Pengertian Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirimkan kepada instansi, kantor atau lembaga lain.
Prosedur Pengelolaan Surat keluar
1. Perintah atau Instruksi Pembuatan Surat
2. Pembuatan Konsep Surat
Konsep surat (draft) dibuat oleh sekretaris atau bagian Tata Usaha berdasarkan ide dari pimpinan atau dari Kepala Bagian atau seksi. Konsep surat tergantung dari jenis surat. Apabila surat rahasia, maka pembuatan konsep, pengetikan sampai penyampulan dibuat sendiri oleh pimpinannya. Sedangkan apabila surat biasa/ penting maka pembuatan konsep, pengetikan sampai penyampulan dibuat oleh sekretaris atau bagian tata usaha.
3. Persetujuan Konsep Surat
Jika konsep surat dibuat oleh seorang konseptor atau bawahan, konsep tersebut harus mendapat persetujuan dari pimpinan/ atasan terlebih dahulu. Tujuannya adalah untuk memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki/ dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan atau acc (accepted) dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/ paraf/taklik pada konsep tersebut yang artinya surat dapat diproses lebih lanjut.
Simak juga: Mengenal Bagian - Bagian Surat dan Cara Menulisnya
4. Pengetikan dan Penelitian Surat
Setelah konsep surat mendapat persetujuan dari pimpinan, selanjutnya konsep surat dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi dalam kop surat. Alamat tujuan pada sampul surat yang akan digunakan juga harus diketikkan. Kemudian juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut di print atau dicetak, untuk menghindari adanya kesalahan pengetikan sekecil apapun, walau hanya satu huruf.
5. Penandatanganan Surat
Setelah surat selesai diketik dengan rapi, surat diserahkan kepada pimpinan/ atasan atau pejabat yang berwenang atau yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut. Pimpinan kemudian membubuhkan tanda tangan di atas nama terang, selanjuynya surat diserahkan ke unit tata usaha (TU).
6. Pencatatan Surat
Surat selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar oleh unit tata usaha (TU) untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.
7. Pemberian Cap Dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab dan diberi nomor surat, selanjutnya diberi cap dinas/ stempel sebagai tanda sahnya surat. Cara memberi cap dinas adalah cap dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.
8. Melipat dan Penyampulan Surat
Sebelum dilipat dan siap dikirim, surat terlebih dahulu dibuat salinannya atau di copy. Surat yang asli dan lampiran (bila ada) dikirimkan ke alamat yang dituju dengan dilipat rapi menggunakan aturan melipat surat. Selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan.
9. Pencatatan Surat di Buku Ekspedisi Ekstern
Sebelum dikirimkan, surat dicatat di buku ekspedisi ekstern. Ketika surat diterima oleh pihak yang dituju, maka yang menerima surat harus menandatangani tanda terima surat di buku ekspedisi ekstern.
10. Pengiriman Surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan 4 cara yakni melalui kurir, melalui pos, perusahaan jasa pengiriman, melalui faksimile, juga melalui internet (E-mail).
11. Penyimpanan surat
Surat yang asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan salinan/ kopi surat dan lampiran disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, misalnya sistem subjek, tanggal, nomor, wilayah.
