Dalam administrasi perkantoran terdapat sebuah proses penataan dokumen atau pengarsipan dokumen yang merupakan suatu bagian penting di dalamnya. Penataan dokumen ini secara umum dapat dibagi dalam 6 cara penataan berupa (1) sistem abjad; (2) sistem nomor; (3) sistem pokok permasalahan/subjek; (4) sistem wilayah; (5) sistem tanggal/ kronologis; serta (6) sistem campuran.
Artikel ini secara khusus membahas tentang sistem penataan dokumen dengan sistem nomor atau menurut nomor.
Baca juga : Macam Sistem Penataan Dokumen Kantor
Penataan Dokumen dengan Sistem Nomor
Penataan dokumen dengan sistem nomor berarti dokumen atau surat yang diarsipkan disusun berdasarkan nomor pada surat.
Contoh penataan dokumen dengan sistem nomor :
01 = Keuangan
01.1 = Gaji Karyawan
01.1.1 = Upah Lembur
01.1.2 = Bonus
01.2 = Kas
Dalam sistem nomor, terdapat 4 macam cara yang bisa digunakan, yakni :
1) Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
Pada sistem nomor menurut Dewey, sistem ini juga disebut sebagai sistem decimal atau klasifikasi. Pada sistem ini, kode surat ditetapkan berdasarkan nomor yang ditentukan untuk surat yang bersangkutan.
Untuk mengarsipakn surat dengan sistem nomor Dewey, beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :
a) Perlengkapan yang diperlukan, meliputi :
Filling cabinet
Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
Folder
Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
Guide
Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
b) Daftar klasifikasi nomor
Dalam klasifikasi nomor merupakan daftar yang memuat semua kegiatan / masalah / hal yang terdapat dalam kantor. Setiap perihal diberi nomor tertentu.
Dalam daftar klasifikasi nomor, terdapat tiga pembagian yaitu :
- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah / hal pokok dari kantor
- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah / hal yang terdapat pada pembagian utama
- Pembagian kecil memuat uraian masalah / hal yang terdapat pada pembagian pembantu.
Daftar klasifikasi nomor ini berguna untuk :
- Sebagai pedoman pemberian kode surat
- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat
c) Mempersiapkan kartu kendali
Cara penyimpanan surat
- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
- Memberi kode surat
- Mencatat surat kedalam kartu kendali
- Mencatat surat pada kartu indeks
- Menyimpan surat
- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan
- Menyimpan kartu kendali
2) Sistem Nomor Menurut Terminal Digit
Dalam sistem nomor menurut terminal digit, kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat dilakukan dengan sistem penyimpanan menurut teminal digit, yang merupakan sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Untuk pengarsipan dengan sistem nomor terminal digit, beberapa hal yang harus dipersiapkan adalah :
- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri dari filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)
- Kartu kendali. Kartu kendali yang digunakan pada sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Hanya saja, ada perbedaan dalam mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
- Mengindeks nomor. Cara mengindeks nomor kode adalah sebagai berikut:
a) Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yakni menunjukkan nomor laci dan nomor guide
b) Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yakni menunjukkan nomor folder
c) Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder
Contoh, untuk lebih jelasnya, misal cara penyimpanan surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, di belakang guide 17, di dalam folder nomor 3, dan merupakan surat yang ke 55.
3) Sistem Nomor Middle Digit
Sistem nomor middle digit merupakan kombinasi dari sistem nomor decimal dewey dan sistem nomor terminal digit. Pada sistem ini, kode laci dan guide yang digunakan adalah dua angka yang berada di tengah.
Sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, serta dua angka yang berada di belakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian di dalam map.
Dalam sistem nomor middle digit, kode angka harus berjumlah enam, artinya terdapat dua angka di tengah, dua angka di depan dan dua angka di belakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depan sampai berjumlah enam angka.
Untuk cara penyimpanan sistem nomor middle digit pada dasarnya sama dengan sistem nomor terminal digit.
4) Sistem Nomor Soundex (Phonetic System)
Sistem Nomor Soundex merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan.
Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka. Susunan penyimpanannya menurut abjad yang diikuti dengan urutan nomor.