Penyimpanan surat / dokumen adalah hal yang penting dalam suatu perusahaan atau badan usaha pada umumnya. Untuk itu, memiliki pengetahuan mengenai prosedur penyimpanan dokumen merupakan hal yang perlu dipahami oleh bagian tata usaha atau sekretariatan di perusahaan tersebut.
Agar lebih mudah untuk diakses kembali, ada prosedur khusus dalam penyimpanan surat atau dokumen. Misalnya saja dengan membuat referensi serta sistem indeks sesuai dengan prosedur penyimpanan surat di masing – masing perusahaan.
Lantas, seperti apa prosedur umum dalam proses penyimpanan surat / dokumen dalam suatu perusahaan?
- Memeriksa
- Mengindeks atau memeriksa kode surat
- Menyortir
- Menyimpan surat ke dalam map (folder).
- Menata arsip dengan baik sesuai sistem yang digunakan
Berikut penjelasan dari proses penyimpanan surat / dokumen:
1. Memeriksa
Memeriksa dokumen merupakan proses paling awal dalam pengarsipan dokumen, dimana surat atau dokumen yang akan disimpan diperiksa terlebih dahulu, apakah surat / dokumen tersebut sudah layak disimpan atau belum. Cara memeriksa kelayakan dokumen atau surat yaitu dengan meneliti dulu tanda pada lembar disposisi, apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (dengan meneliti tanda pelepas surat/ release mark).
Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpan surat.
Simak juga: Penataan Dokumen Kantor dengan Sistem Nomor
2. Mengindeks atau memberi kode surat
Mengindeks merupakan proses penentuan judul dari sebuah surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Indeks/ kode surat dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat, dimana indeks atau kode surat ini dapat berbeda pada masing – masing perusahaan.
3. Menyortir surat
Menyortir surat merupakan proses memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Tujuan menyortir surat adalah untuk mempermudah penempatan surat dalam tempat penyimpanan surat, sehingga surat tersebut akan mudah untuk ditemukan kembali nantinya. Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan umumnya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
4. Menyimpan surat ke dalam map (folder)
Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat dilakukan dengan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel atau folder gantung yang kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
5. Menata arsip dengan baik sesuai sistem yang digunakan
Setelah proses – proses sebelumnya selesai dilakukan, maka penyimpanan arsip pun sudah siap dilakukan. Untuk penyimpanan arsip ini, dapat dilakukan dengan menggunakan beragam sistem penyimpanan arsip. Berikut adalah beberapa sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan:
- Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
- Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
- Sistem Nomor (Numeric Filing System)
- Sistem Wilayah (Geographic Filing System )
- Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)
PROSES PENEMUAN KEMBALI ARSIP
Ketika suatu surat atau dokumen sudah diarsipkan sesuai prosedur yang baik dan benar, maka hal ini akan memudahkan dalam menemukan kembali arsip apabila suatu ketika dibutuhkan. Untuk menemukan kembali surat-surat yang telah disimpan sesuai dengan prosedur penyimpanan, maka dapat dilakukan dengan langkah-langkah:
- Mencari kartu indeks
- Melihat kode penyimpanan pada kartu indeks.
- Mencari pada laci kartu indeks.
- Setelah ditemukan pada kode penyimpanannya, maka langkah selanjutnya adalah mencari surat dalam map sesuai dengan judul yang dikehendaki.
Agar proses penemuan kembali surat ini dapat mudah dilakukan, ada beberapa faktor penunjang, seperti meliputi :
- Kesederhanaan
- Ketepatan menyimpan surat
- Menjamin keamanan
- Memenuhi persyaratan ekonomis
- Penempatan strategis
- Sistem yang dilakukan harus fleksibel
- Petugas harus memahami pengetahuan yang baik