Cara Mencatat Pesan Telepon
- Berusaha untuk selalu mencatat pesan dengan cepat dan tepat.
- Catat seluruh pesan dengan lengkap.
- Gunakan buku catatan khusus, block note dan LPT (Lembar Pesan Telepon) untuk mencatat pesan-pesan masuk.
Untuk mempermudah komunikasi, maka di setiap tempat telepon yang ada di kantor harus disediakan juga alat tulis dan lembar pesan telepon (LPT), untuk mencatat pesan telepon yang datang sewaktu-waktu.
Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan, yaitu :
- mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon.
- memindahkan segera data-data dan pesan telepon ke lembar pesan telepon (LPT).
- meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju atau di atas meja pimpinan agar mudah terlihat.
- meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali.
Cara mencatat isi pesan, yaitu:
- Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. Kalimat utama dicatat sedangkan kalimat penjelasnya tidak perlu dicatat.
- Pada akhir telepon, ulangi kembali isi pesan (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari kesalahan.
- Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis dan jelas.
Referensi:
Honiarti, Euis. 2004. Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi SMK. Armico : Bandung.
Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Andi Yogyakarta : Yogyakarta.
Haryani, Sri. 2001. Komunikasi Bisnis. UPP AMP YKPN : Yogyakarta