Memahami Isi dan Cara Penulisan Bagian – Bagian Surat Lengkap
Menulis surat yang baik dan benar, perlu memperhatikan
format yang tepat pula. Surat pada dasarnya memiliki bagian – bagian penting
dimana setiap bagiannya terdapat tata penulisannya tersendiri.
Berikut ini adalah bagian – bagian surat lengkap
berserta penjelasan format dan ketentuan penulisannya.
1.
Kepala surat atau Kop Surat
Kepala surat merupakan bagian surat yang paling atas.
Kepala surat ini disusun dengan tata letak yang menarik dengan menggunakan
kertas yang berkualitas baik.
Di dalam kepala surat, beberapa hal yang perlu dicantumkan
adalah terkait identitas suatu organisasi atau instansi yang bersangkutan, yang
berupa :
a.
Lambang atau logo
b.
Nama instansi, organisasi, badan, atau lembaga
c.
Macam usaha atau kegiatan yang dilakukan
d.
Alamat lengkap baik kantor pusat maupun cabang
e.
Nomor kotak pos atau tromol pos
f.
Alamat kawat dan nomor teleks
g.
Nomor telepon
h.
Nomor facsimile
i.
Nama banker
Kepala surat berfungsi menunjukkan nama dan alamat suatu
badan atau instansi atau organisasi yang mengirim surat, identitas perusahaan,
dan memberikan keterangan tentang organisasi atau perusahaan, serta sebagai
alat promosi bagi perusahaan.
2.
Nomor surat
Cara penomoran surat dapat dilakukan dengan beberapa variasi
sesuai dengan pengkodean yang diatur oleh masing-masing organisasi /
perusahaan. Secara umum, nomor surat terdiri dari nomor urut, kode intern,
bulan yang ditulis dengan angka Romawi atau angka Arab dan tahun pembuatan
surat.
Sebagai contoh, Nomor : 123/SK/VI/2015. (surat ke 123,
jenis ‘Surat Keputusan’, ditulis bulan juli tahun 2015)
Kegunaan nomor surat yakni :
a.
Memudahkan penyimpanan
dan penemuan kembali surat sebagai arsip.
b.
Mengetahui jumlah surat yang telah dibuat atau dikirim
dalam jangka waktu terten.tu
c.
Menunjukkan sumber dalam hubungan surat menyurat
d.
Memudahkan pencatatan surat dalam buku agenda.
3.
Tanggal surat
Penulisan tanggal untuk surat dinas yang menggunakan
kepala surat, tidak perlu diawali dengan nama kota, karena telah tercantum pada
kepala surat. Jadi, cukup dituliskan tanggal bulan dan tahun saja. Sedangkan untuk penulisan tanggal, bulan dan
tahun harus lengkap, atau tidak boleh disingkat. Contoh, bila 28 Okt 15 adalah
salah, seharusnya 28 Oktober 2015.
Tanggal surat bermanfaat untuk memudahkan pencatatan
surat ke dalam buku agenda, mengetahui kapan sebuah surat harus dibalas, dan
memudahkan mengingat kembali surat yang diarsipkan.
4.
Lampiran
Lampiran adalah sesuatu atau dokumen yang disertakan
dalam suatu surat. Contoh lampiran dapat berupa brosur, daftar harga, faktur,
fotokopi bukti pembayaran dan lainnya.
Surat yang memiliki lampiran memiliki dua keguanaan yakni
untuk menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya.
Dalam penulisan notasi lampiran, harus disesuaikan
dengan bentuk surat yang digunakan. Cara penulisan lampiran ada dua yakni :
a.
Untuk surat model resmi, notasi lampiran ditempatkan
di bagian kiri atas, di bawah nomor surat dan hanya menyebutkan jumlahnya.
Contoh penulisan notasi lampiran surat resmi :
Lampiran :
3 lembar
Lamp :
Tiga lembar
b.
Untuk surat model blok, lampiran ditempatkan di bagian
kiri bawah kertas. Jumlah lampiran tersebut jenisnya diperinci lagi satu
persatu. Contoh :
Lampiran :
2 lembar faktur
Lampiran :
(1)
2 lembar formulir
(2)
3 lembar kuitansi
(3)
1 lembar booklet
5.
Perihal / hal
Perihal dalam surat berfungsi untuk memberikan
petunjuk pada pembaca mengenai isi pokok dari surat. Pada surat dinas, perihal
ditulis di bawah notasi lampiran, sedangkan pada surat niaga, perihal ditulis
di bawah alamat surat. Contoh penulisan perihal dalam surat :
Hal :
Penawaran alat tulis kantor
Perihal :
Undangan rapat tahunan
6.
Alamat dalam / alamat tujuan
Penulisan alamat dalam pada surat harus jelas karena
merupakan petunjuk langsung bagi penerima surat. Cara penulisan alamat tujuan:
Kepada pimpinan organisasi;
Yth. Manajer Pemasaran PT Bima Jaya
Jl. A. Yani No. 66
Semaran 50611
7.
Salam pembuka
Penggunaan salam pembuka dalam sebuah surat secara
teoritis memang tidak diwajibkan. Hanya saja, penulisan salam pembuka pada
surat dapat membuat surat tidak terasa kaku. Contoh salam pembuka: Dengan
hormat,
8.
Isi surat
Isi surat terdiri atas alinea pembuka, alinea isi dan
alinea penutup. Alinea pembuka dalam surat berguna sebagai pengantar isi surat
dan menarik perhatian pembaca terhadap isi pokok surat yang hendak disampaikan.
Contohnya: “Sehubungan dengan surat Saudara No…
tanggal…”
Pada alinea isi surat memuat uraian, penjelasan atau
keterangan tentang isi pokok surat yang disampaikan kepada penerima surat. Dalam
isi surat, yang disampaikan harus singkat, jelas, dan sopan karena merupakan
bagian yang sangat penting.
Pada alinea penutup, berisi kesimpulan dan isi surat
sesungguhnya. Pada bagian ini, penulis surat mengemukakan penegasan tentang
suatu hal, harapan atau imbauan, dan ucapan terima kasih.
Contoh alinea penutup surat: “Kami menunggu kabar
lebih lanjut, dan atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
9.
Salam penutup
Seperti halnya pada salam pembuka, pemakaian salam
penutup di dalam surat secara teoritis tidak diwajibkan. Namun, salam penutup dapat
digunakan untuk menunjukan rasa hormat dan keakraban pengirim kepada penerima
surat. Contoh “Hormat kami,”.
10.Nama organisasi / perusahaan
yang mengeluarkan surat atau nama jabatan
Mencantumkan nama organisasi setelah salam penutup
digunakan untuk surat-surat niaga, sedangkan pencantuman nama jabatan digunakan
untuk surat dinas pemerintah.
Contoh penulisan pada surat niaga
Hormat kami,
CV Dewa Ruci
Kurniawan
Direktur
Contoh penulisan pada Surat Dinas
Kepala Biro Keuangan
Drs. Satria Nugraha
NIP. ………….
11.Jabatan
Dalam surat niaga, penulisan nama jabatan umumnya diletakkan
di bawah nama penanggung jawab surat. Ini karena surat niaga jarang yang
mencantumkan nomor pokok anggota organisasi
12.Penanggung jawab
Dalam kegiatan surat – menyurat, orang yang berwenang
menandatangani surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat, yakni
orang yang bertanggung jawab atas organisasi atau kegiatan yang dilaksanakan.
13.Tembusan
Surat menggunakan tembusan apabila salinan surat
tersebut diberikan kepada pihak lain yang ada kaitannya dengan isi surat.
Penulisan tembusan pada surat diletakan di bagian kiri bawah. Contoh penulisan
tembusan pada surat
Tembusan :
Kepala Bagian Pemasaran
14.Inisial
Inisial merupakan singkatan dari nama pengonsep surat
dan pengetik surat. Biasanya inisial pengonsep surat dituliskan dengan huruf kapital
sedangkan pengetik surat dengan huruf kecil.
