Transaksi dan interaksi antar dan intern lembaga terus mengalami perkembangan. Hal ini pun juga turut mempengaruhi pola perkembangan macam – macam surat dinas yang ada. Saat ini, ada begitu banyak jenis surat dinas yang digunakan dalam berbagai kebutuhan komunikasi dalam lembaga.
Bisa jadi, jenis surat dinas ini pun nantinya akan terus berkembang karena masih belum mampu memenuhi atau mewakili kebutuhan yang disebabkan oleh pola interaksi yang juga berkembang. Sampai saat ini, terdapat 31 macam atau jenis surat dinas yang dikenal.
Berikut ini adalah 31 macam surat dinas yang dapat digunakan untuk interaksi mau pun transaksi baik antar maupun intern lembaga.
- Surat undangan
- Surat janji temu
- Surat balasan janji temu
- Surat tempahan atau surat pesanan jasa
- Surat ucapan terima kasih
- Surat ucapan selamat
- Surat ucapan duka cita
- Surat permohonan bantuan
- Surat pemberitahuan bantuan
- Surat permohonan izin
- Surat pemberian izin
- Surat tugas
- Surat perintah kerja
- Surat perjalanan dinas
- Surat nota dinas
- Surat memo atau memorandum
- Surat berita acara
- Surat pengumuman
- Surat edaran
- Surat pemberitahuan
- Surat laporan
- Surat pengantar
- Faktur
- Surat keterangan
- Surat referensi
- Surat rekomendasi
- Surat peringatan
- Surat panggilan
- Surat kuasa
- Surat penagihan
- Surat penuntutan
Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan dari masing – masing jenis surat dinas yang disebutkan di atas :
1. Surat undangan
Surat undangan digunakan untuk menyampaikan suatu undangan atau pernyataan yang isinya mengharapkan kehadiran dari seseorang atau sekelompok orang pada acara tertentu, seperti seminar, pelantikan, peluncuran produk baru, rapat, diskusi dan lainnya, yang menggunakan media tertulis (surat) sebagai bentuk penghormatan.
2. Surat janji temu
Surat janji temu dibuat untuk kelompok masyarakat atau perorangan untuk dapat bertemu dengan tokoh masyarakat, tokoh politik, pejabat tinggi negara atau seorang pimimpin. Surat ini juga bisa digunakan dalam rangka memenuhi agenda sebuah lembaga atau perusahaan ketika hendak mengadakan pertemuan dengan rekanan lain agar bisa mempresentasikan atau memaparkan tujuan – tujuan perusahaan dengan lebih meyakinkan.
3. Surat balasan janji temu
Surat balasan janji temu digunakan untuk membalas setiap surat permohonan janji temu yang isinya mengenai kepastian akan kesanggupan atau ketidaksanggupan untuk memenuhi janji temu tersebut.
4. Surat tempahan atau surat pesanan jasa
Tempahan artinya pesanan. Hanya saja, surat tempahan ini dikhususkan untuk surat pemesanan jasa. Sedangkan pada surat pemesanan barang, biasanya disebut sebagai surat order atau surat pesanan.
5. Surat ucapan terima kasih
Surat ucapan terima kasih diberikan pada rekanan atau pihak yang dianggap telah turut membantuk kesuksesan suatu acara pada lembaga atau perusahaan.
6. Surat ucapan selamat
Surat ucapan selamat disampaikan pada rekanan yang telah berhasil mengembangkan bisnisnya.
7. Surat ucapan duka cita
Surat ucapan duka cita adalah surat yang penting sebagai salah satu penghormatan terhadap orang yang meninggal, serta wujud simpati bagi keluarga yang ditinggalkan.
8. Surat permohonan bantuan
Surat permohonan bantuan berisi tentang permintaan atau permohonan bantuan kepada pihak tertentu, berkenaan dengan hal – hal yang juga bersifat kedinasan dan menyangkut jasa atau barang tertentu. Misalnya seperti surat permohonan bantuan pengiriman barang, atau surat permohonan bantuan untuk menjadi pembicara.
9. Surat pemberian bantuan
Surat pemberian bantuan berisi pernyataan atas kesediaan suatu pihak untuk memberikan kontribusi atau sumbangan bantuan tertentu yang bersifat kedinasan.
10. Surat permohonan izin
Surat permohonan izin berisi permohonan atau permintaan izin pada atasan atau pihak yang memiliki otoritas yang lebih tinggi untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu, yang berkaitan dengan kedinasan.
11. Surat pemberian izin
Surat pemberian izin berguna untuk menyatakan pemberian izin pada seseorang untuk melakukan kegiatan atau tindakan.
12. Surat tugas
Surat tugas dibuat untuk memberikan tugas pada seseorang untuk melakukan suatu hal tertentu.
13. Surat perintah kerja
Surat perintah kerja adalah surat dinas yang isinya perintah dari seorang atasan atau pimpinan terhadap bawahannya terkait suatu petunjuk kerja yang harus dilakukan penerima perintah kerja tersebut.
14. Surat perjalanan dinas
Surat perjalanan dinas digunakan sebagai kelengkapan keterangan terhadap seseorang dalam melaksanakan perjananan tugas dinas tertentu.
15. Surat nota dinas
Surat nota dinas digunakan secara vertikal dari atasan untuk bawahan yang isinya tentang perintah dan dapat berfungsi secara horizontal dengan tujuan memberi informasi.
16. Surat memo atau memorandum
Memo termasuk nota dinas dari seorang pejabat untuk rekan kerjanya atau dari satu bagian ke bagian lain yang fungsinya untuk mengingatkan atau memberikan penegasan tentang suatu hal yang bersifat kedinasan.
17. Surat berita acara
Surat berita acara berisi catatan resmi terkait perjalanan atau suatu kegiatan yang berlangsung.
18. Surat pengumuman
Surat pengumuman ditujukan untuk banyak orang dan isinya untuk mengumumkan hal – hal tertentu pada masyarakat, baik yang bersifat internal institusi atau eksternal institusi, dimana surat pengumuman disebarkan melalui media massa sehingga jumlah penerima informasinya tidak bisa diukur.
19. Surat edaran
Surat edaran ditujukan pada banyak orang yang isinya untuk menyampaikan hal – hal tertentu pada masyarakat, terkait internal institusi maupun eksternal institusi, dimana surat edaran ini disebarkan dengan cara mengirimkan surat untuk dibaca secara bergiliran atau berpindah tangan, sehingga penerimanya juga cukup mudah diketahui.
20. Surat pemberitahuan
Surat pemberitahuan berguna untuk memberitahukan suatu hal pada pihak eksternal atau internal institusi atau sebuah organisasi. Pemberitahuan ini misalnya berupa pindah alamat kantor, perubahan harga, pembukaan kantor cabang baru dan keperluan lain yang sifatnya mengabarkan.
21. Surat laporan
Surat laporan berisi tentang hal pertanggungjawaban atau pelaporan seseorang atau suatu phak terkati pekerjaan atau tugas tertentu yang diberikan atasan atau pimpinan.
22. Surat pengantar
Surat pengantar merupakan surat bukti dinas yang digunakan untuk mengantarkan seseuatu, baik barang / jasa / orang kepada lembaga lain.
23. Faktur
Faktur atau yang juga disebut sebagai invoice adalah salah satu varian surat yang digunakan sebagai bukti dalam transaksi bisnis atau dinas.
24. Surat keterangan
Surat keterangan berguna untuk menerangkan keadaan seseorang atas suatu hal tertentu. Surat keterangan bisa berupa surat keterangan berkelakuan baik, surat kematian, surat pindah tempat, surat tanda lapor diri dan lain sebagainya.
25. Surat referensi
Surat referensi dibuat oleh pihak ketiga terkait keterangan mengenai pihak kesatu (seseorang atau suatu lembaga) yang isinya tentang penilaian kompeten tidaknya seseorang atau suatu lembaga dalam kepentingan tertentu. Surat referensi ini ummnya bersifat rahasia.
26. Surat rekomendasi
Surat rekomendasi adalah surat dinas yang menerangkan seseorang atau lembaga tertentu yang dibuat oleh seorang pimpinan dengan tujuan agar orang atau lembaga yang direkomendasikan memperoleh penilaian yang positif dari orang atau pihak tertentu.
27. Surat peringatan
Surat peringatan adalah surat teguran atau peringatan oleh pihak tertentu pada pihak lain dikarenakan adanyasuatu pelanggaran, terkait hal yang telah disepakati.
28. Surat panggilan
Surat panggilan berisi panggilan atau permintaan hadir pada orang atau pihak lain agar dapat melakukan urusan tertentu.
29. Surat kuasa
Surat kuasa berisi tentang pelimpahan wewenang dari seseorang atau pejabat lain agar pihak yang diberi wewenang dapat bertindak untuk mewakili pihak yang memberikan wewenang atau kuasa. Surat kuasa bisa digunakan untuk intern ataupun extern organisasi.
30. Surat penagihan
Surat penagihan adalah surat yang isiny terkait permintaan atau peringatan dari kreditor pada debitor agar segera membayar sejumlah hutang, dikarenakan debitor tidak membayar tanggungannya sesuai tanggal jatuh tempo pembayaran.
31. Surat penuntutan
Surat penuntutan juga disebut sebagai surat klaim yang dibuat karena adanya ketidakpuasan pihak – pihak yang terlibat dalam transaksi jual beli.
