukan tanggapan yang sesegera mungkin atau mendesak.
b. Surat kilat
Surat kilat isinya harus segera ditanggapi oleh penerima surat terlebih dahulu. Jadi, surat ini harus mendapat balasan proses penyelesaiannya harus didahulukan.
c. Surat kilat khusus
Surat kilat khusus merupakan jenis surat yang dikirimkan lebih dahulu atau mendapat prioritas utama dalam pengirimannya. Surat kilat khusus biasanya dibuatkan resi khusus sebagai tanda bukti.
d. Surat tercatat
Surat tercatat merupakan jenis surat yang dikirimkan secara biasa, hanya saja terdapat tanda pengiriman yang dibuat oleh kantor pos.
e. Surat berharga
Surat berharga adalah jenis surat yang dapat dipercaya kebenarannya untuk membuktikan suatu keterangan tertentu. Contoh surat berharga dapat berupa sertifikat, akte, surat perjanjian dan sejenisnya.
