Dokumen dapat diartikan sebagai warkat asli, dapat berupa surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.
Dokumen ini dapat dibedakan dalam berbagai jenis. Jenis - jenis dokumen dapat dibedakan berdasarkan kepentingan, fungsi dan bentuk fisiknya.
Jenis dokumen berdasarkan kepentingannya
Dokumen berdasarkan kepentingannya, terdiri dari dokumen pribadi, dokumen niaga, dokumen sejarah dan dokumen pemerintah, dengan keterangan sebagai berikut:
- Dokumen pribadi, merupakan dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh: Akta kelahiran, KTP, SIM dan ijasah
- Dokumen niaga, merupakan dokumen yang berkaitan dengan perniagaan yang berupa surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran. Contoh: cek, packing list, kuitansi, surat pengantar, obligasi, saham, faktur, bill of lading dan letter of credit.
- Dokumen sejarah, merupakan dokumen yang berkaitan dengan suatu peristiwa sejarah berupa catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh: tugu, fosil, rekaman film perjuangan, autobiografi dan naskah proklamasi
- Dokumen pemerintah, merupakan dokumen yang isinya tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan sebagai pembuktian kegiatan suatu pemerintahan. Contoh : Undang-Undang, peraturan pemerintah, Keputusan Presiden, Peraturan Daerah dan perjanjian kerjasama antar Negara.
Jenis dokumen dari segi fungsi
Dilihat dari segi fungsinya, dokumen terdiri dari dua macam, sebagai berikut:
a. Dokumen dinamis merupakan dokumen yang digunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada 3 macam dokumen dinamis, sebagai berikut :
- Dokumen Dinamis Aktif, yakni dokumen yang digunakan secara terus-menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor.
- Dokumen Semi Aktif, yakni dokumen yang penggunaannya sudah menurun.
- Dokumen Inaktif, yakni dokumen yang telah sangat jarang digunakan.
b. Dokumen statis merupakan dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.
Jenis dokumen dari segi ruang lingkup dan bentuk fisik
Dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya, dokumen dapat dibedakan menjadi dokumen literer, dokumen korporil, dan dokumen privat, dengan keterangan sebagai berikut:
- Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam (dikumpulkan di dalam perpustakaan). Contoh dokumen literer : buku, microfilm, surat kabar, majalah, film, pita kaset, dan sebagainya. Dokumen literer merupakan koleksi perpustakaan.
- Dokumen korporil merupakan dokumen yang berupa benda sejarah (dokumen ini dikumpulkan di museum). Misalnya patung, arca, pakaiam adat, uang kuno, juga keris.
- Dokumen privat merupakan dokumen yang berupa surat atau arsip (disimpan dengan sistem kearsipan). Misalnya surat dinas, surat niaga, surat berharga, surat tanda bukti dan laporan.
Dari ketiga macam dokumen tersebut, yang termasuk dalam dokumen kantor adalah dokumen privat.
