Mengenal dan Memahami Penataan Dokumen dengan Sistem Perihal atau Sistem Subjek
Administrasi perkantoran menjadi hal penting yang
harus dipahami demi kelancaran kegiatan admnistrasi di kantor. Salah satu
bagian penting dalam administrasi perkantoran tersebut adalan proses penataan
dokumen atau pengarsipan dokumen.
Secara umum, terdapat 6 cara penataan yang meliputi
(1) sistem abjad; (2) sistem nomor; (3) sistem pokok permasalahan/subjek; (4)
sistem wilayah; (5) sistem tanggal/ kronologis; serta (6) sistem campuran.
Artikel ini secara khusus membahas tentang sistem penataan dokumen dengan sistem perihal.
Penataan Dokumen melalui Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem
perihal dalam penataan dokumen merupakan suatu cara penyimpanan dan penemuan
kembali surat atau dokumen yang berpedoman pada perihal surat
atau pokok isi surat atau dokumen tersebut.
Untuk melakukan penataan dokumen dengan sistem perihal,
beberapa hal yang perlu
disiapkan, yakni :
1)
Daftar
Indeks
Daftar indeks merupakan daftar yang memuat seluruh
kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan di seluruh kantor dimana penataan
dokumen dengan sistem
perihal
diterapkan.
Berbagai masalah / hal - hal inilah yang kemudian diuraikan lagi sebagai
dasar penataan arsip dokumen.
Untuk hal – hal yang sifatnya pokok menjadi pembagian
utama, sedangkan uraian hal
disebut dalam pembagian pembantu. Jika uraian
hal atau masalah
masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian
pembantu.
 |
2)
Perlengkapan
menyimpan surat
·
Filling
Cabinet
·
Folder
·
Guide
·
Kartu
kendali
3)
Pemberian
kode surat
4) Penyimpanan surat, yang dapat dilakukan dengan cara :
·
Membaca
surat untuk mengetahui isi surat
·
Memberikan kode surat
·
Mencatat
surat dalam kartu kendali
5)
Menyimpan
kartu kendali.
Contoh penamaan dalam sistem perihal :
KU= Keuangan ; KP = Kepegawaian ; PM = Pemesanan, dll