Mengenal Bagian – Bagian Surat
1.
Kepala surat atau Kop Surat
Kepala surat hendaknya disusun dengan tata letak yang
menarik dengan menggunakan kertas yang berkualitas baik. Di dalam kepala surat,
dicantumkan identitas organisasi atau instansi yang bersangkutan, yang meliputi:
a.
Nama instansi, organisasi, badan, atau lembaga
b.
Alamat lengkap, kantor pusat maupun cabang
c.
Nomor kotak pos atau tromol pos
d.
Nomor telepon
e.
Nomor facsimile
f.
Alamat kawat dan nomor teleks
g.
Macam usaha atau kegiatan yang dilakukan
h.
Nama banker
i.
Lambang atau logo
Kepala surat berguna untuk menunjukkan nama dan alamat
badan atau instansi dari organisasi yang mengirim surat, alat promosi bagi
perusahaan, identitas perusahaan, serta memberikan keterangan tentang
organisasi atau perusahaan.
2.
Nomor surat
Cara penomoran surat dapat bervariasi sesuai dengan
pengkodean yang diatur oleh intern masing-masing organisasi / perusahaan. Umumnya
nomor surat terdiri dari nomor urut, kode intern, bulan yang ditulis dengan
angka Romawi atau angka Arab dan tahun pembuatan surat. Sebgai contoh, Nomor :
999/SK/IV/2015.
Kegunaan nomor surat yaitu untuk:
a.
Memudahkan penyimpanan
dan penemuan kembali surat sebagai arsip
b.
Mengetahui berapa jumlah surat yang telah dibuat atau
dikirim dalam jangka waktu tertentu
c.
Menunjukkan sumber dalam hubungan surat menyurat
d.
Mempermudah pencatatan surat ke dalam buku agenda.
3.
Tanggal surat
Penulisan tanggal untuk surat dinas yang menggunakan
kepala surat, tidak perlu diawali dengan nama kota. Sebab telah tercantum pada
kepala surat, cukup ditulis tanggal, bulan dan tahunnya saja. Penulisan
tanggal, bulan, tahun harus lengkap, dan tidak boleh disingkat. Contohnya penulisan
18 Feb 15 salah, seharusnya 18 Februari 2015.
Tanggal surat gunanya untuk mempermudah pencatatan
surat ke dalam buku agenda, mengetahui kapan surat itu harus dibalas, dan
memudahkan mengingat kembali surat yang diarsipkan.
4.
Lampiran
Lampiran adalah sesuatu atau dokumen yang disertakan
ke dalam surat. Contohnya brosur, daftar harga, faktur, fotokopi bukti
pembayaran dan lain-lain. Surat yang memiliki lampiran memiliki dua kegunaan
yaitu untuk menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk
lampirannya.
Penulisan notasi lampiran harus disesuaikan dengan
bentuk surat yang dipakai. Ada dua cara penulisan lampiran yaitu:
a.
Untuk surat model resmi, notasi lampiran ditempatkan
di sebelah kiri atas, di bawah nomor surat dan hanya menyebutkan jumlahnya.
Contoh :
Lampiran :
3 lembar
Lamp :
Tiga lembar
b.
Dalam surat model blok, lampiran ditempatkan di
sebelah kiri bawah kertas. Jumlah lampiran diperinci jenisnya satu persatu.
Contoh :
Lampiran :
2 lembar faktur
Lampiran :
(1)
2 lembar formulir
(2)
3 lembar kuitansi
(3)
1 lembar booklet
5.
Perihal / hal
Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk pada
pembaca mengenai isi pokok surat. Pada surat dinas, perihal ditulis di bawah
notasi lampiran, sedangkan pada surat niaga, perihal ditulis di bawah alamat
surat. Contoh :
Hal :
Penawaran alat tulis kantor
Perihal :
Undangan rapat tahunan
6.
Alamat dalam / alamat tujuan
Penulisan alamat dalam harus jelas karena merupakan
petunjuk langsung bagi penerima surat. Cara penulisan alamat tujuan:
Kepada pimpinan organisasi;
Yth. Direktur PT Jaya Brata
Jl. A Yani No. 99
Bogor 49999
7.
Salam pembuka
Pemakaian salam pembuka dalam sebuah surat secara
teoritis bukan hal yang diwajibkan, namun salam pembuka berguna agar surat
tidak terasa kaku. Misalnya Dengan hormat,
8.
Isi surat
Isi surat terdiri dari alinea pembuka, alinea isi dan
alinea penutup. Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat dan
menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Contoh: “Sehubungan dengan
surat Saudara No… tanggal…”
Alinea isi memuat uraian, penjelasan atau keterangan
tentang isi pokok surat yang disampaikan kepada penerima surat. Isi surat harus
singkat, jelas, dan sopan karena merupakan bagian yang sangat penting.
Alinea penutup berisi kesimpulan dan isi surat yang sesungguhnya.
Pada bagian ini, penulis surat mengemukakan penegasan sesuatu, harapan atau
imbauan, dan ucapan terima kasih. Contoh: “Kami menunggu kabar lebih lanjut,
dan atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
9.
Salam penutup
Seperti pada salam pembuka, pemakaian salam penutup
dalam sebuah surat pada dasarnya tidak diwajibkan, namun dengan adanya salam
penutup dapat untuk menunjukan rasa hormat dan keakraban pengirim kepada
penerima surat. Misalnya “Hormat kami,”.
10.Nama organisasi / perusahaan
yang mengeluarkan surat atau nama jabatan
Mencantumkan nama organisasi setelah salam penutup digunakan
untuk surat-surat niaga. Sedangkan untuk surat dinas pemerintahan, maka yang
dicantumkan nama jabatan dan juga nomor induk pegawai.
Contoh surat niaga:
|
Contoh Surat Dinas
|
Hormat kami,
CV Dewa Ruci
Kurniawan
Direktur
|
Kepala Biro Keuangan
Drs. Satria Nugraha
NIP.
………………………..
|
11.Jabatan
Dalam surat niaga, penulisan nama jabatan umumnya diletakkan
di bawah nama penanggung jawab surat. Hal ini karena pada surat niaga jarang
yang mencantumkan nomor pokok anggota organisasi
12.Penanggung jawab
Dalam sebuah surat secara formal, orang yang berwenang
menandatangani surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat tersebut
yaitu orang yang bertanggung jawab atas organisasi atau kegiatan yang
dilaksanakan.
13.Tembusan
Surat menggunakan tembusan ketika salinan surat itu
juga diberikan kepada pihak lain yang berkaitan dengan isi surat. Penulisannya
diletakkan di bagian kiri bawah.
Contoh: Tembusan :
Kepala Bagian Pemasaran
14.Inisial
Inisial menunjukkan singkatan nama pengonsep surat dan
pengetik surat. Inisial biasanya dituliskan dengan huruf kapital untuk penulis
surat dan untuk pengetik surat dengan huruf kecil.
Referensi:
Ø Astini, Titin
dan Aah Johariah. Melakukan Prosedur
Administrasi SMK. Cetakan Kedua. 2008. Bandung : CV. Armico.
