Peralatan Penyimpanan Arsip

ap  

Alat – Alat yang Diperlukan untuk Pengarsipan Surat atau Dokumen

Penyimpanan surat atau dokumen secara rapi dan sesuai prosedur adalah hal yang penting untuk dilakukan. Dengan demikian, penemuan kembali surat pun dapat dilakukan dengan lebih mudah. Tak hanya itu, surat atau dokumen tersebut pun perlu dijaga agar dapat tetap selalu dalam kondisi yang baik.

Surat atau dokumen bisa jadi suatu aset penting dalam suatu perusahaan. Misalnya saja seperti surat kesepakatan kerjasama, surat perjanjian kerja, surat tugas atau pun surat penawaran lainnya. Suatu ketika, surat – surat tersebut mungkin akan diperlukan kembali.

Nah, untuk penyimpanan arsip – arsip tersebut, ada beberapa peralatan penyimpanan arsip yang diperlukan. Lantas, peralatan apa saja yang diperlukan untuk penyimpanan arsip? Berikut adalah penjelasannya …

1. Map Arsip/ Folder
   Map Arsip/ Folder merupakan lipatan kertas/ plastik tebal yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan arsip agar tidak bercecer atau menyatu dengan kelompok arsip lain.

            Macam-macam map arsip/ folder yang dapat digunakan meliputi :

a.       Stofmap folio (map berdaun)

b.      Snelhechter (map berpenjepit)

c.       Brief Ordner (map besar berpenjepit)

d.      Portapel (map bertali)

e.       Hanging Folder (map gantung)

2. Sekat Petunjuk/ Guide
   Sekat Petunjuk/ Guide merupakan alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada.

3. Almari Arsip/ Filing Cabinet
   Almari Arsip/ Filing Cabinet merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari. Almari arsip/ filing cabinet dapat terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/ api. Yang lebih baik, almari arsip/ filing cabinet ini dapat menjaga arsip – arsip tersebut dari potensi kerusakan.
4. Rak Arsip
   Rak Arsip merupakan almari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip.
5. Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet
   Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang disimpan dengan rapi sesuai prosedur yang tepat agar mudah untuk ditemukan kembali.

6. Berkas Peringatan/ Tickler File
   Berkas Peringatan/ Tickler File merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu khusus yang memiliki tanggal jatuh tempo.

7. Kotak Arsip/ File Box
   Kotak Arsip/ File Box merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.
8. Rak Sortir
   Rak Sortir merupakan alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum arsip tersebut disimpan.