Bahan – Bahan dalam Pembuatan Surat
1) Kertas
Dalam pembuatan surat, diperlukan bahan kertas. Kertas yang digunakan untuk menulis surat dalam surat menyurat kantor ada beberapa jenis, ukuran dan warna. Berikut penjelasannya.
a. Jenis kertas
Kertas yang digunakan untuk menulis surat dapat bermacam-macam jenis. Yang termasuk jenis – jenis kertas yaitu sebagai berikut:
- Kertas HVS merupakan kertas yang dipakai untuk menulis surat asli yang sifatnya resmi
- Kertas tipis atau doorslag dipakai untuk tembusan atau kopi surat - surat tanda bukti
- Kertas stensil biasa digunakan untuk menyusun surat dalam jumlah yang banyak, misalnya surat edaran
- Union skin yaitu kertas tipis dan kuat yang digunakan untuk surat menyurat dengan luar negeri
- Kertas segel dipakai untuk membuat macam - macam akta dan surat perjanjian yang sifatnya penting.
b. Ukuran kertas
Ukuran kertas yang digunakan tergantung pada panjang pendeknya surat dan ketentuan yang berlaku pada lembaga pembuat surat. Adapun, beberapa patokan ukuran yang biasa digunakan adalah:
- Kertas ukuran polio (21 x 33cm) digunakan untuk menulis surat yang isinya panjang.
- Kertas ukuran kuarto (21 x 28 cm) digunakan untuk menulis surat yang isinya sedang atau pendek.
- Kertas ukuran oktavo yaitu setengah kuarto dan polio digunakan untuk menulis memo dan nota.
- Kertas sikmo yaitu untuk menulis surat dan merupakan kertas ukuran inggris
- Kertas ukuran A4 (29 x 21cm) digunakan untuk menulis surat dinas
- Kertas ukuran A5 (15 x 21cm) digunakan untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional
- Kertas ukuran A6 (10,51 x 21cm) digunakan untuk surat pengantar
- Kertas ukuran A7 (7,4 x 10,5cm) digunakan untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional.
c. Warna kertas
Untuk surat yang sifatnya resmi pada umumnya menggunakan kertas yang berwarna putih kecuali tembusan. Hal ini dimaksudkan agar kelihatan berbeda, sedangkan surat-surat khusus seperti undangan, piagam dan sebagainya boleh menggunakan warna lain.
2) Tinta
Warna tinta yang digunakan untuk menulis surat yang sifatnya resmi pada umumnya adalah warna hitam. Menggunakan tinta warna lain (kecuali warna merah), sebenarnya boleh saja asal warna jelas dan mudah untuk dibaca.
3) Amplop dan lipatan surat
a. Amplop
Pemakaian amplop harus disesuaikan dengan ukuran dan jenis kertas surat yang digunakan, baik akan dilipat ataupun tidak. Misalnya amplop persegi empat untuk ukuran kertas kuarto, amplop persegi panjang untuk kertas polio dan amplop berjendela untuk surat telegram.
Berdasarkan wujudnya dapat dibedakan menjadi 4 macam amplop, yakni sebagai berikut:
- Banker yaitu amplop yang membuka bagian memanjang
- Pocket envelopes yaitu amplop yang membuka bagian pendek
- Window envelopes yaitu amplop berjendela dengan tutup kertas kaca
- Aperture envelopes yaitu amplop berjendela tapi tidak menggunakan kertas kaca.
b. Lipatan surat
Melipat surat memang tidak boleh sembarangan. Ada beberapa macam cara melipat surat yang harus diketahui oleh koresponden atau penyusun surat. Cara melipat surat ini harus lah disesuaikan dengan ukuran kertas yang dipakai dan juga sesuai kepentingannya.
Macam – macam lipatan surat dapat meliputi lipatan tunggal (single fold), lipatan baku (standar fold), lipatan baku rendah (low standar fold), lipatan akordion (accordion fold), lipatan akordion rendah (low accordion fold), lipatan Perancis (France fold), lipatan baron (baronial fold), lipatan sejajar ganda (parallel double fold).
Alat-alat atau mesin kantor yang diperlukan dalam pembuatan surat
Alat-alat atau mesin kantor yang digunakan untuk menulis surat meliputi segala alat tulis yang berkenaan dengan penulisan surat. Dalam hal ini termasuk mesin-mesin kantor seperti mesin tik, komputer, stensil, scanneer, offset, fotokopi, faximile, telex, dan sebagainya.
Mesin untuk mencatat keterangan adalah :
a. Mesin tik
b. Mesin komputer
Mesin untuk mendengarkan kembali dikte adalah dictation machine (diktafon).
Mesin untuk memperbanyak surat atau dokumen kantor adalah :
a. Mesin fotokopi
b. Mesin stensil
c. Mesin scanner
d. Mesin spirit duplicator
e. Mesin offset.
Mesin untuk mengirim warta atau keterangan adalah :
a. Mesin telek
b. Mesin faximile
Mesin untuk menyimpan keterangan adalah microfilm.
